Facturatie voor het mkb

Factureren in het mkb: meer mensen, meer afspraken

Zodra er meer mensen bij de facturatie betrokken zijn, worden andere dingen belangrijk. Wie mag een factuur versturen? Wie ziet welke klanten? Hoe voorkom je dat twee mensen tegelijk hetzelfde nummer gebruiken? En hoe krijgt de accountant alles netjes aangeleverd? Typische situaties in een kleine bv of mkb-bedrijf:

• Een administratief medewerker maakt facturen, de directeur houdt het overzicht.
• Een holding met werkmaatschappijen, elk met een eigen administratie.
• Grote klanten met inkoopordernummers en e-facturen.
• Een externe accountant die per kwartaal de btw-aangifte doet.

Regels en aandachtspunten

Doorlopende nummering, ook met meerdere gebruikers

Elke factuur moet een uniek, opeenvolgend nummer hebben. In StartInvoice krijgt een factuur pas een nummer als hij definitief wordt, en ook als twee collega's tegelijk factureren ontstaan er geen dubbele nummers of gaten. Zie factuurnummer.

Elke bv zijn eigen administratie

Een holding en een werkmaatschappij zijn voor de wet aparte ondernemers, elk met een eigen KvK-nummer en vaak een eigen btw-id. Facturen tussen die bv's, bijvoorbeeld een managementvergoeding, zijn gewone facturen met btw, tenzij er sprake is van een fiscale eenheid voor de btw. Vraag je accountant wat in jouw structuur geldt.

Betalingstermijnen

Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Grote bedrijven moeten het mkb en zzp'ers binnen 30 dagen betalen. Zonder afspraak geldt 30 dagen. Zie betalingstermijn.

E-facturatie

Voor B2B-transacties tussen EU-landen wordt e-facturatie verplicht vanaf juli 2030 (ViDA). Het kabinet heeft voorgesteld e-facturatie ook tussen Nederlandse bedrijven te verplichten per 1 juli 2030; dat is nog geen wet. StartInvoice maakt nu al bij elke factuur een UBL-bestand. Zie e-facturatie verplicht.

Voorbeeld: managementvergoeding van holding aan werkmaatschappij

Deze factuur zet je één keer klaar als periodieke factuur in het bedrijf van de holding. Bestaat er een fiscale eenheid voor de btw tussen holding en werkmaatschappij, dan reken je onderling geen btw. Laat dit door je adviseur bevestigen.

Rollen en controle

Per factuur houdt StartInvoice een audit-trail bij: wie de factuur heeft gemaakt, definitief gemaakt, verstuurd, gecrediteerd of als betaald gemarkeerd. Tweestapsverificatie is beschikbaar voor alle gebruikers. Zie meerdere bedrijven en team.

Grote klanten en inkoopprocessen

Hoe groter je klanten, hoe formeler hun inkoop. Veel organisaties accepteren alleen facturen met een geldig inkoopordernummer, naar een vast e-mailadres of via een leveranciersportaal. Leg die gegevens per klant vast, zodat iedere medewerker ze op dezelfde manier gebruikt. Vraagt een klant om een e-factuur, dan download je de UBL bij de factuur. Een factuur die al bij de eerste poging door het systeem van je klant gaat, wordt sneller betaald.

Correcties zonder gedoe

Gaat er toch iets mis, bijvoorbeeld een verkeerd bedrag of een verkeerde klant, dan mag je een definitieve factuur niet aanpassen of verwijderen. Je maakt een creditfactuur en stuurt een nieuwe factuur. In StartInvoice is dat één klik, en de audit-trail laat zien wie de correctie heeft gedaan.

Samenwerken met je accountant

Geef je accountant een gratis meekijkaccount, of stuur per kwartaal de accountant-bundel met alle facturen als PDF en UBL, het verkoopboek, de betalingen en het btw-overzicht. Werkt je accountant in Exact Online, Twinfield of Moneybird, gebruik dan de koppeling.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Leg per klant de betalingstermijn en het factuuradres vast, zodat elke medewerker dezelfde afspraken gebruikt.
• Vraag grote klanten naar hun inkoopproces en zet het ordernummer op elke factuur.
• Importeer je bankafschrift (MT940, CAMT.053 of CSV) om betalingen snel te koppelen.
• Gebruik automatische herinneringen, zodat opvolging niet afhangt van één persoon.

Elk bedrijf heeft zes maanden gratis en daarna een eigen abonnement vanaf € 1,99 per maand. Bekijk de prijzen of maak een account.