Facturatie voor fysiotherapeuten

Factureren als fysiotherapeut

Veel behandelingen declareer je rechtstreeks bij de zorgverzekeraar, meestal via je praktijksoftware. Maar er blijft genoeg over dat je zelf factureert: behandelingen voor patiënten zonder (voldoende) aanvullende verzekering, behandelingen die niet vergoed worden en diensten voor bedrijven of sportclubs. Daarvoor heb je een nette, correcte factuur nodig. Veelvoorkomende situaties:

• Zelfbetalers die de behandeling zelf betalen en de nota eventueel zelf indienen.
• Behandelingen die niet onder de verzekering vallen, of als het maximum aantal behandelingen is bereikt.
• Opdrachten van werkgevers of sportverenigingen, zoals workshops of preventieprogramma's.
• Waarneming of werk voor een andere praktijk als zelfstandige.

Regels die voor jou gelden

Btw-vrijstelling voor medische behandelingen

Medische handelingen die gericht zijn op de persoonlijke gezondheidskundige verzorging van de mens zijn vrijgesteld van btw. De behandeling moet bedoeld zijn om de gezondheid van een patiënt te beschermen, in stand te houden of te herstellen. Fysiotherapeut is een beroep onder de Wet BIG. Ben je BIG-geregistreerd, dan vallen behandelingen binnen je deskundigheidsgebied onder de vrijstelling. Je rekent dan geen btw en zet ook geen btw op de factuur.

Niet alles is vrijgesteld

De vrijstelling geldt alleen voor zorg met een therapeutisch doel. Diensten zonder dat doel kunnen belast zijn met btw. Denk aan een algemene workshop over gezond werken voor een werkgever, een fitnessabonnement zonder behandeldoel of de verkoop van producten. Welk tarief daarvoor geldt, hangt af van de dienst. Doe je naast je behandelingen ook dit soort werk, laat dan per dienst beoordelen of er btw over moet, bijvoorbeeld door de Belastingdienst of je adviseur. Je houdt vrijgestelde en belaste omzet gescheiden in je administratie.

Wat zet je op de factuur?

Voor vrijgestelde zorg aan patiënten heb je geen btw-factuur nodig zoals die voor btw-plichtige diensten geldt, maar patiënten hebben wel een duidelijke nota nodig, bijvoorbeeld om bij hun verzekeraar in te dienen. Zet er in elk geval op: je naam en praktijkgegevens, KvK-nummer, de naam van de patiënt, de datum van elke behandeling, de soort behandeling, het bedrag en een vermelding zoals "Vrijgesteld van btw". Je BIG-nummer en AGB-code toevoegen helpt de patiënt bij het declareren. Voor belaste diensten aan bedrijven gelden de gewone factuureisen, inclusief je btw-identificatienummer en het btw-bedrag.

Betalingstermijn

Zonder afspraak geldt 30 dagen. Voor patiënten is 14 dagen gebruikelijk; zet dit in je praktijkvoorwaarden. Betaalt een patiënt niet, dan moet je eerst een aanmaning met 14 dagen termijn sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Zie factureren aan particulieren.

Voorbeeldfactuur: zelfbetalende patiënt

Een patiënt heeft geen aanvullende verzekering voor fysiotherapie en betaalt een intake en zeven behandelingen zelf.

Geef je liever elke behandeldatum apart weer, maak dan per behandeling een regel. Dat is voor de patiënt en de verzekeraar het duidelijkst.

Factureren aan bedrijven en sportclubs

Geef je voor een werkgever een workshop of een reeks spreekuren, bepaal dan eerst of het gaat om individuele zorg met een behandeldoel of om een algemene dienst. Alleen het eerste valt onder de vrijstelling. Voor belaste diensten zet je het btw-tarief en het btw-bedrag op de factuur. In StartInvoice kun je per regel een ander tarief kiezen of "vrijgesteld" aanhouden, zodat je ook een gemengde factuur correct opstelt. Vaste afspraken, zoals een maandelijks spreekuur op locatie, zet je één keer klaar als periodieke factuur.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer per behandelreeks of per maand, niet pas aan het einde van een lang traject.
• Zet een iDEAL-betaallink op de nota. Patiënten betalen dan direct, via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account.
• Gebruik automatische herinneringen met een vriendelijke toon.
• Laat patiënten hun nota's terugvinden in het klantportaal.

Je administratie op orde

Ook als het grootste deel van je omzet vrijgesteld is, moet je je facturen zeven jaar bewaren. In StartInvoice blijven definitieve facturen onveranderd bewaard. Levert je praktijk naast vrijgestelde zorg ook belaste diensten, dan heb je mogelijk een btw-aangifte te doen; het btw-overzicht per kwartaal laat zien welke omzet belast is en welke niet. Je accountant kan meekijken met een eigen account, zodat je niet steeds losse overzichten hoeft te sturen. Werk je zowel in een eigen praktijk als in een maatschap of voor een andere praktijk, dan kun je meerdere bedrijven in één account beheren, elk met eigen gegevens en nummering.

Kies een rustig factuursjabloon met je eigen logo. Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.