Facturatie voor installateurs

Typische factuursituaties voor installateurs

Installateurs werken voor particulieren, bedrijven en aannemers, en elk soort klant vraagt om een andere factuur. Veelvoorkomende situaties:

• Vervanging of installatie bij particulieren, zoals een nieuwe cv-ketel, een warmtepomp of een groepenkast.
• Storingen en reparaties, met voorrijkosten, arbeid en onderdelen.
• Onderaanneming voor een bouwbedrijf of hoofdinstallateur, met btw verlegd.
• Onderhoudscontracten voor ketels, ventilatie of airco.
• Zonnepanelen op of bij woningen.

Btw-regels voor installateurs

21% als hoofdregel

Installatiewerk en materialen vallen in de regel onder 21% btw. Dat geldt ook voor het leveren en plaatsen van bijvoorbeeld cv-ketels en warmtepompen.

Zonnepanelen: 0%

Voor de levering en installatie van zonnepanelen op of bij woningen geldt sinds 1 januari 2023 het nultarief. Je rekent dan 0% btw. Voor zonnepanelen op bedrijfspanden geldt dat niet. Check de precieze voorwaarden bij de Belastingdienst, bijvoorbeeld voor bijbehorende onderdelen zoals omvormers.

Btw verlegd bij onderaanneming

Werk je als onderaannemer in de bouw, bijvoorbeeld voor een aannemer die een woningbouwproject realiseert, dan geldt in veel gevallen de verleggingsregeling. Je zet "btw verlegd" en het btw-nummer van je opdrachtgever op de factuur en rekent geen btw. Werk je rechtstreeks voor de eigenaar van een woning of pand, dan reken je gewoon btw. Zie btw verlegd.

Voorbeeldfactuur: vervanging cv-ketel bij een particulier

De ketel en het materiaal kies je uit je artikelen, met optioneel voorraadbeheer. De uren vul je als vrije regel in. Zet de datum van de werkzaamheden in de omschrijving, dan is de leverdatum duidelijk.

Offerte, aanbetaling en termijnen

Voor grotere klussen, zoals een warmtepomp of een complete badkamerinstallatie, stuur je eerst een offerte. De klant accepteert online. Bij dure apparatuur is een aanbetaling bij opdracht gebruikelijk; zo financier je de inkoop niet zelf voor. Zie aanbetaling factureren. Bij projecten in onderaanneming factureer je vaak in termijnen op basis van de voortgang.

Onderhoudscontracten

Een jaarlijks onderhoudsabonnement voor een cv-ketel of warmtepomp zet je één keer klaar als periodieke factuur, per maand of per jaar. StartInvoice maakt en verstuurt de facturen automatisch.

Storingen en voorrijkosten

Bij een storing weet je vooraf niet hoe lang het duurt en welke onderdelen nodig zijn. Vermeld op de factuur apart de voorrijkosten, de bestede tijd en de gebruikte onderdelen, met de datum van het bezoek. Zo ziet je klant precies waarvoor hij betaalt. Werk je met een vast starttarief, bijvoorbeeld voorrijden plus het eerste halfuur, maak er dan een artikel van met een vaste prijs, zodat je monteurs het altijd op dezelfde manier factureren.

Subsidies en de factuur

Klanten die subsidie aanvragen voor bijvoorbeeld een warmtepomp, hebben vaak een factuur nodig met specifieke gegevens, zoals merk, type en installatiedatum. Vraag vooraf welke gegevens de klant nodig heeft en zet ze in de omschrijving. Een factuur die je later moet aanpassen, betekent een creditfactuur en een nieuwe factuur.

Werken met monteurs

Laat je planner of monteurs facturen voorbereiden met de rol medewerker. Die kan facturen maken en versturen, maar geen gebruikers beheren. Met de audit-trail zie je per factuur wie wat heeft gedaan. Je accountant krijgt een meekijkaccount. Zie meerdere bedrijven en team.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na de klus, het liefst dezelfde dag.
• Laat particulieren betalen met iDEAL. Je kunt de factuur na afloop meteen per e-mail sturen.
• Vraag een aanbetaling bij dure apparatuur.
• Vermeld bij zakelijke klanten het werkadres en het ordernummer.
• Gebruik het sjabloon Vensterenvelop voor klanten die hun factuur per post willen.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account of lees ook over facturatie in de bouw.