Wat is een e-factuur precies?

Een PDF is voor mensen: je klant leest hem en neemt de gegevens over in zijn boekhouding. Een e-factuur is voor software: een gestructureerd bestand (meestal XML in het UBL-formaat) dat een boekhoudpakket zonder overtypen kan inlezen. Bedrag, btw, factuurnummer, IBAN en vervaldatum staan op een vaste plek, zodat er geen fouten ontstaan bij het verwerken.

Let op: een PDF per e-mail is in de wettelijke zin dus geen e-factuur. Het gaat om de gestructureerde gegevens.

Voor wie is dit belangrijk?

  • Leveranciers van de overheid. Overheidsorganisaties vragen al jaren om e-facturen, vaak via Peppol.
  • Leveranciers van grotere bedrijven. Veel bedrijven verwerken inkoopfacturen automatisch en geven de voorkeur aan UBL.
  • Iedereen die zakelijk factureert. E-facturatie wordt stap voor stap de norm. Zie hieronder.

Wat verandert er de komende jaren?

Op Europees niveau is met het ViDA-pakket afgesproken dat e-facturatie verplicht wordt voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, vanaf juli 2030. Het Nederlandse kabinet heeft daarnaast voorgesteld om e-facturatie ook tussen Nederlandse bedrijven verplicht te maken, met 1 juli 2030 als beoogde ingangsdatum. Dat voorstel is nog geen wet; de precieze regels kunnen dus nog veranderen. Lees de actuele stand van zaken in ons artikel over verplichte e-facturatie.

Je hoeft niet te wachten. Wie nu al e-facturen verstuurt, merkt vaak dat grote klanten sneller betalen, omdat de factuur zonder handwerk door hun systeem gaat.

Hoe werkt het in StartInvoice?

  1. Je maakt een factuur zoals altijd. Er is geen apart scherm of extra stap.
  2. Bij het definitief maken maakt StartInvoice naast de PDF ook een UBL 2.1-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0 en NLCIUS.
  3. Je kiest hoe je het verstuurt. Als bijlage bij de e-mail, als download voor het inkoopportaal van je klant, of via de factuurlink.
  4. De PDF zit in de UBL. Zo heeft je klant altijd ook de leesbare versie, in hetzelfde bestand.

Wat staat er in de UBL?

Alles wat je klant nodig heeft om de factuur automatisch te boeken:

  • je KvK-nummer en btw-id, met het juiste schema;
  • de gegevens van je klant, inclusief diens btw-nummer en eventueel inkoopordernummer;
  • alle regels met aantallen, prijzen en btw-categorie (standaard, laag, nul, verlegd, vrijgesteld, intracommunautair);
  • de totalen per btw-tarief;
  • betaalinstructies met IBAN en betalingskenmerk;
  • de PDF als ingesloten bijlage.

Praktijkvoorbeeld

Je bent zelfstandig ICT-adviseur en werkt voor een gemeente. De gemeente vraagt om een e-factuur met het juiste inkoopordernummer. Je maakt de factuur in StartInvoice, vult bij "Referentie" het inkoopordernummer in en downloadt de UBL. Die upload je in het leveranciersportaal of je stuurt hem naar het opgegeven adres. Geen apart programma, geen omzetservice.

Tips

  • Vraag naar het inkoopordernummer voordat je factureert. Bij grote organisaties en overheden is dat vaak verplicht.
  • Controleer het btw-nummer van EU-klanten in VIES. In StartInvoice doe je dat met één klik.
  • Gebruik de juiste btw-categorie. Bij btw verlegd of een intracommunautaire levering moet de categorie in de UBL kloppen, anders weigert het systeem van je klant de factuur.
  • Bewaar alles. De bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor e-facturen. StartInvoice bewaart PDF en UBL bij elkaar.

Meer weten

Bekijk ook hoe je met StartInvoice een factuur maakt of je facturen koppelt aan je boekhouding. Je kunt e-facturen zes maanden gratis uitproberen: maak een account.