Eén plek voor al je facturen, voor je klant

Klanten die vaker van je afnemen, krijgen veel facturen. Die raken verspreid over hun mailbox, belanden in de spam of worden doorgestuurd naar een collega die er niets mee doet. Met het klantportaal heeft je klant één overzicht: alle facturen, wat er nog openstaat en een knop om direct te betalen.

Voor wie?

  • Bedrijven met vaste klanten en periodieke facturen, zoals webbureaus, schoonmaakbedrijven en ICT-dienstverleners.
  • Dienstverleners met veel losse facturen per klant, zoals transportbedrijven, cateraars en installateurs.
  • Klanten met een eigen administratie, die PDF's en e-facturen per periode willen downloaden.

Factuurlink of klantportaal?

Elke factuur heeft al een eigen beveiligde link. Je klant opent die zonder account en kan de factuur bekijken, downloaden en betalen. Voor de meeste klanten is dat genoeg. Het klantportaal is een extra laag: één account waarin de klant al zijn facturen ziet. Jij bepaalt per klant of hij een uitnodiging krijgt.

Hoe werkt het?

  1. Open de klant en klik op "Uitnodigen voor klantportaal". Vul het e-mailadres van de contactpersoon in.
  2. Je klant maakt een account en kiest een wachtwoord. Tweestapsverificatie is beschikbaar.
  3. Je klant ziet al zijn facturen, met status: openstaand, verlopen, betaald of gecrediteerd.
  4. Hij downloadt PDF's en UBL-bestanden en betaalt openstaande facturen online, bijvoorbeeld met iDEAL.

Klant bij meerdere bedrijven

Is iemand klant bij meerdere bedrijven die StartInvoice gebruiken? Dan ziet hij al die facturen in hetzelfde account, netjes per leverancier gescheiden. Eén login in plaats van tien.

Praktijkvoorbeeld

Een schoonmaakbedrijf factureert maandelijks twaalf kantoorpanden van een vastgoedbeheerder, elk met een eigen factuur. De financiële afdeling van de beheerder krijgt toegang tot het klantportaal. Elke maand downloadt ze alle facturen in één keer en betaalt ze ze in één ronde. Geen vragen meer als "kun je factuur 2026-0412 nog een keer sturen?".

Wat merkt je klant ervan?

Na de uitnodiging krijgt je klant een e-mail met een link om zijn account te activeren. Daarna logt hij in op een overzichtelijke pagina. Bovenaan ziet hij het totaal dat nog openstaat, daaronder al zijn facturen met de status. Hij kan filteren op bijvoorbeeld alleen openstaande facturen, elke factuur openen, downloaden en openstaande facturen online betalen. Krijgt hij een nieuwe factuur, dan ontvangt hij gewoon de e-mail zoals altijd; de factuur staat dan ook direct in het portaal.

Wanneer heb je het niet nodig?

Stuur je een klant één of twee facturen per jaar, dan is de factuurlink genoeg. Het portaal loont vooral bij klanten met veel facturen, met een aparte administratie of met meerdere contactpersonen die facturen moeten kunnen terugvinden.

Veilig en privé

  • Klanten zien alleen hun eigen facturen, nooit die van anderen.
  • Concepten zijn niet zichtbaar; alleen definitieve facturen en creditfacturen.
  • Toegang kun je per klant op elk moment intrekken.
  • Tweestapsverificatie is beschikbaar voor klanten.

Tips

  • Nodig de juiste persoon uit. Vaak is dat de crediteurenadministratie, niet je opdrachtgever.
  • Combineer met online betalen. Met iDEAL en andere methoden betaalt je klant direct vanuit het portaal.
  • Stuur de e-factuur mee. Klanten die UBL inlezen, kunnen die ook uit het portaal halen.
  • Gebruik herinneringen. Het portaal vervangt de automatische herinneringen niet; ze vullen elkaar aan.

Het klantportaal is optioneel en zit in StartInvoice. Probeer het zes maanden gratis: maak een account.