Facturatie voor marketing- en communicatiebureaus

Factureren als marketing- of communicatiebureau

Bij een marketingbureau loopt er per klant vaak van alles door elkaar: een vaste maandelijkse retainer, losse campagnes, advertentiebudget en externe kosten zoals fotografie of drukwerk. Wie dat niet strak bijhoudt, factureert te laat of vergeet kosten door te belasten. De meest voorkomende situaties:

• Maandelijkse retainers voor social media, SEO of contentmarketing.
• Projecten en campagnes met een offerte en een vaste prijs.
• Mediabudget dat je inkoopt bij advertentieplatforms en doorbelast.
• Inhuur van freelancers die je doorberekent aan de klant.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Je factuur bevat je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de periode waarop de factuur betrekking heeft, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Zie de factuureisen.

Btw-tarief

Marketing- en communicatiediensten vallen onder 21% btw. Advertentieruimte die je in je eigen naam inkoopt en doorverkoopt aan je klant, is onderdeel van je dienst en factureer je ook tegen 21%. Koop je bij een advertentieplatform in een ander EU-land in, dan krijg je zelf vaak een factuur met btw verlegd. Die btw geef je zelf aan in je aangifte, en je mag hem meestal ook weer aftrekken. Op je eigen factuur aan een Nederlandse klant reken je gewoon 21%.

Doorlopende posten

Een doorlopende post is een bedrag dat je betaalt in naam en voor rekening van je klant, bijvoorbeeld als de klant zelf de opdrachtgever is van het advertentieaccount en jij alleen voorschiet. Zo'n post neem je zonder btw op. Koop je in eigen naam in, dan is het geen doorlopende post. Maak hier vooraf duidelijke afspraken over met je klant en je accountant.

Betalingstermijn

Zonder afspraak geldt 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken. Voor mediabudget is vooruitbetaling verstandig: zo financier je de advertenties van je klant niet zelf voor. Zie betalingstermijn.

Voorbeeldfactuur: retainer met mediabudget

Je bureau beheert de online marketing van een webwinkel. In november factureer je de retainer, het advertentiebudget dat je in eigen naam hebt ingekocht en een extra fotoshoot.

De retainer zet je één keer klaar als periodieke factuur. Elke maand voeg je alleen de wisselende regels toe, zoals het mediabudget en extra werk.

Projecten en offertes

Voor een campagne of nieuwe website stuur je eerst een offerte. De klant accepteert online, en na afloop zet je de offerte om in een factuur. Bij grotere projecten factureer je in delen, bijvoorbeeld bij start, bij oplevering van het concept en bij livegang. Ontvangen deelbetalingen registreer je per factuur.

Freelancers en externe kosten doorberekenen

Huur je een freelance fotograaf, tekstschrijver of developer in voor een klant, dan factureert die freelancer aan jou, en jij factureert het werk door aan je klant. Over het doorberekende bedrag reken je gewoon btw, ook als de freelancer zelf de KOR gebruikt en dus geen btw aan jou rekende. Zet externe kosten als aparte regel op de factuur met een duidelijke omschrijving, zodat je klant ziet waarvoor hij betaalt. Spreek je een opslag af op ingekochte kosten, leg dat dan vast in je offerte of raamovereenkomst. Werk je op basis van een maandbudget, houd dan per klant bij hoeveel van het budget al is gefactureerd. Zo voorkom je dat je aan het einde van het jaar ontdekt dat er uren of kosten niet zijn doorbelast.

Een praktische gewoonte: plan aan het einde van elke maand een vast moment waarop je per klant de uren, het mediabudget en de inkoopfacturen van leveranciers naast elkaar legt. Wat nog niet gefactureerd is, zet je direct op de factuur van die maand.

Grote opdrachtgevers

Grotere klanten werken met inkoopnummers en verwerken facturen het liefst als e-factuur. StartInvoice maakt bij elke factuur een UBL-bestand dat de klant direct in zijn boekhouding kan inlezen. Zet het inkoopnummer altijd in de referentie: zonder dat nummer blijft je factuur vaak liggen. In het klantportaal vindt je klant al zijn facturen terug, zodat je minder losse verzoeken om kopieën krijgt.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer retainers vooraf, aan het begin van de maand.
• Laat mediabudget vooruitbetalen of factureer het per week bij grote campagnes.
• Gebruik automatische herinneringen.
• Vraag vooraf naar inkoopnummers en de juiste factuurontvanger.
• Werk je met meerdere labels? Beheer meerdere bedrijven in één account.

Je accountant krijgt een meekijkaccount en het btw-overzicht per kwartaal. Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.