Voor wie is dit?
Veel ondernemers hebben meer dan één bedrijf. Een holding met een werkmaatschappij, twee bv's voor verschillende activiteiten, een eenmanszaak naast een bv, of een administratiekantoor dat de facturatie voor klanten doet. En ook in één bedrijf factureer je vaak niet alleen. Een medewerker maakt de facturen, de eigenaar keurt goed en de accountant kijkt mee.
Meerdere bedrijven met één login
In StartInvoice maak je zoveel bedrijven aan als je nodig hebt. Je wisselt er met één klik tussen. Elk bedrijf is volledig gescheiden:
- eigen bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-id;
- eigen klanten en artikelen;
- eigen factuurnummering, zodat elke reeks doorlopend en gatloos blijft;
- eigen sjablonen en huisstijl;
- eigen betaalmethoden, bijvoorbeeld een ander Mollie-account per bedrijf;
- eigen abonnement en proefperiode.
Dat is belangrijk, omdat elk bedrijf voor de Belastingdienst een eigen administratie heeft. Facturen van bv A mogen niet in de nummerreeks van bv B terechtkomen.
Rollen: wie mag wat?
| Rol | Mag | Typisch voor |
|---|---|---|
| Eigenaar | Alles, inclusief gebruikers en abonnement beheren | De ondernemer |
| Medewerker | Alles behalve gebruikersbeheer: facturen, offertes, klanten, betalingen | Administratie, projectleider |
| Meekijker | Alleen lezen | De accountant of boekhouder |
Je kent rollen per bedrijf toe. Je accountant kan dus meekijker zijn bij al je bedrijven, terwijl een medewerker alleen toegang heeft tot de werkmaatschappij.
Zo stel je het in
- Maak een extra bedrijf aan via het bedrijvenmenu. Vul de gegevens in en kies je nummerreeks.
- Nodig gebruikers uit met hun e-mailadres en kies hun rol.
- Stel per bedrijf je sjabloon, betaalmethoden en koppelingen in.
- Wissel tussen bedrijven via het menu bovenin.
Praktijkvoorbeeld
Een ondernemer heeft een holding en twee werkmaatschappijen: een installatiebedrijf en een verhuurbedrijf van materieel. De holding factureert maandelijks een managementvergoeding aan beide werkmaatschappijen, als periodieke factuur. Het installatiebedrijf heeft een medewerker die offertes en facturen maakt. De accountant is meekijker bij alle drie en haalt per kwartaal de accountant-bundel op. Elke bv heeft zijn eigen nummering en btw-overzicht.
Voor administratiekantoren en boekhouders
Verzorg je de facturatie voor klanten? Laat de ondernemer het bedrijf zelf aanmaken en jou uitnodigen als medewerker. Zo blijft duidelijk van wie de administratie is, terwijl jij met één login voor al je klanten werkt. Je ziet per bedrijf welke facturen openstaan, welke concepten nog klaarstaan en wat er dit kwartaal aan btw is gefactureerd. Wissel je tussen bedrijven, dan wisselt alles mee: klanten, nummering, sjablonen en instellingen. Je kunt dus niet per ongeluk een factuur van de ene klant in de reeks van de andere maken.
Veiligheid en controle
- Tweestapsverificatie voor alle gebruikers.
- Overzicht van logins, zodat je ziet wie wanneer heeft ingelogd.
- Audit-trail per factuur: wie de factuur heeft gemaakt, definitief gemaakt, verstuurd of gecrediteerd, en wanneer.
Tips
- Geef iedereen de laagste rol die volstaat. Een accountant hoeft geen facturen te kunnen versturen.
- Gebruik een duidelijk prefix per bedrijf in je factuurnummer, zodat je klanten en accountant ze uit elkaar houden. Zie factuurnummer.
- Controleer de gegevens per bedrijf. KvK-nummer en btw-id verschillen per bv.
Elk bedrijf heeft zijn eigen proefperiode van zes maanden en daarna een eigen abonnement, vanaf € 1,99 per maand. Bekijk de prijzen of lees meer over facturatie voor het mkb en kleine bv's.