Wanneer factureer je in de horeca?
De meeste gasten rekenen direct af. Daarvoor heb je je kassasysteem, en aan particulieren hoef je in de regel geen factuur uit te reiken. Maar een groeiend deel van de omzet loopt via facturen:
- Catering voor bedrijven, bruiloften en evenementen.
- Zakelijke lunches en diners op rekening, bijvoorbeeld voor vaste zakelijke gasten.
- Vergader- en feestarrangementen, inclusief zaal, eten en drinken.
- Foodtrucks op festivals en bedrijfsfeesten.
- Kamers, als je ook overnachtingen aanbiedt.
Btw in de horeca
Eten en niet-alcoholische dranken: 9%
Maaltijden en niet-alcoholische dranken die je in de horeca of als cateraar verstrekt, vallen onder het lage tarief van 9%. Dat geldt ook voor koffie, thee en frisdrank.
Alcohol: 21%
Alcoholhoudende dranken vallen altijd onder 21%, ook in de horeca en ook als ze onderdeel zijn van een arrangement. Werk je met een all-in prijs, bijvoorbeeld een borrelarrangement of een diner inclusief drankjes, dan moet je die prijs splitsen in een deel tegen 9% en een deel tegen 21%. Doe dat op een redelijke manier en leg vast hoe je het berekent.
Overnachtingen: 21%
Sinds 1 januari 2026 vallen overnachtingen in hotels, B&B's en vakantiewoningen onder 21% btw. Kampeerplaatsen waarbij de gast zijn eigen tent, caravan of camper meeneemt, blijven onder 9%.
Zaalhuur en andere diensten
Voor zaalhuur, entertainment, decoratie en personeel kunnen andere tarieven gelden, afhankelijk van of het een zelfstandige dienst is of onderdeel van een groter arrangement. Twijfel je, check dan de btw-tarieven of vraag het na bij de Belastingdienst.
Voorbeeldfactuur: bedrijfslunch voor 40 personen
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| Lunchbuffet, 20-11-2026 | 40 | € 18,50 | 9% | € 740,00 |
| Koffie, thee en frisdrank | 80 | € 3,00 | 9% | € 240,00 |
| Wijn (fles) | 8 | € 22,00 | 21% | € 176,00 |
| Totaal excl. btw | € 1.156,00 | |||
| Btw 9% over € 980,00 | € 88,20 | |||
| Btw 21% over € 176,00 | € 36,96 | |||
| Totaal incl. btw | € 1.281,16 | |||
Kies per regel het tarief, of maak artikelen aan met een vast tarief, zoals "Wijn per fles (21%)". StartInvoice zet de btw per tarief apart op de factuur.
Offertes en aanbetalingen voor evenementen
Voor bruiloften en bedrijfsfeesten werk je met een offerte: menu, aantal gasten, dranken en eventuele extra's. De klant accepteert online. Vraag bij boeking een aanbetaling, zodat je inkoop en personeel kunt plannen, en factureer de rest na afloop op basis van het werkelijke aantal gasten en de gebruikte dranken. Zie aanbetaling factureren.
Zakelijke gasten op rekening
Laat je vaste zakelijke gasten op rekening eten, factureer dan per maand alle bezoeken op één factuur, met de datum per regel. Spreek een duidelijke betalingstermijn af en gebruik automatische herinneringen. Voor kleine bedragen tot en met € 100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur, maar zakelijke klanten willen meestal een volledige factuur om de btw te kunnen aftrekken. Zie de factuureisen.
Catering met afrekening achteraf
Bij catering weet je vooraf vaak niet precies hoeveel gasten er komen en hoeveel er wordt gedronken. Spreek in de offerte af hoe je afrekent: een minimum aantal gasten, een prijs per persoon en drank op basis van verbruik. Na afloop tel je de werkelijke aantallen en zet je die op de eindfactuur, met een verwijzing naar de aanbetaling. Houd eten, frisdrank en alcohol ook in je telling apart, zodat je het juiste tarief kunt toepassen. Zo voorkom je discussie en klopt je btw.
Tips om sneller betaald te krijgen
- Vraag een aanbetaling bij boeking van feesten en catering.
- Factureer direct na het evenement, met de definitieve aantallen.
- Zet een iDEAL-betaallink op je facturen voor particulieren en kleine bedrijven.
- Leg je annuleringsvoorwaarden vast in de offerte, zodat je no-shows kunt factureren.
Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.