Een factuur moet onder meer je naam en adres, die van je klant, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van wat je levert en de bedragen met btw per tarief bevatten. Die eisen komen uit artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting en uit de Handelsregisterwet.
Klinkt als een lange lijst, maar met een vaste aanpak zet je ze zonder nadenken op elke factuur. In dit artikel lees je welke gegevens verplicht zijn, welke extra vermeldingen gelden in bijzondere situaties, en welke fouten we in de praktijk het vaakst zien.
Waarom de eisen ertoe doen
Een factuur is niet alleen een betaalverzoek. Voor je zakelijke klant is het het bewijs dat hij de btw mag aftrekken. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst die aftrek bij je klant weigeren. Jij loopt het risico op correcties en vragen bij een boekenonderzoek. Een complete factuur voorkomt dus gedoe aan beide kanten, en wordt bovendien sneller betaald: een crediteurenadministratie legt onvolledige facturen vaak eerst even opzij.
De verplichte gegevens op een rij
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| Factuurnummer | Uniek en opeenvolgend, op basis van een of meer reeksen. Zie factuurnummer: regels en voorbeelden. |
| Jouw naam en adres | Je volledige (bedrijfs)naam en vestigingsadres. |
| Naam en adres van je klant | De volledige naam en het adres van de afnemer. |
| Jouw btw-identificatienummer | Het btw-id (begint met NL en eindigt op B gevolgd door twee cijfers). Niet je omzetbelastingnummer: dat gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. |
| Jouw KvK-nummer | Verplicht op grond van de Handelsregisterwet, ook op offertes en andere zakelijke correspondentie. |
| Omschrijving | Hoeveelheid en aard van de goederen, of omvang en aard van de diensten. |
| Leverdatum | De datum van levering of dienst, als die afwijkt van de factuurdatum. Bij een vooruitbetaling: de datum van ontvangst. |
| Eenheidsprijs exclusief btw | Plus eventuele kortingen die niet al in de eenheidsprijs zitten. |
| Bedrag per btw-tarief | Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per tarief (21%, 9% of 0%) of per vrijstelling. |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Het toegepaste tarief en het te betalen btw-bedrag. |
Een totaalbedrag is strikt genomen geen wettelijke eis, maar je klant verwacht het natuurlijk wel. Hetzelfde geldt voor je IBAN en een betalingstermijn: niet verplicht volgens de btw-wet, wel onmisbaar als je betaald wilt worden.
Rekenvoorbeeld: een factuur met twee tarieven
Stel, je bent ontwerper en je levert een klant 12 uur ontwerpwerk à € 80 per uur, plus 2 gedrukte boeken à € 30. Ontwerpwerk valt onder 21% btw, boeken onder 9%. Op je factuur splits je de btw per tarief:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerpwerk huisstijl, mei 2026 | 12 uur | € 80,00 | 21% | € 960,00 |
| Boek "Portfolio" (gedrukt) | 2 | € 30,00 | 9% | € 60,00 |
| Subtotaal | € 1.020,00 | |||
| Btw 21% over € 960,00 | € 201,60 | |||
| Btw 9% over € 60,00 | € 5,40 | |||
| Totaal | € 1.227,00 |
Let op de leverperiode in de omschrijving ("mei 2026"). Factureer je in juni voor werk uit mei, dan is dat precies de datum van levering die afwijkt van de factuurdatum. Wil je de btw snel narekenen, gebruik dan de btw-rekenhulp.
Extra vermeldingen in bijzondere situaties
In een aantal gevallen moet er meer op de factuur staan:
- Btw verlegd: de vermelding "btw verlegd" en het btw-id van je klant. Meer in btw verlegd: wanneer en hoe.
- Intracommunautaire levering: het btw-id van je klant en de vermelding "intracommunautaire levering" (of een verwijzing naar de vrijstelling). Zie intracommunautaire levering en ICP-opgave.
- Vrijgestelde prestaties: een verwijzing naar de vrijstelling, bijvoorbeeld "vrijgesteld van btw op grond van artikel 11 Wet OB".
- Kleineondernemersregeling: geen btw, wel de vermelding dat je de KOR toepast. Zie factureren met de KOR.
- Margeregeling: bijvoorbeeld "bijzondere regeling – gebruikte goederen".
- Factuur opgemaakt door je klant (self-billing): de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer".
- Creditfactuur: een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zie creditfactuur maken.
