Facturatie voor interim managers

Factureren als interim manager

Interim managers werken met hoge bedragen en grote opdrachtgevers. De factuur is zelden ingewikkeld, maar moet wel precies aansluiten bij de afspraken in de overeenkomst. Een ontbrekend inkoopnummer of een afwijkend aantal dagen betekent al snel weken vertraging. Veelvoorkomende situaties:

• Dagtarief of uurtarief, gefactureerd per maand.
• Opdrachten via een bemiddelaar of interimbureau, dat de factuur doorzet naar de eindklant.
• Reis- en verblijfkosten die je volgens afspraak doorberekent.
• Internationale opdrachtgevers of buitenlandse moedermaatschappijen.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op je factuur staan je naam of bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de periode van de werkzaamheden, een omschrijving met het aantal dagen of uren en de bedragen per btw-tarief. Werk je via een bemiddelaar, dan is die bemiddelaar meestal je opdrachtgever en factureer je aan hem, niet aan de eindklant. Zie de factuureisen.

Btw-tarief

Managementdiensten vallen onder 21% btw. Kosten die je volgens afspraak doorberekent, zoals reiskosten of een hotelovernachting, horen bij je dienst en factureer je tegen hetzelfde tarief van 21%. Werk je voor een bedrijf in een ander EU-land, dan is de btw in de regel verlegd naar de klant. Lees meer over btw verlegd.

Betalingstermijn

Spreek je niets af, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken. Grote bedrijven moeten zzp'ers en mkb-bedrijven binnen 30 dagen betalen. Bemiddelaars hanteren soms een eigen termijn, afhankelijk van wanneer de eindklant betaalt. Lees de voorwaarden goed voordat je tekent. Zie betalingstermijn.

Voorbeeldfactuur: een maand interim

Je werkte in oktober 18 dagen als interim operationeel manager tegen een dagtarief van € 1.150, en reed volgens afspraak 1.240 kilometer, doorberekend tegen € 0,23 per kilometer.

Voeg zo nodig een door de opdrachtgever afgetekende urenstaat of dagenoverzicht als bijlage toe. Veel organisaties keuren een factuur pas goed als die aansluit op hun eigen registratie.

Werken via een bemiddelaar

Bij opdrachten via een bemiddelaar factureer je doorgaans aan de bemiddelaar, die op zijn beurt de eindklant factureert. Zet het opdrachtnummer of contractnummer van de bemiddelaar op je factuur, en controleer welke gegevens zij verder verplicht stellen. Sommige bemiddelaars maken zelf de factuur namens jou op; dat heet self-billing en moet vooraf schriftelijk zijn afgesproken. In dat geval maak je zelf geen factuur, maar controleer je wel of de factuur die zij maken klopt.

Internationale opdrachtgevers

Werk je voor een buitenlandse organisatie, stuur dan een factuur in het Engels. In StartInvoice stel je per klant de taal in; de factuur, de e-mail en de betaalpagina verschijnen dan in het Engels. Voor zakelijke klanten in andere EU-landen zet StartInvoice "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant op de factuur.

Verlengingen en correcties

Interim-opdrachten worden vaak verlengd, soms tegen een ander tarief of met een ander aantal dagen per week. Controleer bij elke verlenging of het inkoopnummer verandert; veel organisaties geven per verlenging een nieuw nummer uit. Zet het juiste nummer op elke factuur, anders wordt die afgewezen. Heb je een fout gemaakt, bijvoorbeeld een dag te veel gefactureerd, pas dan de verstuurde factuur niet aan. Maak een creditfactuur voor het verkeerde bedrag en stuur daarna zo nodig een nieuwe factuur. Zo blijft je nummering doorlopend en sluit je administratie aan op die van je opdrachtgever. Verwijs op de creditfactuur naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Verandert je tarief bij een verlenging, zet dan in de omschrijving vanaf welke datum het nieuwe tarief geldt. Valt een tariefwijziging midden in een maand, gebruik dan twee regels: een voor de dagen tegen het oude tarief en een voor de dagen tegen het nieuwe. Je opdrachtgever kan de factuur dan zonder vragen goedkeuren, en jij hoeft niet achteraf uit te leggen hoe het totaal tot stand kwam.

Je administratie op orde

Grote organisaties vragen steeds vaker om een e-factuur. StartInvoice maakt bij elke factuur een UBL-bestand. Je accountant kan meekijken met een eigen account en ziet elk kwartaal het btw-overzicht. Werk je met een eigen bv en daarnaast een eenmanszaak voor ander werk, dan beheer je meerdere bedrijven in één account.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na de laatste werkdag van de maand.
• Vraag bij de start naar het inkoopnummer en het juiste factuuradres.
• Voeg het afgetekende dagenoverzicht toe.
• Gebruik automatische herinneringen, zodat een vergeten factuur niet blijft liggen.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand. Kies een verzorgd factuursjabloon.