Facturatie voor kappers en schoonheidssalons

Wanneer heb je als kapper of salon een factuur nodig?

De meeste klanten in een kapsalon of schoonheidssalon rekenen direct af aan de balie. Aan particulieren hoef je in de regel geen factuur uit te reiken; een kassabon volstaat. Toch zijn er genoeg situaties waarin je wel een factuur maakt:

• Bruidsstyling: haar en make-up voor de bruid en gasten, vaak maanden van tevoren geboekt, met aanbetaling.
• Zakelijke opdrachten: styling voor fotoshoots, film, theater of een bedrijfsevenement.
• Klanten die om een factuur vragen, bijvoorbeeld een ondernemer die representatiekosten wil boeken.
• Stoelhuur: een zelfstandige kapper of stylist huurt een plek in jouw salon, of jij huurt er zelf een.
• Cadeaubonnen voor bedrijven, bijvoorbeeld als kerstattentie voor personeel.

Btw: 9% of 21%?

Diensten die kappers verrichten in hun hoedanigheid van kapper vallen onder het lage tarief van 9%. Denk aan knippen, wassen, föhnen, verven en permanenten. Andere diensten vallen onder 21%, ook als een kapper ze uitvoert. Voorbeelden zijn (bruids)make-up, nagelverzorging en schoonheidsbehandelingen. Ook een "head spa", waarbij de hoofdhuid en ontspanning centraal staan, valt volgens de Kennisgroep Omzetbelasting van de Belastingdienst onder 21%. Producten die je verkoopt, zoals shampoo en stylingproducten, vallen onder 21%.

Schoonheidsspecialisten, nagelstylisten en visagisten rekenen in de regel 21%. Twijfel je over een behandeling, check dan de btw-tarieven of vraag het na bij de Belastingdienst. Over stoelhuur gelden eigen btw-regels; laat je daarover adviseren.

Kleineondernemersregeling

Heb je een kleine salon of werk je als zelfstandig stylist met een omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de kleineondernemersregeling gebruiken. Je rekent dan geen btw, en op je factuur staat dat je de vrijstelling voor kleine ondernemers gebruikt.

Voorbeeldfactuur: bruidsstyling

Een bruid boekt een bruidskapsel (inclusief proefkapsel), bruidsmake-up en een verzorgingsproduct om mee te nemen.

De btw moet per tarief apart op de factuur staan. StartInvoice doet dat automatisch. Vraag je bij de boeking een aanbetaling, bijvoorbeeld € 100, dan stuur je eerst een aanbetalingsfactuur en na de bruiloft de eindfactuur. Zie aanbetaling factureren.

Prijzen aan particulieren

Particuliere klanten zien graag prijzen inclusief btw. Op je prijslijst en website toon je dus bedragen inclusief btw. Op de factuur staan het bedrag exclusief btw, de btw per tarief en het totaal. Wil je een rond bedrag inclusief btw factureren, reken dan terug met de btw-calculator: € 49,00 inclusief 9% btw is € 44,95 exclusief btw. Zie ook factureren aan particulieren.

Zakelijke klanten

Werk je voor een fotostudio, productiebedrijf of theater, dan heeft je klant een volledige factuur nodig met zijn bedrijfsgegevens. Vraag naar de juiste factuurnaam en het adres, en eventueel naar een productie- of ordernummer.

Werken met een vaste prijs of offerte

Voor bruidsstyling en zakelijke opdrachten stuur je eerst een offerte. Daarin staan de datum, het aantal personen, de behandelingen, eventuele reiskosten en je annuleringsvoorwaarden. De klant accepteert online, en jij zet de offerte met één klik om in een factuur.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Vraag een aanbetaling bij boeking. Daarmee leg je de datum vast en beperk je het risico van een afzegging.
• Laat het restant vóór of op de dag zelf betalen, als dat in je voorwaarden staat.
• Zet een iDEAL-betaallink op elke factuur. Particulieren betalen dan direct vanaf hun telefoon.
• Kies een sjabloon dat past bij je salon, zoals Elegant, met je eigen logo en kleuren. Bekijk de factuursjablonen.
• Gebruik automatische herinneringen voor zakelijke klanten die op rekening betalen.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.