Waarom je factuur er goed uit moet zien
Je factuur is vaak het laatste wat een klant van je ziet na een opdracht. Een rommelige factuur roept vragen op; een heldere factuur in je eigen huisstijl laat zien dat je je zaakjes op orde hebt. Belangrijker nog: een goede lay-out zorgt dat je klant direct ziet wat hij moet betalen, wanneer en hoe.
Tien lay-outs, elk met een eigen karakter
| Sjabloon | Past bij |
|---|---|
| