De wettelijke incassokosten bedragen 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een minimum van € 40, en daarna een aflopend percentage tot maximaal € 6.775. Bij particuliere klanten mag je ze pas rekenen nadat je een aanmaning met een betaaltermijn van 14 dagen hebt gestuurd.
Incassokosten zijn een vergoeding voor het werk dat je moet doen om een openstaande factuur alsnog betaald te krijgen. In dit artikel lees je hoe de staffel werkt, wanneer je de kosten mag rekenen en hoe je ze uitrekent met voorbeelden.
De wettelijke staffel
De maximale vergoeding staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je rekent per schijf over de hoofdsom (het openstaande bedrag inclusief btw):
| Over de hoofdsom | Percentage | Maximaal per schijf |
|---|---|---|
| Eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) | € 375 |
| Volgende € 2.500 | 10% | € 250 |
| Volgende € 5.000 | 5% | € 250 |
| Volgende € 190.000 | 1% | € 1.900 |
| Boven € 200.000 | 0,5% | tot een totaal van € 6.775 |
Rekenvoorbeelden
| Hoofdsom | Berekening | Incassokosten |
|---|---|---|
| € 150 | 15% = € 22,50, maar minimaal € 40 | € 40,00 |
| € 1.000 | 15% van € 1.000 | € 150,00 |
| € 3.000 | € 375 + 10% van € 500 | € 425,00 |
| € 12.000 | € 375 + € 250 + € 250 + 1% van € 2.000 | € 895,00 |
| € 250.000 | € 375 + € 250 + € 250 + € 1.900 + 0,5% van € 50.000 | € 3.025,00 |
Liever niet zelf rekenen? Gebruik de rekenhulp incassokosten.
Particuliere klanten: eerst de 14-dagenbrief
Bij consumenten zijn de regels strikt. Je mag pas incassokosten rekenen als je, nadat de klant in verzuim is, een aanmaning hebt gestuurd (de 14-dagenbrief) met:
- Het openstaande bedrag en de factuur waar het om gaat.
- Een betaaltermijn van 14 dagen, die begint op de dag na ontvangst van de brief.
- Het exacte bedrag aan incassokosten dat je rekent als de klant niet binnen die termijn betaalt.
Betaalt de klant binnen die 14 dagen, dan zijn er geen incassokosten verschuldigd. Van de staffel mag je bij consumenten niet in hun nadeel afwijken: ook niet met algemene voorwaarden. Een "vriendelijke herinnering" vlak na de vervaldatum kan prima de 14-dagenbrief zijn, zolang hij aan deze eisen voldoet. Lees meer in herinnering en aanmaning en factureren aan particulieren.
Zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten is een 14-dagenbrief niet verplicht. Is de betalingstermijn verstreken, dan is je klant in verzuim en mag je incassokosten rekenen. Heb je niets afgesproken, dan geldt dezelfde staffel. Je mag met zakelijke klanten wel een andere regeling afspreken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden. Een rechter kan een onredelijk hoog bedrag wel matigen.
Btw over incassokosten?
Ben je btw-ondernemer en kun je de btw op incassokosten zelf aftrekken, dan mag je geen btw bovenop de incassokosten rekenen bij je klant. Alleen als je de btw niet kunt verrekenen, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent, mag je de btw doorberekenen. Twijfel je, vraag het je boekhouder.
Incassokosten, rente en kosten van een incassobureau
- Incassokosten vergoeden je buitengerechtelijke werk, zoals aanmaningen en telefoontjes.
- Wettelijke (handels)rente komt daar los bovenop, vanaf het moment van verzuim.
- Een incassobureau rekent zijn kosten in de regel binnen dezelfde staffel. Je kunt bij een consument niet zowel jouw incassokosten als die van een bureau bovenop elkaar rekenen.
Veelgemaakte fouten
- Incassokosten op de eerste herinnering zetten zonder 14-dagentermijn bij particulieren.
- "Wij rekenen 15% incassokosten" zonder bedrag. Noem in de 14-dagenbrief het concrete bedrag.
- Het minimum vergeten: ook bij een factuur van € 50 is het minimum € 40.
- Termijn te kort: 14 dagen betekent 14 volle dagen na ontvangst, niet 14 dagen na de briefdatum.
- Btw over incassokosten rekenen terwijl je die zelf kunt aftrekken.
Checklist
- Is de vervaldatum verstreken en is de klant in verzuim?
