Facturatie voor klusbedrijven

Factureren als klusbedrijf

Een klusbedrijf of zelfstandige klusser werkt vooral voor particulieren, met veel kleine en middelgrote opdrachten. Dat betekent veel facturen, veel verschillende werkzaamheden en klanten die snel willen weten waar ze aan toe zijn. De meest voorkomende situaties:

• Kleine klussen op uurbasis, met voorrijkosten en klein materiaal.
• Klussen met een vaste prijs, zoals een vloer leggen of een kast inbouwen.
• Combinaties van werk, bijvoorbeeld timmerwerk en schilderwerk in één opdracht.
• Werk voor verhuurders, VvE's of een aannemer, soms in onderaanneming.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Je factuur bevat je naam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van de klant, een uniek en doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, de datum van het werk, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Vermeld ook het adres waar je gewerkt hebt; dat is van belang voor het btw-tarief. Zie de factuureisen.

Btw-tarieven: 21% als hoofdregel, 9% voor bepaalde woningklussen

Het meeste klussenwerk valt onder 21%: timmerwerk, tegelwerk, het plaatsen van deuren, keukens of schuttingen, en de materialen die je daarbij levert. Voor een paar soorten werk aan woningen geldt 9%:

• schilderen, stukadoren en behangen van woningen ouder dan 2 jaar;
• isoleren van woningen ouder dan 2 jaar (voor de arbeid; het isolatiemateriaal valt onder 21%);
• schoonmaken in woningen, ongeacht de leeftijd van de woning.

Combineer je in één opdracht werk tegen 9% en werk tegen 21%, dan moet je dat splitsen in je offerte en op je factuur. Voor materialen geldt in de regel 21%; vraag bij twijfel na bij de Belastingdienst hoe je arbeid en materiaal bij een specifieke klus verdeelt. Meer over btw-tarieven.

Btw verlegd

Werk je als onderaannemer voor een aannemer of een ander bouwbedrijf, dan is de btw in de regel verlegd. Je zet "btw verlegd" en het btw-nummer van je opdrachtgever op de factuur. Werk je voor de eigenaar of bewoner zelf, dan reken je gewoon btw.

Kleineondernemersregeling

Klus je naast een baan of in deeltijd en blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de KOR gebruiken. Je rekent dan geen btw en StartInvoice zet de verplichte vermelding op de factuur. Lees meer in de KOR uitgelegd.

Betalingstermijn

Spreek je niets af, dan geldt 30 dagen. Voor particulieren is 14 dagen gebruikelijk, mits je die termijn vooraf hebt afgesproken.

Voorbeeldfactuur: binnenklussen bij een particulier

Je plaatst een nieuwe binnendeur en schildert daarna het plafond en de wanden van de woonkamer, in een woning uit 1998.

Door de datum per regel te vermelden, is meteen duidelijk wanneer welk werk is uitgevoerd. StartInvoice berekent de btw per tarief en telt alles op.

Van offerte naar factuur

Particulieren willen vooraf weten wat een klus kost. Stuur een offerte die de klant online kan accepteren. Na afloop zet je de offerte om in een factuur en pas je alleen aan wat afwijkt, zoals extra uren of meerwerk. Vraag bij duurdere klussen een aanbetaling, bijvoorbeeld voor de materialen, en registreer die als deelbetaling. Op de eindfactuur staat dan alleen nog het restbedrag open.

Meerwerk en klussen die uitlopen

Bij klussen kom je vaak iets tegen wat niet in de offerte stond: rot hout achter een plint, een leiding die verlegd moet worden, een extra laag verf. Bespreek meerwerk altijd met de klant voordat je eraan begint, en zet het op de factuur als aparte regel met een korte uitleg. Zo ziet de klant direct wat er bovenop de afgesproken prijs is gekomen en waarom. Werk je een paar dagen aan dezelfde klus, noteer dan per dag wat je hebt gedaan. Dat maakt de factuur controleerbaar en voorkomt discussie over het aantal uren.

Werk je met vaste klanten, zoals een verhuurder die je regelmatig inschakelt voor kleine reparaties, spreek dan af dat je per maand factureert. Je verzamelt de klussen en stuurt één overzichtelijke factuur, met per klus het adres en de datum.

Facturen per post

Niet elke klant leest zijn e-mail. Voor oudere klanten of klanten die liever papier hebben, gebruik je het sjabloon Vensterenvelop: het adres staat precies op de plek van het venster, zodat je de factuur zo kunt vouwen en versturen.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Stuur de factuur dezelfde dag, het liefst nog voor je de deur uit gaat.
• Zet een iDEAL-betaallink op de factuur, via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account.
• Zet automatische herinneringen aan, zodat een vergeten factuur niet blijft liggen.
• Spreek de betalingstermijn vooraf af in je offerte.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.