Waarom een goede offerte het halve werk is
Een offerte legt vast wat je gaat doen, voor welke prijs en tot wanneer het aanbod geldt. Een heldere offerte voorkomt discussie achteraf: als de klant akkoord heeft gegeven op een duidelijke omschrijving, is de factuur daarna geen verrassing. Dat scheelt vragen, en vragen kosten tijd en geld.
Voor wie?
Voor iedereen die vooraf een prijs afspreekt: aannemers, installateurs, fotografen, webdesigners, consultants, hoveniers, cateraars. Ook als je meestal op uurbasis werkt, is een offerte met een inschatting prettig voor je klant.
Zo werkt het, stap voor stap
- Maak een offerte zoals je een factuur maakt: klant, regels, btw. Je kunt dezelfde artikelen en vrije regels gebruiken.
- Stel een geldigheidsdatum in, bijvoorbeeld 30 dagen. Zo voorkom je dat een klant na een half jaar nog een oude prijs claimt.
- Verstuur als link en PDF. Je klant opent de offertepagina en ziet alles overzichtelijk.
- Je klant accepteert online. Hij vult zijn naam in en klikt op akkoord. StartInvoice legt datum, naam en IP-adres vast. Jij krijgt meteen bericht.
- Zet om naar een factuur. Met één klik worden alle regels overgenomen. Werk je met een aanbetaling, dan factureer je eerst een deel en later de rest.
Praktijkvoorbeeld: offerte met aanbetaling
Een fotograaf maakt een offerte voor een bruiloft van € 1.800 inclusief btw. Na akkoord stuurt ze een aanbetalingsfactuur van 30% (€ 540). Na de bruiloft volgt de eindfactuur van € 1.260, met verwijzing naar de aanbetaling. Beide facturen komen uit dezelfde offerte, dus er gaat niets verloren. Meer hierover lees je in aanbetaling factureren.
| Document | Bedrag incl. btw | Moment |
|---|---|---|
| Offerte OFF-2026-0012 | € 1.800,00 | Bij aanvraag |
| Aanbetalingsfactuur (30%) | € 540,00 | Na akkoord |
| Eindfactuur (70%) | € 1.260,00 | Na de bruiloft |
Wat zet je in een offerte?
- Je bedrijfsgegevens en KvK-nummer. Volgens de Handelsregisterwet hoort je KvK-nummer ook op offertes.
- Een concrete omschrijving van het werk, liefst met wat er niet onder valt.
- Prijzen exclusief en inclusief btw. Voor particulieren is de prijs inclusief btw leidend.
- De geldigheidsduur.
- Betaalafspraken, zoals een aanbetaling of termijnen.
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, als je die gebruikt.
Uitgebreide tips staan in ons artikel offerte maken.
Tips om vaker "ja" te horen
- Stuur snel. Een offerte die binnen een dag binnen is, maakt indruk.
- Maak accepteren makkelijk. Een knop werkt beter dan "print, teken, scan en mail terug".
- Bied opties. Zet een basispakket en een uitgebreide variant als aparte regels, zodat je klant kan kiezen.
- Volg op. In het overzicht zie je welke offertes nog openstaan en welke binnenkort verlopen.
Wat als de klant iets wil aanpassen?
Komt er na het versturen een wijziging, bijvoorbeeld een extra kamer die geschilderd moet worden of een kortere levertijd? Pas de offerte aan zolang hij nog niet is geaccepteerd, of maak een nieuwe versie. Is de offerte al geaccepteerd, dan leg je meerwerk vast in een aanvullende offerte. Zo is altijd duidelijk welke prijs bij welke afspraak hoort, en kun je op de factuur precies verwijzen naar wat is goedgekeurd.
Offertes en je factuurlimiet
Offertes krijgen een eigen nummerreeks en tellen niet mee voor het aantal facturen in je abonnement. Bekijk de prijzen of lees hoe je daarna de factuur maakt.