Facturatie voor schoonmaak en onderhoud

Factureren in de schoonmaak en het onderhoud

Schoonmaak- en onderhoudsbedrijven hebben vaak veel vaste klanten met vaste bedragen, aangevuld met extra werk. Het risico zit niet in moeilijke berekeningen, maar in vergeten facturen en losse extra's die niet worden doorbelast. Typische situaties:

• Maandcontracten voor kantoren, winkels, praktijken of VvE's.
• Extra werk, zoals glasbewassing, vloeronderhoud of een opleveringsschoonmaak.
• Onderaanneming voor een groter schoonmaak- of facilitair bedrijf.
• Werk voor particulieren, zoals glazenwassen of tuin- en gevelonderhoud.
• Medewerkers die werk registreren en facturen voorbereiden.

Btw en regels

Schoonmaak- en onderhoudswerk valt in de regel onder 21% btw. Voor een aantal werkzaamheden aan woningen geldt een laag tarief; welke dat precies zijn en onder welke voorwaarden, lees je bij de Belastingdienst. Zie ook btw-tarieven.

Werk je als onderaannemer voor een ander schoonmaakbedrijf, dan kan de verleggingsregeling van toepassing zijn. Je factureert dan zonder btw, met de vermelding "btw verlegd" en het btw-nummer van je opdrachtgever. Of de regeling in jouw situatie geldt, hangt af van het soort werk en de opdrachtstructuur; check dit bij de Belastingdienst of je accountant. Lees meer in btw verlegd.

Voorbeeld: maandfactuur kantoorschoonmaak met extra werk

De contractregel komt elke maand automatisch uit een periodieke factuur. Laat die als concept klaarzetten, dan voeg je het extra werk toe en verstuur je alles in één factuur.

Veel klanten, veel regels

Heb je klanten met meerdere locaties of veel losse werkzaamheden, dan worden facturen al snel lang. Het sjabloon Compact zet veel regels overzichtelijk op één pagina. Vermeld per regel de locatie en de datum, zodat je klant snel kan controleren wat er is gedaan.

Werken met een team

Laat een planner of leidinggevende facturen voorbereiden met de rol medewerker. Die kan facturen maken en versturen, maar geen gebruikers beheren. Je boekhouder geef je de rol meekijker. Met de audit-trail zie je per factuur wie wat heeft gedaan. Zie meerdere bedrijven en team.

Prijsindexatie per 1 januari

Veel schoonmaakcontracten bevatten een jaarlijkse indexatie, bijvoorbeeld op basis van de cao-loonstijging of een prijsindex. Pas in december het bedrag in je periodieke facturen aan, zodat de januarifactuur meteen klopt. Eerder verstuurde facturen veranderen niet. Laat je klanten vooraf weten met welk percentage de prijs stijgt en waarop dat is gebaseerd; een onverwacht hoger bedrag op de factuur leidt vaak tot vragen en vertraging.

Betalingen bijhouden

Met tientallen maandfacturen is het lastig om bij te houden wie al heeft betaald. Importeer je bankafschrift (MT940, CAMT.053 of CSV) en StartInvoice doet voorstellen om betalingen aan openstaande facturen te koppelen. Klanten die online betalen, worden automatisch verwerkt.

Facturen per post

Sommige klanten, zoals VvE's met een vrijwillige penningmeester, willen hun factuur op papier. Gebruik dan het sjabloon Vensterenvelop, zodat het adres precies in het venster valt.

VvE's en vastgoedbeheerders

Werk je voor een VvE of beheerder met meerdere panden? Maak per pand een aparte factuur of zet de locatie duidelijk in de omschrijving, afhankelijk van wat je klant wil. Geef de financiële afdeling toegang tot het klantportaal, zodat ze alle facturen op één plek vinden en kunnen downloaden.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer contracten vooraf, aan het begin van de maand, als dat in je contract staat.
• Vergeet extra werk niet. Noteer het direct en zet het op de eerstvolgende factuur.
• Gebruik automatische herinneringen. Bij veel kleine facturen scheelt dat uren per maand.
• Zet iDEAL aan voor particulieren en kleine zakelijke klanten.
• Importeer je bankafschrift om betalingen snel aan facturen te koppelen.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.