Facturen voor vertalers en tekstschrijvers

Typische factuursituaties

Vertalers en tekstschrijvers werken vaak voor veel verschillende opdrachtgevers, met opdrachten van een paar honderd woorden tot complete websites of boeken. Veelvoorkomende situaties:

• Opdrachten via vertaalbureaus, die per maand een overzicht van opdrachten verwachten, met hun eigen ordernummers.
• Directe klanten, zoals bedrijven, advocatenkantoren en overheden.
• Beëdigde vertalingen voor particulieren, bijvoorbeeld van diploma's of aktes.
• Tekstschrijven per uur of per project, soms met een vast aantal correctierondes.
• Buitenlandse opdrachtgevers in en buiten de EU.

Btw en regels

Vertaal- en schrijfwerk valt in de regel onder 21% btw. Werk je voor een vertaalbureau of bedrijf in een ander EU-land, dan wordt de btw bij diensten meestal verlegd. Je zet "btw verlegd" (of "VAT reverse charged") en het btw-nummer van je klant op de factuur, controleert dat nummer in VIES en neemt de dienst op in je ICP-opgave. Voor zakelijke klanten buiten de EU reken je voor de meeste diensten ook geen Nederlandse btw. Zie btw verlegd en factureren naar het buitenland.

Voor particulieren, ook in het buitenland, reken je in de regel Nederlandse btw. Blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de kleineondernemersregeling overwegen.

Voorbeeldfactuur: vertaling met beëdiging

Het woordtarief is een voorbeeld. Vul bij "aantal" het aantal woorden in en bij "prijs" je woordtarief; StartInvoice rekent het bedrag uit. Werk je met een minimumtarief voor kleine opdrachten, zet dat dan als aparte regel op de factuur, bijvoorbeeld "Minimumtarief (opdracht kleiner dan 250 woorden)".

Maandfactuur voor een vertaalbureau

Bureaus willen vaak niet voor elke opdracht een losse factuur, maar één factuur per maand met alle opdrachten. Zet elke opdracht als aparte regel op de factuur, met het ordernummer van het bureau, de taalcombinatie en het aantal woorden. Zo kan het bureau elke regel direct aan een order koppelen. Vraag vooraf of het bureau een vaste opmaak of een eigen portaal gebruikt.

Tekstschrijven: per uur of per project

Als tekstschrijver werk je vaak tegen een vaste prijs per tekst, met een afgesproken aantal correctierondes. Leg dat vast in een offerte die je klant online accepteert. Extra rondes of extra teksten factureer je als meerwerk. Spreek ook af wat de klant met de tekst mag doen, bijvoorbeeld alleen voor de eigen website of ook voor andere kanalen, en verwijs daar op de factuur naar.

Spoed- en weekendtoeslagen

Werk je met een toeslag voor spoedopdrachten, avonden of weekenden, of reken je een hoger tarief voor gespecialiseerde teksten zoals juridische of medische vertalingen? Zet de toeslag als aparte regel op de factuur, met een duidelijke omschrijving zoals "Spoedtoeslag 25%, levering binnen 24 uur". Zo kan je klant de factuur controleren tegen de offerte of opdrachtbevestiging, en voorkom je vragen over een hoger bedrag dan verwacht.

Engelstalige facturen

Voor buitenlandse klanten stel je Engels in als taal bij de klant. De factuur, de e-mail en de betaalpagina worden dan in het Engels getoond, inclusief de juiste vermelding bij btw verlegd. Bied buitenlandse klanten eventueel creditcard of PayPal aan via je eigen betaalaccount, naast bankoverschrijving.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na levering of op een vast moment per maand bij bureaus.
• Vermeld altijd het ordernummer van het bureau; zonder nummer blijft een factuur vaak liggen.
• Vraag bij grote opdrachten van nieuwe klanten een aanbetaling. Zie aanbetaling factureren.
• Laat particulieren betalen met iDEAL voordat je een beëdigde vertaling verstuurt, als dat in je voorwaarden staat.
• Gebruik automatische herinneringen in het Nederlands of Engels.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account of bekijk de factuursjablonen.