De vereenvoudigde factuur
Is het totaalbedrag niet hoger dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Daarop staan minimaal de factuurdatum, je naam en adres (of btw-id), wat je levert en het btw-bedrag, of de gegevens om dat te berekenen. Dat is handig voor kleine kassabonnen. Voor zakelijke klanten raden we toch een volledige factuur aan: die verwachten alle gegevens voor hun eigen administratie. De vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij onder meer intracommunautaire leveringen.
Wanneer moet je factureren?
Lever je aan een ondernemer, dan ben je verplicht een factuur uit te reiken. Dat moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering. Rond je een klus af op 5 augustus, dan stuur je de factuur dus uiterlijk op 15 september. Ook voor een vooruitbetaling van een zakelijke klant moet je een factuur maken.
Aan particulieren hoef je in de meeste gevallen geen factuur te sturen, al is het wel netjes en vaak handig. Lees meer in factureren aan particulieren.
Veelgemaakte fouten
- Omzetbelastingnummer in plaats van btw-id. Sinds 2020 heeft een eenmanszaak twee nummers. Op de factuur hoort het btw-id.
- Geen leverdatum. Factureer je achteraf, zet dan de periode of datum van de levering erbij.
- Btw niet per tarief gesplitst. Bij gemengde tarieven moet je het bedrag en de btw per tarief tonen.
- Vage omschrijvingen zoals "werkzaamheden". Beschrijf wat je hebt gedaan en hoeveel.
- Verstuurde factuur aanpassen. Een verstuurde factuur verander je niet; je corrigeert met een creditfactuur. Zie fout op je factuur corrigeren.
- KvK-nummer vergeten. Geen btw-eis, maar wel verplicht volgens de Handelsregisterwet.
Checklist voor je volgende factuur
- Staan je naam, adres, KvK-nummer en btw-id erop?
- Kloppen de naam en het adres van je klant?
- Heeft de factuur een uniek, opeenvolgend nummer en een factuurdatum?
- Staat de leverdatum of -periode erbij als die afwijkt?
- Is per regel duidelijk wat je levert, hoeveel en tegen welke prijs exclusief btw?
- Is de btw per tarief berekend en vermeld?
- Is er een bijzondere situatie (verlegd, EU, KOR) met een extra vermelding?
- Staan je betalingstermijn en IBAN erop?
Gegevens die niet verplicht zijn, maar wel slim
De wet geeft het minimum. Met een paar extra gegevens wordt je factuur sneller verwerkt en sneller betaald:
- Vervaldatum: een concrete datum is duidelijker dan "30 dagen".
- IBAN en tenaamstelling, of een betaallink voor iDEAL.
- Betalingskenmerk: vraag je klant het factuurnummer te vermelden.
- Inkoopordernummer of referentie van je klant: grotere organisaties keuren facturen zonder hun eigen referentie vaak af.
- Contactpersoon bij jou en bij je klant, voor vragen.
- Verwijzing naar je algemene voorwaarden of je offerte.
Een factuur per e-mail of als e-factuur
Je mag facturen digitaal versturen, bijvoorbeeld als PDF per e-mail. Je moet dan wel zorgen voor de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. In de praktijk betekent dat: een vaste werkwijze, een factuur die na verzending niet meer verandert, en een archief waarin je hem terugvindt. Steeds meer klanten vragen daarnaast om een e-factuur in UBL-formaat, die hun boekhouding automatisch inleest. Zie e-facturatie verplicht.
Factuur in een andere taal of valuta
De wet schrijft geen taal voor. Een Engelse factuur voldoet dus, zolang alle verplichte gegevens erop staan. Factureer je in een andere valuta en reken je Nederlandse btw, vermeld dan het btw-bedrag ook in euro. Zie factuur in het Engels.
Zo doe je dit in StartInvoice
In StartInvoice vul je je bedrijfsgegevens één keer in. Bij elke factuur voert de software een wettelijke controle uit voordat je hem definitief maakt: ontbreekt je KvK-nummer, staat er geen btw-id van je klant bij btw verlegd of mist er een omschrijving, dan krijg je een duidelijke melding. Het factuurnummer wordt pas toegekend bij het definitief maken, zodat de nummering altijd gatloos blijft. Je klant krijgt een PDF en een UBL-e-factuur, en kan direct online betalen. Bekijk de mogelijkheden bij factuur maken of kies een ontwerp uit de factuursjablonen.