Herinneren zonder er tijd in te steken
De meeste late betalingen zijn geen onwil maar vergeetachtigheid. Een vriendelijke herinnering op het juiste moment lost het meestal op. Het probleem: je moet bijhouden welke facturen verlopen zijn, een nette mail opstellen en een week later opnieuw kijken. Dat werk neemt StartInvoice over.
Voor wie?
Voor iedere ondernemer die facturen met een betalingstermijn verstuurt. Vooral handig als je veel kleine facturen hebt, zoals bij periodieke facturen, of als je het lastig vindt om klanten aan te spreken op betalingen.
Hoe werkt het?
- Stel je schema in. Bijvoorbeeld: eerste herinnering 3 dagen na de vervaldatum, tweede herinnering na 14 dagen, aanmaning na 28 dagen.
- Pas de teksten aan. Per stap schrijf je je eigen tekst, in het Nederlands en het Engels. Automatische velden vullen het factuurnummer, het openstaande bedrag en de betaallink in.
- StartInvoice controleert elke ochtend welke facturen over de vervaldatum zijn en markeert ze als verlopen.
- De herinneringen gaan volgens schema de deur uit. Is een factuur inmiddels betaald, ook gedeeltelijk, dan wordt dat meegenomen.
- Jij houdt overzicht. Op het dashboard zie je welke facturen aandacht nodig hebben en welke stap als laatste is verstuurd.
Herinnering, aanmaning en incassokosten
Een herinnering is een vriendelijk bericht dat de betaling nog niet binnen is. Een aanmaning is formeler. Wil je bij een particuliere klant incassokosten in rekening brengen, dan moet je eerst een aanmaning sturen waarin je de klant nog 14 dagen de tijd geeft om te betalen, en vermeldt welke kosten volgen als hij dat niet doet. Dit heet ook wel de 14-dagenbrief. Bij zakelijke klanten gelden andere regels.
De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd in een staffel, met een minimum van € 40. Bereken het bedrag met onze rekenhulp voor incassokosten en lees meer in herinnering en aanmaning en incassokosten.
Zakelijke klanten en wettelijke rente
Bij zakelijke klanten is de klant in de regel in verzuim zodra de betalingstermijn is verstreken. Je mag dan de wettelijke handelsrente rekenen en incassokosten in rekening brengen; een aparte 14-dagenbrief is daarvoor niet nodig. Toch is het verstandig om ook zakelijke klanten eerst een of twee herinneringen te sturen. Vaak ligt de factuur gewoon bij de verkeerde persoon, of mist er een inkoopordernummer. Een vriendelijke herinnering met de juiste gegevens lost dat sneller op dan een incassobureau, en het houdt de relatie goed.
Voorbeeldschema
| Moment | Stap | Toon |
|---|---|---|
| Vervaldatum + 3 dagen | Herinnering | Vriendelijk, met betaallink |
| Vervaldatum + 14 dagen | Tweede herinnering | Duidelijk, met nieuwe termijn |
| Vervaldatum + 28 dagen | Aanmaning | Formeel, met termijn van 14 dagen en vermelding van incassokosten |
Dit is een voorbeeld. Pas het schema aan op je klanten en je branche.
Tips
- Begin vriendelijk. "Misschien is onze factuur aan je aandacht ontsnapt" werkt beter dan dreigen.
- Stuur altijd de betaallink mee. Met iDEAL kan de klant direct betalen vanuit de herinnering.
- Bel bij grote bedragen. Een telefoontje na de tweede herinnering lost vaak meer op dan een derde mail.
- Stuur zelf een herinnering als het moet. Vanuit elke factuur kun je met één klik handmatig de volgende stap versturen, bijvoorbeeld na een telefoontje.
- Kijk ook naar je termijn. Een kortere, duidelijke betalingstermijn voorkomt veel herinneringen.
Probeer het zelf
Automatische herinneringen zitten in elk abonnement. Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken. Maak een account.