Facturen voor fotografen

Typische factuursituaties voor fotografen

Als fotograaf werk je voor heel verschillende klanten. Een bruidspaar dat een jaar van tevoren boekt, een bedrijf dat portretten van het team wil, een tijdschrift dat beelden licentieert, of een particulier die een afdruk koopt. Elke situatie vraagt om een iets andere factuur:

• Shoots voor particulieren, zoals bruiloften, gezinsshoots en portretten, vaak met een aanbetaling.
• Zakelijke opdrachten, zoals bedrijfsreportages, productfotografie of evenementen.
• Gebruiksrechten en licenties voor publicatie.
• Losse producten, zoals albums, prints en canvassen.

Btw voor fotografen

De meeste diensten en producten van fotografen vallen onder het algemene tarief van 21%: shoots, reportages, bewerking, digitale bestanden en albums. Voor de levering van kunstvoorwerpen door de maker geldt onder strikte voorwaarden 9%. Bij foto's gaat het dan om afdrukken die de fotograaf zelf heeft gemaakt of onder zijn toezicht heeft laten afdrukken, die zijn gesigneerd en genummerd en in een kleine, beperkte oplage verschijnen. Een gewone set prints van een gezinsshoot valt daar niet onder. Check de precieze voorwaarden bij de Belastingdienst voordat je 9% rekent.

Werk je voor een tijdschrift of bureau in een ander EU-land, dan wordt de btw meestal verlegd. Zie btw verlegd. Blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de kleineondernemersregeling overwegen.

Voorbeeld: bruiloft met aanbetaling

Een bruidspaar boekt een reportage van een hele dag plus een album. Je stuurt eerst een offerte die ze online accepteren. Daarna volgen twee facturen.

• Factuur 1, na akkoord: aanbetaling van 30%, € 690,00 inclusief btw.
• Factuur 2, na levering: het restant van € 1.610,00 inclusief btw, met verwijzing naar de aanbetaling.

Over een aanbetaling ben je al btw verschuldigd op het moment dat je hem ontvangt of factureert. Daarom staat ook op de aanbetalingsfactuur de btw. Meer in aanbetaling factureren.

Particulier of zakelijk: wat is het verschil?

Aan particulieren communiceer je prijzen inclusief btw; dat is ook verplicht in advertenties en op je website. Zakelijke klanten denken juist in bedragen exclusief btw, omdat zij de btw kunnen aftrekken. Op de factuur staan altijd beide: het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal. Bij zakelijke klanten vermeld je hun bedrijfsnaam en, waar nodig, hun btw-nummer. Voor particulieren gelden strengere regels bij te late betaling: incassokosten mag je pas rekenen na een aanmaning met 14 dagen betaaltermijn. Zie factureren aan particulieren.

Gebruiksrechten op de factuur

Bij zakelijke opdrachten is het verstandig om op de factuur, of in de offerte waarnaar de factuur verwijst, te vermelden waarvoor de klant de foto's mag gebruiken. Bijvoorbeeld: "Gebruiksrecht: website en social media, 2 jaar, niet voor print-advertenties." Zo voorkom je discussie als de foto's later op een billboard verschijnen.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Vraag een aanbetaling bij boeking. Dat legt de datum vast en beperkt je risico.
• Lever de beelden pas na betaling, als dat in je voorwaarden staat, of lever een selectie vooraf.
• Zet een iDEAL-betaallink op elke factuur. Particulieren betalen zo vaak direct.
• Stuur het restant direct na levering, zolang het enthousiasme groot is.
• Gebruik automatische herinneringen zodat je niet zelf hoeft te mailen.

Een factuur die bij je werk past

Je werk is visueel en je factuur mag dat ook zijn. Kies het sjabloon Creatief of een van de andere factuursjablonen, voeg je logo toe en pas de kleuren aan op je huisstijl. Werk je voor buitenlandse klanten, dan maak je de factuur in het Engels.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.