Periodieke facturen automatisch versturen

Voor wie zijn periodieke facturen?

Voor iedereen die regelmatig hetzelfde bedrag factureert. Denk aan een webbureau met hosting en onderhoudscontracten, een schoonmaakbedrijf met vaste klanten, een consultant met een maandelijkse retainer, een coach met een abonnement op sessies of een verhuurder van een werkplek. Zonder automatisering moet je elke maand onthouden wie je wanneer moet factureren. Eén vergeten factuur is direct omzet die je later of nooit binnenkrijgt.

Zo stel je een periodieke factuur in

1. Maak een factuur of open een bestaande. Klik op "Periodiek maken". De klant en de regels worden overgenomen.
2. Kies het ritme. Wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks.
3. Kies de startdatum en eventueel een einddatum. Handig voor contracten met een vaste looptijd.
4. Kies wat er gebeurt. De factuur komt als concept klaar te staan zodat je hem kunt controleren, of wordt direct definitief gemaakt en per e-mail verstuurd.
5. Klaar. Elke nieuwe factuur krijgt automatisch het volgende nummer uit je reeks, de juiste factuurdatum en een eigen betaallink.

Praktijkvoorbeeld: hosting en onderhoud

Een webdesigner heeft twintig klanten met een hostingpakket. Elke klant betaalt € 25 per maand exclusief btw, en vijf klanten hebben daarnaast een onderhoudscontract van € 95 per maand.

Ze stelt per klant één periodieke factuur in. Op de eerste van de maand vertrekken alle facturen vanzelf, met iDEAL-betaallink. Wie na de vervaldatum niet heeft betaald, krijgt een automatische herinnering. Zij hoeft alleen nog te kijken of alles binnen is.

Vooraf of achteraf factureren?

Abonnementen worden vaak vooraf gefactureerd: je factureert in oktober voor de maand oktober. Werk je met wisselende uren, zoals bij een retainer met een vast minimum, dan kun je de factuur als concept laten klaarzetten. Je vult dan alleen nog de extra uren aan voordat je verstuurt.

Let op de leverdatum of periode in de omschrijving. Wettelijk moet duidelijk zijn op welke periode de factuur betrekking heeft als die afwijkt van de factuurdatum. Door "oktober 2026" in de regel te zetten, maak je dat voor iedereen helder. Meer over de verplichte gegevens lees je in de factuureisen.

Prijzen aanpassen

Verhoog je per 1 januari je tarieven, bijvoorbeeld vanwege indexatie? Pas het bedrag in de periodieke factuur aan; alle volgende facturen gebruiken het nieuwe bedrag. Eerder verstuurde facturen blijven ongewijzigd, zoals de wet vereist. Informeer je klanten wel op tijd over een prijsverhoging.

Opzeggen, pauzeren en uitzonderingen

Zegt een klant zijn contract op, dan zet je een einddatum of beëindig je de periodieke factuur direct. Gaat een klant een paar maanden niet door, bijvoorbeeld in de zomer, dan pauzeer je de reeks. Moet er één keer iets extra op, zoals een extra schoonmaakbeurt of een uur ondersteuning? Laat die maand een concept klaarzetten en voeg de regel toe, of stuur er een losse factuur naast. De periodieke factuur zelf blijft ongewijzigd voor de volgende maanden.

Tips

• Combineer met online betalen. Klanten met een vast bedrag betalen sneller via een betaallink dan via een handmatige overboeking.
• Kies concept bij twijfel. Wisselen de bedragen weleens, laat de factuur dan als concept klaarzetten.
• Zet een einddatum bij contracten met een vaste looptijd, zodat je niet per ongeluk doorfactureert.
• Controleer je btw. Periodieke facturen komen automatisch in je btw-overzicht per kwartaal.

Zelf proberen? Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken. Maak een account of bekijk de prijzen.