Facturatie voor administratiekantoren

Factureren als administratiekantoor

Je bent de expert in andermans administratie, dus je eigen facturatie moet op orde zijn. In de praktijk factureer je veel kleine en middelgrote bedragen aan een vaste klantenkring: een maandelijks abonnement, plus losse werkzaamheden zoals de jaarrekening, de aangifte inkomstenbelasting of extra advies. Veelvoorkomende situaties:

• Vaste maand- of kwartaalabonnementen voor boekhouding en btw-aangiften.
• Jaarwerk, zoals de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
• Uurwerk voor advies, achterstanden of extra werkzaamheden.
• Particuliere klanten voor wie je alleen de aangifte inkomstenbelasting verzorgt.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op je factuur staan je kantoornaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de periode waarop de factuur betrekking heeft, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Zie de factuureisen. Jouw klanten kennen die regels; een factuur die er niet aan voldoet, valt bij jou extra op.

Btw-tarief

Boekhouden, aangiften verzorgen en administratief advies vallen onder 21% btw. De btw-vrijstelling voor financiële diensten geldt niet voor administratieve dienstverlening. Werk je voor een klant in een ander EU-land, dan is de btw in de regel verlegd. Meer over btw-tarieven.

Betalingstermijn

Zonder afspraak geldt 30 dagen. Voor abonnementen is betaling vooraf of binnen 14 dagen gebruikelijk; leg dit vast in je opdrachtbevestiging. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken.

Kleineondernemersregeling

Begin je een klein kantoor naast een baan en blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de KOR gebruiken. StartInvoice zet de vermelding dan automatisch op de factuur. Lees meer in de KOR uitgelegd.

Voorbeeldfactuur: maandabonnement met extra werk

Een mkb-klant heeft een abonnement voor de boekhouding. In oktober verzorg je ook de btw-aangifte over het derde kwartaal en besteed je extra tijd aan de loonadministratie.

Het abonnement staat als periodieke factuur klaar. Voor de maand waarin de kwartaalaangifte valt, voeg je die regel toe, of je maakt er een aparte periodieke factuur per kwartaal van.

Veel klanten, weinig handwerk

Met tientallen of honderden vaste klanten wil je zo min mogelijk met de hand doen. Zet abonnementen één keer klaar, dan maakt en verstuurt StartInvoice ze automatisch. Klanten vinden hun facturen terug in het klantportaal en betalen via de betaallink. Ontvangen betalingen verwerk je door je bankafschrift te importeren (MT940 of CSV), zodat je ziet welke facturen nog open staan.

Meerdere bedrijven in één account

Heb je naast je administratiekantoor een tweede onderneming, of werk je met aparte labels voor particulieren en bedrijven? In StartInvoice beheer je meerdere bedrijven in één account, elk met eigen nummering, sjablonen en btw-overzicht.

Klanten die laat betalen

Ook bij een administratiekantoor blijven facturen liggen, juist bij ondernemers die het zelf druk hebben. Zet automatische herinneringen aan, zodat een klant een paar dagen na de vervaldatum vanzelf een vriendelijk bericht krijgt. Helpt dat niet, stuur dan een aanmaning. Voor zakelijke klanten mag je na het verstrijken van de termijn wettelijke handelsrente rekenen; voor particulieren moet je eerst een aanmaning met 14 dagen betaaltermijn sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Lees meer over herinnering en aanmaning. Overweeg daarnaast om werk voor klanten met een grote achterstand pas op te pakken als de openstaande facturen betaald zijn, en leg dat vast in je voorwaarden.

Een betaallink op elke factuur helpt ook. Veel ondernemers betalen hun eigen leveranciers in een vaste betaalrun, maar een factuur van hun boekhouder schuiven ze graag even door. Met een iDEAL-link is betalen een kwestie van seconden, en het geld komt binnen via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account. Ontvangen betalingen worden dan meteen bij de factuur geregistreerd.

E-facturatie

Steeds meer klanten willen hun facturen digitaal inlezen. StartInvoice maakt bij elke factuur een UBL e-factuur, die je klant direct in zijn boekhoudpakket kan verwerken. Voor jouw eigen kantoor is dat ook prettig: facturen van je klanten aan jou verwerk je het snelst als ze in hetzelfde formaat binnenkomen.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer abonnementen vooraf, aan het begin van de maand of het kwartaal.
• Factureer jaarwerk direct bij oplevering, niet pas weken later.
• Zet een betaallink op elke factuur, met iDEAL via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account.
• Laat herinneringen automatisch uitgaan, zodat je zelf geen klanten hoeft na te bellen.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.