Facturatie voor grafisch ontwerpers

Factureren als grafisch ontwerper

Grafisch ontwerpers werken met vaste projectprijzen, correctierondes en meerwerk. Daarbij komt drukwerk dat je soms zelf inkoopt en doorberekent. Een goede afspraak vooraf voorkomt discussie achteraf. De situaties die je het vaakst tegenkomt:

• Projecten met een vaste prijs, zoals een logo of huisstijl, vaak met een aanbetaling.
• Uurwerk en meerwerk voor extra correcties of losse opdrachten.
• Doorlopend werk voor bureaus, per maand gefactureerd.
• Drukwerk dat je inkoopt en aan de klant doorberekent.
• Klanten in het buitenland, binnen en buiten de EU.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op je factuur staan je naam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Gebruik je btw-id, niet je BSN. Het overzicht staat bij de factuureisen.

Btw-tarief

Ontwerpwerk valt onder 21% btw. Dat geldt ook voor het drukwerk dat je als onderdeel van je opdracht doorberekent: kosten die je in je eigen naam maakt en aan de klant doorbelast, horen bij je dienst en krijgen hetzelfde tarief. Er bestaat een btw-vrijstelling voor onder meer schrijvers, componisten, cartoonisten en journalisten, maar die geldt niet voor grafisch ontwerp in het algemeen. Verkoop je ook eigen vrij werk, zoals originele kunstwerken, check dan bij de Belastingdienst welk tarief daarvoor geldt.

Buitenlandse klanten

Ontwerp je voor een bedrijf in een ander EU-land, dan is de btw in de regel verlegd naar de klant. Je zet het btw-nummer van de klant en "btw verlegd" op de factuur en controleert het nummer vooraf. Voor zakelijke klanten buiten de EU reken je meestal geen Nederlandse btw. Lees meer over btw verlegd.

Kleineondernemersregeling en betalingstermijn

Blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de KOR gebruiken en factureer je zonder btw. Voor de betalingstermijn geldt zonder afspraak 30 dagen; met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken.

Voorbeeldfactuur: huisstijl voor een bv

Je ontwerpt een logo en huisstijlhandboek voor een vaste prijs, plus visitekaartjes. De klant vroeg een extra correctieronde, en je kocht de visitekaartjes zelf in bij de drukker.

Heeft de klant bij opdracht al 50% aanbetaald, dan registreer je die aanbetaling als deelbetaling. De eindfactuur toont het totaal en het restbedrag dat nog open staat.

Offerte, aanbetaling en correctierondes

Leg in je offerte vast hoeveel correctierondes in de prijs zitten en wat een extra ronde kost. Laat de klant de offerte online accepteren; dan heb je het akkoord vast en zet je de offerte later met één klik om in een factuur. Vraag bij grotere projecten een aanbetaling, zodat je niet weken werkt zonder inkomsten. Zie aanbetaling factureren.

Doorlopend werk voor bureaus

Werk je als freelance ontwerper regelmatig voor een reclame- of communicatiebureau, dan factureer je meestal per maand op basis van je uren. Zet per project een aparte regel op de factuur, met de projectnaam of het jobnummer van het bureau. Bureaus factureren jouw werk door aan hun eigen klant en moeten je uren dus kunnen toewijzen. Een factuur met alleen "werkzaamheden oktober" wordt vaak teruggestuurd met de vraag om een specificatie. Heb je een vaste afspraak, zoals een vast aantal dagen per maand voor hetzelfde bureau, dan zet je die klaar als periodieke factuur. Extra uren voeg je per maand toe als losse regel.

Houd er rekening mee dat bureaus vaak pas betalen nadat hun eigen klant heeft betaald. Dat mag alleen als je dat zo hebt afgesproken. Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.

Een factuur die bij je werk past

Klanten letten op details, ook op je factuur. In StartInvoice kies je uit tien sjablonen en stel je je eigen logo en kleuren in. Werk je onder twee namen, bijvoorbeeld een studio en een illustratielabel, dan beheer je meerdere bedrijven in één account, elk met eigen huisstijl en nummering.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Lever de eindbestanden na betaling, of spreek dat in elk geval af in je voorwaarden.
• Zet een betaallink op de factuur, met iDEAL, creditcard of PayPal via je eigen account.
• Stuur Engelstalige facturen naar buitenlandse klanten.
• Laat herinneringen automatisch uitgaan.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.