Facturatie voor architecten

Factureren als architect

Architectenprojecten lopen vaak maanden of jaren. Je factureert daarom in delen, meestal per ontwerpfase, en houdt per project bij wat er al gefactureerd en betaald is. Daarbij werk je voor particulieren die hun woning verbouwen, maar ook voor ontwikkelaars, bedrijven en overheden. Veelvoorkomende situaties:

• Factureren per fase, zoals schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en vergunningsaanvraag.
• Uurwerk voor advies, meerwerk of kleinere opdrachten.
• Honorarium als percentage van de bouwsom, verdeeld over termijnen.
• Doorbelaste kosten, zoals tekeningen, maquettes of visualisaties.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op je factuur staan je bureaunaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van je opdrachtgever, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de periode of fase waarop de factuur betrekking heeft, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Vermeld ook het projectadres of projectnummer. Zie de factuureisen.

21% btw

Architectendiensten vallen onder 21% btw, ook als je ontwerpt voor een particuliere woning. Het verlaagde tarief van 9% voor bepaalde werkzaamheden aan woningen, zoals schilderen en isoleren, geldt voor die werkzaamheden zelf en niet voor het ontwerp. Kosten die je in eigen naam maakt en doorberekent, horen bij je dienst en krijgen ook 21%.

Geen btw verlegd bij ontwerpwerk

In de bouw is de btw bij onderaanneming vaak verlegd. Die verleggingsregeling geldt alleen voor fysieke werkzaamheden aan gebouwen. Ontwerpwerk van architecten en tekenaars valt er uitdrukkelijk niet onder. Ook als je werkt voor een aannemer of een ander architectenbureau, reken je dus in de regel gewoon 21% btw. Werk je voor een opdrachtgever in een ander EU-land, dan kunnen andere regels gelden. Zie btw verlegd.

Betalingstermijn

Zonder afspraak geldt 30 dagen. Met zakelijke opdrachtgevers mag je maximaal 60 dagen afspreken. Leg in je opdrachtbevestiging vast wanneer je welke fase factureert.

Voorbeeldfactuur: fase voorlopig ontwerp

Je ontwerpt een uitbouw en verbouwing van een woonhuis. Na afronding van het voorlopig ontwerp factureer je de vaste prijs voor die fase, de uren voor de voorbereiding van de vergunningsaanvraag en een set 3D-visualisaties.

Leges voor de vergunning betaalt de opdrachtgever meestal rechtstreeks aan de gemeente. Schiet je ze voor in naam van je opdrachtgever, overleg dan met je accountant hoe je dat op de factuur zet.

Factureren per fase

Stuur bij de start een offerte met de fases, het honorarium per fase en het moment van facturering. De opdrachtgever accepteert online. Daarna maak je per afgeronde fase een factuur. Ontvangen betalingen registreer je per factuur, zodat je per project ziet wat er nog openstaat. Moet een factuur worden aangepast, maak dan een creditfactuur en een nieuwe factuur; een definitieve factuur wijzig je niet.

Honorarium als percentage van de bouwsom

Bij grotere projecten wordt het honorarium soms berekend als percentage van de bouwsom. De bouwsom ligt aan het begin nog niet vast, dus je factureert in de eerste fases op basis van een raming en verrekent later met de werkelijke bouwsom. Vermeld op elke termijnfactuur op welke raming het bedrag is gebaseerd, welk percentage per fase geldt en wat er eerder is gefactureerd. Zo kan je opdrachtgever de berekening volgen, en is de eindafrekening een kwestie van optellen en aftrekken. Valt de bouwsom lager uit en heb je te veel gefactureerd, maak dan een creditfactuur voor het verschil. Valt die hoger uit, dan factureer je het verschil als aparte termijn.

Werk je aan meerdere projecten voor dezelfde opdrachtgever, bijvoorbeeld een woningcorporatie of ontwikkelaar, maak dan per project aparte facturen. Een factuur die over twee projecten gaat, moet de opdrachtgever intern splitsen, en dat kost tijd. Met een duidelijk projectnummer op elke factuur wordt die sneller goedgekeurd en betaald.

Particuliere en zakelijke opdrachtgevers

Particulieren rekenen in bedragen inclusief btw. Vermeld in je offerte daarom ook het totaal inclusief btw, zodat er geen verrassing volgt. Zakelijke opdrachtgevers, zoals ontwikkelaars en overheden, vragen vaak om een UBL e-factuur en een inkoopnummer of projectcode. StartInvoice maakt bij elke factuur een UBL-bestand.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na afronding van een fase, niet aan het einde van het project.
• Spreek een voorschot af bij de start van grotere opdrachten.
• Zet een betaallink op de factuur, zeker voor particulieren.
• Gebruik automatische herinneringen, met een zakelijke toon.

Je accountant kijkt mee met een eigen account en ziet elk kwartaal het btw-overzicht. Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.