Factureren als personal trainer
Als personal trainer werk je vooral voor particulieren, met relatief kleine bedragen en klanten die vooruit betalen. Daarnaast train je soms groepen of geef je workshops bij bedrijven. Het btw-tarief is in deze branche niet altijd hetzelfde: het hangt af van waar en hoe je traint. Veelvoorkomende situaties:
- Losse sessies en rittenkaarten, vaak vooruitbetaald.
- Maandabonnementen met een vast aantal trainingen per week.
- Training in je eigen studio, bij een sportschool, buiten of bij de klant thuis.
- Online coaching en voedingsschema's.
- Bedrijfstrainingen en bootcamps voor teams.
Regels die voor jou gelden
Verplichte gegevens
Op je factuur staan je naam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de naam van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de periode of datum van de training, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Gebruik je de KOR, dan vermeld je dat in plaats van btw. Zie de factuureisen.
9% of 21% btw?
Het geven van gelegenheid om te sporten valt onder het verlaagde tarief van 9%. Het plan om dat tarief per 2026 naar 21% te verhogen is niet doorgegaan: de Wet behoud verlaagd btw-tarief op cultuur, media en sport houdt sport op 9%. Of jouw training onder die 9% valt, hangt wel af van de situatie:
- Training in een ruimte die jij beschikbaar stelt, zoals je eigen studio of een zaal die je huurt, valt in de regel onder 9%.
- Buiten trainen kan ook onder 9% vallen als je werkt vanuit een accommodatie die je gebruikt voor instructie of om je klanten te laten omkleden. Dat volgt uit een uitspraak van de Hoge Raad uit 2025 over sportaanbieders op het strand.
- Training waarbij jij geen sportgelegenheid biedt, bijvoorbeeld bij de klant thuis of in een sportschool waar de klant al lid is, kan onder 21% vallen.
- Online lessen vallen onder 21%.
- Voedings- en leefstijladvies is geen sportbeoefening; daarvoor geldt in de regel 21%.
De grens is niet altijd scherp. Twijfel je over jouw situatie, leg die dan voor aan de Belastingdienst of je adviseur voordat je je prijzen vastlegt. Meer over de btw-tarieven.
Kleineondernemersregeling
Train je in deeltijd en blijft je omzet onder € 20.000 per jaar? Dan kun je de KOR gebruiken. Je rekent dan geen btw, en het tariefvraagstuk speelt niet. StartInvoice zet de verplichte vermelding op de factuur.
Vooruitbetaling en betalingstermijn
Laat je een rittenkaart vooraf betalen, dan ben je btw verschuldigd over het bedrag op het moment dat je het ontvangt. Voor de betalingstermijn geldt zonder afspraak 30 dagen; voor particulieren is directe betaling of 14 dagen gebruikelijk.
Voorbeeldfactuur: rittenkaart en voedingsschema
Een klant koopt een rittenkaart van tien sessies in je eigen studio en een voedingsschema op maat.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| Rittenkaart 10 sessies personal training (eigen studio), geldig t/m 31-01-2027 | 1 | € 550,00 | 9% | € 550,00 |
| Voedingsschema op maat | 1 | € 95,00 | 21% | € 95,00 |
| Subtotaal | € 645,00 | |||
| Btw 9% over € 550,00 | € 49,50 | |||
| Btw 21% over € 95,00 | € 19,95 | |||
| Totaal | € 714,45 | |||
Particulieren denken in prijzen inclusief btw. Communiceer daarom de totaalprijs, en laat de factuur het btw-bedrag per tarief tonen.
Abonnementen en bedrijfstrainingen
Train je een klant elke week, zet het abonnement dan klaar als periodieke factuur. StartInvoice maakt en verstuurt de factuur elke maand automatisch, met een betaallink erop. Geef je een bootcamp voor het team van een bedrijf, stuur dan eerst een offerte die de klant online accepteert, en zet die na afloop om in een factuur. Zakelijke klanten willen vaak een referentie of kostenplaats op de factuur; vraag daar vooraf naar.
Afzeggingen, geldigheid en opzegging
Veel discussies met klanten gaan niet over de prijs, maar over afspraken eromheen. Leg in je voorwaarden vast hoe laat een klant een sessie kosteloos kan afzeggen, hoe lang een rittenkaart geldig is en met welke opzegtermijn een abonnement stopt. Zet de geldigheid ook op de factuur, zoals in het voorbeeld hierboven. Stopt een klant halverwege en spreek je af dat je een deel terugbetaalt, maak dan een creditfactuur voor het deel dat je terugstort. Zo blijven je omzet en je btw-aangifte kloppen. Verander je je prijzen per 1 januari, laat dat dan ruim van tevoren weten en pas de periodieke facturen op tijd aan.
Tips om sneller betaald te krijgen
- Laat rittenkaarten vooraf betalen met een iDEAL-betaallink, via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account.
- Factureer abonnementen aan het begin van de maand, niet achteraf.
- Zet automatische herinneringen aan, zodat je het gesprek over geld niet zelf hoeft te voeren.
- Kies een fris sjabloon met je eigen logo en kleuren.
Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.