Facturatie voor rijinstructeurs en rijscholen

Factureren als rijinstructeur

Je leerlingen zijn bijna altijd particulieren, vaak jongeren van wie de ouders betalen. Ze kopen een lespakket, betalen soms in termijnen en nemen daarna nog losse lessen. Dat vraagt om duidelijke afspraken en een factuur die iedereen begrijpt. Veelvoorkomende situaties:

• Lespakketten met een vast aantal lessen, vooraf of in termijnen betaald.
• Losse lessen en extra lessen na het pakket.
• Examenbegeleiding, zoals de les voor en de rit naar het praktijkexamen.
• Werken voor een rijschool als zelfstandig instructeur.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op je factuur staan je naam of rijschoolnaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de naam van de leerling (of de ouder die betaalt), een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de lessen en de bedragen per btw-tarief. Zie de factuureisen.

21% btw op rijlessen

Rijlessen voor het rijbewijs B vallen onder het algemene tarief van 21%. Ze tellen voor de btw niet als onderwijs, dus de onderwijsvrijstelling geldt hier niet. Dat bevestigde het ministerie van Financiën in 2020, op basis van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie. Voor bepaalde beroepsopleidingen, bijvoorbeeld voor beroepschauffeurs, kan onder voorwaarden een andere behandeling gelden. Geef je zulke opleidingen, laat dit dan toetsen door de Belastingdienst of je adviseur.

Examengeld

Betaal je het examen voor je leerling, bespreek dan met je adviseur hoe je dat op je factuur zet. Betaal je het in naam en voor rekening van de leerling, dan kan het een doorlopende post zijn zonder btw. Is het onderdeel van je eigen pakketprijs, dan hoort het bij je dienst.

Kleineondernemersregeling

Geef je in deeltijd les en blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de KOR gebruiken. Je rekent dan geen btw, wat voor particulieren direct een lagere prijs betekent. StartInvoice zet de verplichte vermelding op de factuur. Lees meer in de KOR uitgelegd.

Vooruitbetaling en termijnen

Laat je een lespakket vooraf betalen, dan ben je de btw verschuldigd op het moment dat je het geld ontvangt, ook als de lessen later plaatsvinden. Spreek je betaling in termijnen af, leg dat dan vast, met de bedragen en data. Voor particulieren gelden strengere regels als ze te laat betalen; zie factureren aan particulieren.

Voorbeeldfactuur: lespakket met extra lessen

Een leerling neemt een pakket van 20 lessen van 60 minuten en daarna nog drie losse lessen.

Een les kost voor de leerling dus € 66,55 inclusief btw. Communiceer je prijzen aan particulieren altijd inclusief btw. Gebruik je de KOR, dan staat er geen btw op de factuur en is het totaal € 1.265,00.

Termijnbetalingen bijhouden

Betaalt een leerling het pakket in drie delen, dan registreer je elke ontvangen termijn als deelbetaling op de factuur. Je ziet dan precies hoeveel er nog openstaat, en de leerling ziet dat ook in het klantportaal. Zo voorkom je discussie aan het einde van het traject.

Lessen die niet doorgaan

Een leerling die op het laatste moment afzegt, kost je een lesuur dat je niet meer kunt vullen. Leg daarom in je voorwaarden vast tot wanneer een les kosteloos kan worden verzet en wat je rekent als dat later gebeurt. Zet een gemiste les op de factuur als aparte regel, met de datum en de vermelding dat de les niet tijdig is afgezegd. Stopt een leerling halverwege een vooruitbetaald pakket, en spreek je af dat je de niet-gebruikte lessen terugbetaalt, maak dan een creditfactuur voor dat deel. Zo kloppen je omzet en je btw-aangifte, en heeft de leerling of ouder een duidelijk overzicht van wat er is verrekend.

Werken voor een rijschool

Ben je zelfstandig instructeur bij een rijschool, dan factureer je aan de rijschool, meestal per maand op basis van het aantal lesuren. Zet de periode en het aantal uren op de factuur. Ook dan reken je 21% btw, tenzij je de KOR gebruikt. Gebruik je een auto van de rijschool of juist je eigen lesauto? Leg in je afspraken vast wie de kosten draagt en of die in je uurtarief zitten, zodat je factuur aansluit op wat de rijschool verwacht.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Laat het pakket vooraf betalen, of in termijnen vóór de lessen.
• Zet een iDEAL-betaallink op de factuur, via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account. Ouders betalen dan in een paar tikken.
• Gebruik automatische herinneringen voor openstaande termijnen.
• Kies een compact sjabloon voor overzichtelijke facturen met veel lesregels.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.