Factureren voor consultants en adviseurs

Hoe consultants en adviseurs factureren

Advieswerk is maatwerk, en dat zie je terug in de facturen. De ene opdracht reken je per uur af, de andere tegen een vaste projectprijs en weer een andere als maandelijkse retainer. Je klanten zijn vaak middelgrote of grote organisaties met een eigen inkoopproces. Typische situaties:

• Uren per maand, met een korte omschrijving van de werkzaamheden.
• Vaste projectprijs, gefactureerd in mijlpalen.
• Retainer: een vast bedrag per maand voor een vast aantal uren of beschikbaarheid.
• Doorbelaste kosten, zoals reiskosten of zaalhuur voor een workshop.
• Buitenlandse opdrachtgevers, vaak met een Engelstalige factuur.

Regels die vaak voorkomen

Btw op advies

Adviesdiensten vallen in de regel onder 21% btw. Geef je trainingen of opleidingen, dan kan onder voorwaarden een vrijstelling gelden, bijvoorbeeld voor beroepsopleidingen door een instelling die is ingeschreven in het CRKBO-register. Dat is een specifieke regeling; check bij de Belastingdienst of hij op jouw opleidingen van toepassing is voordat je zonder btw factureert.

Doorbelaste kosten

Kosten die je in het kader van je opdracht maakt en doorberekent, zoals reiskosten, horen bij je dienst. Je rekent daarover in de regel hetzelfde btw-tarief als over je advies. Alleen kosten die je echt namens en voor rekening van je klant betaalt (zogenoemde verschotten), vallen daarbuiten. Twijfel je, overleg dan met je accountant.

Buitenlandse klanten

Adviseer je een onderneming in een ander EU-land, dan wordt de btw meestal verlegd. Je zet "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant op de factuur en neemt de dienst op in de ICP-opgave. Zie factureren naar het buitenland.

Betalingstermijn bij grote klanten

Grote bedrijven moeten het mkb en zzp'ers binnen maximaal 30 dagen betalen. Tussen bedrijven onderling mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Leg de termijn vast in je opdrachtbevestiging. Zie betalingstermijn.

Voorbeeldfactuur: uren en kosten

Je bent interim-adviseur financiën en werkte in oktober voor een zorginstelling.

Het kilometertarief is een afspraak tussen jou en je klant. Zet het inkoopordernummer van je klant in het referentieveld, anders kan de factuur blijven hangen in de goedkeuringsroute.

Retainers automatisch factureren

Een retainer van bijvoorbeeld € 2.500 per maand voor strategisch advies zet je één keer klaar als periodieke factuur. Komen er extra uren bij, laat de factuur dan als concept aanmaken en voeg een regel toe voordat je verstuurt.

Projecten met een vaste prijs

Werk je tegen een vaste prijs, factureer dan in mijlpalen die je vooraf in de offerte vastlegt. Bijvoorbeeld 40% bij de start, 30% na de tussenrapportage en 30% na de eindpresentatie. Zo financier je niet het hele project voor. Verwijs op elke factuur naar de offerte en de mijlpaal, zodat je opdrachtgever direct ziet waar de factuur bij hoort. Loopt een project uit door wensen van de klant, leg meerwerk dan schriftelijk vast voordat je het uitvoert.

Een uitstraling die past

Je klanten zijn gewend aan professionele documenten. Het sjabloon Elegant, met een rustig schreeflettertype, sluit daarop aan. Gebruik je eigen logo en kleuren en bekijk de andere factuursjablonen. Vraagt een grote opdrachtgever om een e-factuur? Die maakt StartInvoice automatisch.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Vraag bij de start naar het inkoopproces: welk ordernummer, welk e-mailadres, wie keurt goed.
• Stuur een urenspecificatie mee, zodat je contactpersoon de factuur zonder vragen kan goedkeuren.
• Factureer maandelijks, ook bij langere projecten.
• Gebruik automatische herinneringen en bel bij grote bedragen na de tweede herinnering.
• Geef je accountant een meekijkaccount, zodat hij zelf de cijfers kan ophalen.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account of lees ook over facturatie voor ICT-professionals.