Voor wie is online factureren?
Voor iedereen die geen zin heeft in Word-bestanden, Excel-sjablonen en zelf bijgehouden nummerlijstjes. Of je nu als zzp'er twee facturen per maand stuurt of met een klein team honderden: je wilt dat elke factuur klopt, er professioneel uitziet en snel betaald wordt. Een online facturatieprogramma neemt het foutgevoelige werk over, zodat jij alleen nog hoeft in te vullen wat je hebt gedaan.
Zo maak je een factuur in StartInvoice
- Stel je bedrijfsgegevens één keer in. Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en IBAN. Deze komen automatisch op elke factuur.
- Kies of maak een klant. Bij een zakelijke klant vul je het btw-nummer in; bij een particulier is dat niet nodig.
- Voeg regels toe. Typ een vrije omschrijving, aantal en prijs, of kies een vast artikel. Per regel kies je het btw-tarief (21%, 9%, 0%) of een regime zoals btw verlegd.
- Controleer de voorvertoning. Je ziet direct hoe de factuur eruitziet in je eigen sjabloon.
- Maak definitief en verstuur. Pas nu krijgt de factuur zijn nummer. StartInvoice controleert vooraf of alle verplichte gegevens aanwezig zijn en stuurt de factuur als PDF, UBL-bestand en betaallink naar je klant.
Rekenvoorbeeld
Stel: je bent grafisch ontwerper en levert een logo en een huisstijlhandboek aan een bv.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Totaal excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp logo | 1 | € 650,00 | 21% | € 650,00 |
| Huisstijlhandboek (uren) | 6 | € 75,00 | 21% | € 450,00 |
| Subtotaal | € 1.100,00 | |||
| Btw 21% | € 231,00 | |||
| Totaal | € 1.331,00 | |||
StartInvoice rekent de btw per tarief uit en rondt netjes af, zodat het totaal op de PDF en in de e-factuur precies gelijk is.
Wat zegt de wet?
De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens op een factuur moeten staan: onder meer je naam en adres, die van je klant, je btw-id, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Daarnaast moet je KvK-nummer erop. Je leest het complete overzicht in ons artikel over de eisen aan een factuur en over het factuurnummer.
Een definitieve factuur mag je daarna niet meer wijzigen of verwijderen. Je bewaart hem zeven jaar. Fout gemaakt? Dan maak je een creditfactuur en stuur je een nieuwe factuur. In StartInvoice is dat één klik.
Tips voor een factuur die snel wordt betaald
- Omschrijf concreet. "Ontwerp logo, 3 varianten, 2 correctierondes" voorkomt vragen. Vragen betekenen vertraging.
- Zet een duidelijke vervaldatum. Zonder afspraak geldt wettelijk 30 dagen; je mag ook korter afspreken. Meer hierover lees je bij de betalingstermijn.
- Vermeld de referentie van je klant. Grotere organisaties werken met inkoopordernummers. Zonder dat nummer blijft je factuur soms liggen.
- Voeg een betaallink toe. Met iDEAL op je factuur kan je klant direct betalen.
- Factureer direct na levering. Hoe langer je wacht, hoe later je je geld krijgt.
Factureren aan particulieren en buitenlandse klanten
Aan particulieren factureer je bedragen inclusief btw; zij hebben geen btw-nummer. Voor klanten in het buitenland gelden andere regels, bijvoorbeeld btw verlegd voor diensten aan EU-ondernemers. StartInvoice zet de juiste vermelding op de factuur en kan de factuur ook in het Engels maken. Lees meer in factureren aan particulieren en factureren naar het buitenland.
Probeer het zelf
Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken. Daarna ga je automatisch naar het goedkoopste abonnement, vanaf € 1,99 per maand, tenzij je zelf iets anders kiest. Bekijk de prijzen of maak direct een account.