Facturatie voor transport en koeriers

Typische factuursituaties in transport

Vervoerders en koeriers factureren vaak veel kleine ritten aan een beperkt aantal vaste klanten. Het risico zit in vergeten ritten, onduidelijke omschrijvingen en verkeerde btw bij grensoverschrijdend vervoer. Veelvoorkomende situaties:

• Koeriersritten voor vaste zakelijke klanten, per maand verzameld op één factuur.
• Vaste routes tegen een vast bedrag per week of maand.
• Charters en spoedritten, met wachttijd en toeslagen.
• Personenvervoer, zoals taxi, rolstoelvervoer of besloten busvervoer.
• Grensoverschrijdend vervoer voor klanten in Nederland en daarbuiten.

Btw in transport

Personenvervoer: 9%

Personenvervoer, zoals met een taxi of bus, valt onder het lage tarief van 9%. Voor internationaal personenvervoer per vliegtuig of zeeschip gelden andere regels.

Goederenvervoer: 21%, met uitzonderingen

Het vervoer van goederen valt in de regel onder 21%. Bij vervoer voor een ondernemer telt waar je klant is gevestigd. Is je klant een ondernemer in een ander EU-land, dan wordt de btw meestal verlegd: je zet "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant op de factuur en neemt de dienst op in je ICP-opgave. Voor vervoer dat samenhangt met de uitvoer van goederen naar buiten de EU kan onder voorwaarden 0% gelden. Dat zijn specifieke regels; check ze bij de Belastingdienst voordat je zonder btw factureert. Zie ook btw verlegd en factureren naar het buitenland.

Voorbeeldfactuur: koeriersritten oktober

Je kunt elke rit als aparte regel opnemen, met datum, ophaaladres en afleveradres, of de ritten bundelen en een ritoverzicht meesturen. Het sjabloon Compact houdt facturen met veel regels overzichtelijk.

Vaste routes automatisch factureren

Rijd je een vaste route, bijvoorbeeld elke werkdag voor een groothandel, zet dan een periodieke factuur klaar per week of per maand. Laat hem als concept aanmaken, dan voeg je extra ritten en toeslagen toe voordat je verstuurt.

Toeslagen en brandstof

Veel vervoerders werken met toeslagen: voor spoed, avond- en weekendritten, wachttijd of extra stops. Leg die vooraf vast in je tarievenlijst of offerte, en zet ze op de factuur als aparte regel met een duidelijke omschrijving. Zo ziet je klant direct waar het bedrag vandaan komt. Werk je met een brandstoftoeslag die meebeweegt met de dieselprijs, vermeld dan op de factuur over welke periode en op basis van welk percentage je hem berekent. Toeslagen horen bij de vervoersdienst en vallen in de regel onder hetzelfde btw-tarief als de rit zelf.

Ritten automatisch aanleveren

Werk je met een planningssysteem of ritregistratie, dan kun je facturen via de REST API laten aanmaken. Zo hoef je ritten niet over te typen en gaat er niets verloren. Zie koppelingen en API.

Betalingen bijhouden

Met veel klanten en veel facturen is het lastig om bij te houden wie al heeft betaald. Importeer je bankafschrift (MT940, CAMT.053 of CSV) en StartInvoice stelt voor welke betaling bij welke factuur hoort. Betaalt een klant in delen, dan registreer je elke deelbetaling.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer elke maand op dezelfde dag, zodat klanten weten wanneer ze je factuur kunnen verwachten en hem in hun eigen betaalronde kunnen meenemen.
• Vermeld referenties en ordernummers van je klant per rit; dat voorkomt vragen bij de controle.
• Spreek een duidelijke betalingstermijn af. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen, en grote bedrijven moeten het mkb binnen 30 dagen betalen. Zie betalingstermijn.
• Gebruik automatische herinneringen en reken bij langdurige achterstand de wettelijke incassokosten uit met de rekenhulp.
• Laat particuliere taxiklanten op rekening betalen met iDEAL.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.