Aan particulieren ben je in de meeste gevallen niet verplicht een factuur te sturen, maar het is wel netjes en vaak handig. Doe je het, dan toon je prijzen inclusief btw, en gelden er extra beschermingsregels als je klant te laat betaalt, zoals de verplichte 14-dagenbrief voordat je incassokosten mag rekenen.
Consumenten worden door de wet beter beschermd dan bedrijven. Dat merk je bij je prijzen, je voorwaarden en bij het innen van openstaande bedragen. Hieronder de belangrijkste regels op een rij.
Moet je een factuur sturen?
De factuurplicht uit de btw-wet geldt vooral voor leveringen aan ondernemers. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur uit te reiken. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij afstandsverkopen aan particulieren in andere EU-landen.
Toch zijn er goede redenen om het wel te doen:
- Je klant weet precies wat hij moet betalen, en wanneer.
- Je hebt een vaste datum waarop de betalingstermijn ingaat.
- Je administratie is compleet en controleerbaar.
- Particulieren hebben een factuur soms nodig voor garantie, verzekering of een subsidie.
Prijzen inclusief btw
Aan consumenten moet je prijzen tonen inclusief btw en andere onvermijdbare kosten. Dat geldt voor je website, je offerte en je prijslijst. Een prijs als "€ 50 excl. btw" in een aanbod aan particulieren is misleidend, want de klant betaalt uiteindelijk € 60,50.
Op de factuur zelf is het gebruikelijk de bedragen inclusief btw te tonen, met daaronder de btw-specificatie. Zo ziet je klant hetzelfde bedrag als in je offerte.
Voorbeeld: factuur van een schilder
Een schilder schildert de woonkamer van een woning die ouder is dan twee jaar. Voor het arbeidsloon bij schilderen van zo'n woning geldt 9% btw, voor de verf 21%.
| Omschrijving | Excl. btw | Btw | Incl. btw |
|---|---|---|---|
| Arbeid schilderwerk, 16 uur | € 800,00 | 9% = € 72,00 | € 872,00 |
| Verf en materiaal | € 200,00 | 21% = € 42,00 | € 242,00 |
| Totaal te betalen | € 1.114,00 |
Controleer altijd of het verlaagde tarief voor jouw werk geldt. Meer in btw-tarieven, en reken bedragen om met de btw-rekenhulp.
Wat zet je op een factuur aan een particulier?
- Je naam, adres, KvK-nummer en contactgegevens.
- Naam en adres van je klant.
- Factuurnummer en factuurdatum.
- Omschrijving van het werk of de producten, met datum.
- Bedragen en btw, met een duidelijk totaal inclusief btw.
- Vervaldatum en hoe je klant kan betalen (IBAN of betaallink).
Je btw-id is bij facturen aan particulieren niet in alle gevallen verplicht, maar het kan geen kwaad. Gebruik je dezelfde factuur voor zakelijke en particuliere klanten, laat het dan gewoon staan.
Betalingstermijn en te laat betalen
Met particulieren spreek je zelf een termijn af, bijvoorbeeld 14 dagen. Betaalt je klant niet op tijd, dan gelden strengere regels dan bij bedrijven:
- Stuur eerst een vriendelijke herinnering.
- Wil je incassokosten kunnen rekenen, stuur dan de 14-dagenbrief. Daarin geef je de klant 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst, en noem je het exacte bedrag aan incassokosten dat je rekent als hij niet betaalt.
- Pas daarna mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel (minimaal € 40). Daarvan mag je bij consumenten niet in hun nadeel afwijken.
- Rente: bij consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties, niet de hogere handelsrente.
Meer in incassokosten berekenen en herinnering en aanmaning.
Andere consumentenregels die je moet kennen
- Vooruitbetaling bij koop: bij de verkoop van producten aan een consument mag je hem niet verplichten om meer dan de helft van de prijs vooruit te betalen. Zie aanbetaling factureren.
- Herroepingsrecht: sluit je een overeenkomst online, telefonisch of buiten je winkel (bijvoorbeeld bij de klant thuis), dan heeft de consument in veel gevallen 14 dagen bedenktijd. Informeer hem daar vooraf over.
- Algemene voorwaarden: bepalingen die consumenten onredelijk benadelen, kunnen worden vernietigd. De wet noemt een zwarte en een grijze lijst van zulke bepalingen.
- Privacy: je verwerkt persoonsgegevens. Bewaar ze veilig en niet langer dan nodig (de fiscale bewaartermijn is 7 jaar).
Veelgemaakte fouten
- Offertes exclusief btw aan particulieren, waardoor de factuur hoger uitvalt dan de klant verwachtte.
- Direct incassokosten rekenen zonder 14-dagenbrief.
- Handelsrente rekenen aan een consument.
- Volledige vooruitbetaling eisen bij de verkoop van producten.
- Zakelijke algemene voorwaarden ongewijzigd gebruiken voor consumenten.
Betaalmethoden voor particulieren
Particulieren betalen het liefst zo makkelijk mogelijk. Een rekeningnummer met factuurnummer werkt, maar vraagt overtypen. Een betaallink waarmee je klant direct met iDEAL betaalt, verlaagt die drempel. Bij kleine bedragen of eenmalige klanten kun je ook vragen om direct te betalen bij levering, bijvoorbeeld met een pinautomaat.
Checklist: factuur aan een particulier
- Zijn de prijzen in je offerte inclusief btw, en sluit de factuur daarop aan?
- Is het totaalbedrag inclusief btw duidelijk zichtbaar?
- Staat er een concrete vervaldatum op?
- Kan je klant makkelijk betalen, bijvoorbeeld met een betaallink?
- Kloppen je algemene voorwaarden met de regels voor consumenten?
- Weet je wat je doet als je klant niet betaalt (herinnering, 14-dagenbrief)?
Factuur aan een particulier met de KOR
Pas je de kleineondernemersregeling toe, dan reken je geen btw. Je toont dan gewoon de prijs die de klant betaalt, en vermeldt op de factuur dat je de KOR toepast. Voor particulieren is dat vaak gunstig: je kunt een lagere prijs vragen of meer marge houden. Zie factureren met de KOR.
Kort samengevat
Prijzen inclusief btw, een duidelijke vervaldatum, makkelijk betalen, en bij te late betaling eerst een 14-dagenbrief. Dan factureer je particulieren correct en klantvriendelijk.
Zo doe je dit in StartInvoice
Markeer een klant in StartInvoice als particulier. De factuur toont dan een duidelijk totaal inclusief btw, met de btw-specificatie per tarief. Je klant ontvangt een link naar de openbare factuurpagina en kan direct betalen met iDEAL via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account (zie online betalen). Met automatische herinneringen stel je zelf in wanneer een herinnering en een aanmaning worden verstuurd, met teksten die je aanpast aan de eisen van de 14-dagenbrief.