Facturen voor freelancers

Typische factuursituaties voor freelancers

Freelancers werken vaak voor een mix van klanten: bureaus, eindklanten, binnenlandse en buitenlandse opdrachtgevers. Dat maakt factureren net wat ingewikkelder dan "uren keer tarief plus btw". Veelvoorkomende situaties:

• Werken via een bureau dat je uren doorfactureert aan de eindklant, vaak met een inkoopordernummer of projectcode.
• Een retainer: een vast aantal uren of een vast bedrag per maand.
• Buitenlandse klanten in de EU of daarbuiten.
• Projecten met een vaste prijs, gefactureerd in delen.

Btw bij buitenlandse klanten

Zakelijke klant in een ander EU-land

Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan geldt meestal de hoofdregel: de btw wordt verlegd naar je klant. Je factureert zonder Nederlandse btw, vermeldt "btw verlegd" (of in het Engels "VAT reverse charged") en zet het btw-nummer van je klant op de factuur. Controleer dat nummer in VIES. Daarnaast geef je de dienst op in je opgave intracommunautaire prestaties (ICP). Lees meer in btw verlegd en factureren naar het buitenland.

Zakelijke klant buiten de EU

Voor de meeste diensten aan ondernemers buiten de EU reken je ook geen Nederlandse btw. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij diensten die met onroerend goed of evenementen in Nederland te maken hebben. Twijfel je, check dan de regels bij de Belastingdienst.

Particulieren in het buitenland

Voor diensten aan particulieren gelden andere regels; vaak reken je dan wel Nederlandse btw, maar voor bijvoorbeeld digitale diensten kan boven een EU-brede drempel de btw van het land van je klant gelden. Check dit voordat je factureert.

Voorbeeldfactuur: Engelstalige factuur aan een Belgisch bureau

Je bent freelance motion designer en werkte 40 uur voor een bureau in Antwerpen, tegen € 80 per uur.

Het btw-nummer hierboven is een voorbeeld. In StartInvoice kies je bij de klant als taal Engels en als btw-regime "btw verlegd". De factuur, de e-mail en de betaalpagina worden in het Engels getoond, de juiste vermelding staat erop en de omzet komt in je btw-overzicht in rubriek 3b en op de ICP-opgave.

Werken via bureaus en grote opdrachtgevers

Bureaus en grote bedrijven verwerken facturen vaak via een inkoopsysteem. Zorg dat je hun inkoopordernummer of projectcode op de factuur zet; zonder dat nummer blijft je factuur soms weken liggen. Grote bedrijven moeten zzp'ers en het mkb binnen 30 dagen betalen. Sommige opdrachtgevers vragen een e-factuur in UBL; die maakt StartInvoice automatisch.

Wie is eigenlijk je klant?

Werk je via een bureau voor een eindklant, dan factureer je in de regel aan het bureau, niet aan de eindklant. Het bureau is je opdrachtgever en betaalt jou; de eindklant ziet jouw factuur meestal niet. Zet dus de naam, het adres en het btw-nummer van het bureau op de factuur, en vermeld eventueel de eindklant of het project in de omschrijving. Werk je via een bemiddelingsplatform, lees dan goed na aan wie je factureert. Soms factureert het platform namens jou (selfbilling), soms doe je het zelf.

Retainers en vaste afspraken

Werk je met een retainer, bijvoorbeeld 20 uur per maand voor een vast bedrag, zet dan een periodieke factuur klaar. Laat hem als concept aanmaken als je extra uren wilt toevoegen, of laat hem automatisch versturen als het bedrag altijd gelijk is.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Stuur eerst een offerte met duidelijke afspraken over scope, tarief en betalingstermijn.
• Factureer per maand of per mijlpaal, niet pas aan het eind van een project van een half jaar.
• Bied buitenlandse klanten creditcard of PayPal aan via je eigen betaalaccount, naast bankoverschrijving.
• Vraag vooraf wie de facturen verwerkt en naar welk e-mailadres ze moeten.
• Gebruik automatische herinneringen in het Nederlands of Engels.

Je eigen uitstraling

Als freelancer is je factuur een visitekaartje. Kies een sjabloon dat past bij je werk, met je eigen logo en kleuren. Bekijk de factuursjablonen.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.