Factureren als zzp'er

Factureren als zzp'er: waar loop je tegenaan?

Als zzp'er ben je ondernemer, administratie en debiteurenbeheer in één. Factureren is geen hobby, maar het moet wel goed. Een vergeten verplicht gegeven kan betekenen dat je klant de factuur terugstuurt, en een rommelige nummering valt op bij een controle van de Belastingdienst. De meest voorkomende situaties:

• Uren factureren per week of per maand, op basis van een uurtarief.
• Vaste prijs per opdracht, soms met een aanbetaling vooraf.
• Werken voor particulieren én bedrijven, met verschillende eisen aan de factuur.
• De kleineondernemersregeling (KOR) als je omzet laag is.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op je factuur staan onder meer je naam en adres, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, de gegevens van je klant, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Gebruik je btw-id (begint met NL, eindigt op B en twee cijfers), niet je omzetbelastingnummer of BSN. Het complete overzicht staat in de factuureisen en in factuur maken als zzp'er.

Btw-tarieven

De meeste diensten van zzp'ers vallen onder 21% btw. Een aantal goederen en diensten valt onder 9%, en voor leveringen naar het buitenland geldt vaak 0% of btw verlegd. Twijfel je over je tarief? Bekijk de btw-tarieven of vraag het na bij de Belastingdienst.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Blijft je omzet in Nederland onder € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je je aanmelden voor de KOR. Je rekent dan geen btw, doet in de regel geen btw-aangifte en mag ook geen btw op je kosten terugvragen. Op je factuur moet dan een vermelding staan dat je gebruikmaakt van de vrijstelling voor kleine ondernemers. StartInvoice zet die tekst er automatisch op. Lees meer in de KOR uitgelegd.

Betalingstermijn

Spreek je niets af, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken, en grote bedrijven moeten het mkb en zzp'ers binnen 30 dagen betalen. Een kortere termijn, zoals 14 dagen, mag je gewoon afspreken. Zie betalingstermijn.

Voorbeeldfactuur: uren voor een zakelijke klant

Je bent zelfstandig projectmanager en werkte in oktober 32 uur voor een bv, tegen € 65 per uur, plus € 84 aan reiskosten die je volgens afspraak doorberekent.

Let op: kosten die je doorberekent aan je klant zijn onderdeel van je dienst. Daarover reken je in de regel hetzelfde btw-tarief als over je uren. Gebruik je de KOR, dan staat er geen btw op de factuur en is het totaal € 2.164,00.

Factureren aan particulieren

Particulieren hebben geen btw-nummer en denken in prijzen inclusief btw. Communiceer je prijzen daarom inclusief btw en zet het btw-bedrag gewoon op de factuur. Voor particulieren gelden strengere regels als ze te laat betalen: je moet eerst een aanmaning met 14 dagen betaaltermijn sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Meer in factureren aan particulieren.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na afronding, of op een vast moment per maand bij urenwerk.
• Zet een iDEAL-betaallink op je factuur. Je klant betaalt in een paar tikken.
• Gebruik automatische herinneringen, zodat je niet zelf hoeft na te bellen.
• Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling. Zie aanbetaling factureren.
• Werk je voor dezelfde klant op vaste basis? Gebruik periodieke facturen.

Je administratie op orde

Facturen moet je zeven jaar bewaren. In StartInvoice blijven alle definitieve facturen onveranderd bewaard, als PDF en als UBL-bestand. Elk kwartaal zie je in het btw-overzicht welke bedragen je in je aangifte invult. Zo ben je in een paar minuten klaar.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken. Daarna ga je automatisch naar het goedkoopste abonnement, vanaf € 1,99 per maand. Maak een account of kies een factuursjabloon.