- Particulier: heb je een 14-dagenbrief gestuurd met het exacte bedrag?
- Heb je de staffel goed toegepast, inclusief het minimum van € 40?
- Reken je rente apart van de incassokosten?
Stappenplan bij een onbetaalde factuur
- Controleer de factuur: is hij compleet, correct en bij de juiste persoon aangekomen?
- Stuur een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, met een betaallink.
- Bel of mail persoonlijk: vaak is er een simpele reden, zoals een factuur in de verkeerde inbox.
- Stuur een aanmaning: bij particulieren de 14-dagenbrief met het exacte bedrag aan incassokosten.
- Reken incassokosten en rente als de termijn ongebruikt verstrijkt.
- Geef de vordering uit handen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder als je klant blijft weigeren.
Kom je er samen niet uit, dan kun je naar de rechter. Vorderingen tot € 25.000 behandelt de kantonrechter; daar heb je geen advocaat nodig.
Voorbeeld van een 14-dagenbrief
"Beste meneer De Boer,
Op 2 september 2026 stuurden wij u factuur 2026-0131 van € 450,00 voor het schilderwerk aan uw schuur. De betalingstermijn is op 16 september verlopen en wij hebben nog geen betaling ontvangen.
Wij verzoeken u het bedrag van € 450,00 binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief over te maken op rekening NL00 BANK 0123 4567 89 onder vermelding van het factuurnummer, of te betalen via de link hieronder.
Betaalt u niet binnen deze termijn, dan zijn wij genoodzaakt incassokosten in rekening te brengen. Deze bedragen € 67,50 volgens de wettelijke staffel. Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet, ..."
Controle: 15% van € 450 = € 67,50, en dat is meer dan het minimum van € 40.
Incassokosten in je algemene voorwaarden
Bij zakelijke klanten kun je in je algemene voorwaarden afspreken hoe hoog de incassokosten zijn. Veel ondernemers verwijzen gewoon naar de wettelijke staffel: dat is duidelijk en houdt bij een rechter stand. Een vast hoog percentage, zoals 15% over elk bedrag, kan bij grotere vorderingen als onredelijk worden gezien. Bij consumenten heeft een afwijkende regeling in je voorwaarden geen effect als die voor de consument ongunstiger is dan de wet.
Voorkomen is beter
De meeste onbetaalde facturen worden alsnog betaald na een duidelijke herinnering. Je vergroot de kans op tijdige betaling als je direct na levering factureert, een concrete vervaldatum noemt, betalen makkelijk maakt met een betaallink en consequent herinneringen stuurt. Vraag bij nieuwe klanten of grote opdrachten een aanbetaling. Zie aanbetaling factureren.
Incassokosten bij zakelijke klanten: een rekenvoorbeeld
Een groothandel heeft een factuur van € 6.050 (inclusief btw) aan een restaurant niet betaald. De betalingstermijn van 30 dagen is verstreken. Er is niets afwijkends afgesproken, dus de wettelijke staffel geldt:
- 15% over de eerste € 2.500 = € 375
- 10% over de volgende € 2.500 = € 250
- 5% over de resterende € 1.050 = € 52,50
De incassokosten zijn dus € 677,50. Daarnaast mag de groothandel de wettelijke handelsrente rekenen vanaf de dag na de vervaldatum. Een 14-dagenbrief is bij een zakelijke klant niet verplicht, maar een laatste aanmaning met een korte termijn is wel verstandig voordat je verdere stappen zet.
Hoe hoog is de hoofdsom precies?
De hoofdsom is het bedrag dat je klant je nog verschuldigd is volgens de factuur, inclusief btw. Heeft je klant al een deel betaald, dan reken je met het restant. Rente die al is opgebouwd, tel je niet mee voor de staffel. Gaat het om meerdere openstaande facturen van dezelfde klant, laat je dan adviseren over de berekening: de regels daarvoor zijn minder eenvoudig dan de staffel doet vermoeden.
Zo doe je dit in StartInvoice
Met automatische betalingsherinneringen stel je zelf in na hoeveel dagen een herinnering en een aanmaning worden verstuurd. Elke herinnering bevat een link naar de openbare factuurpagina, waar je klant direct kan betalen via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account. Zo hoeft het vaak niet zover te komen. Komt het wel zover, dan bereken je het bedrag met de rekenhulp en neem je het op in je aanmaning.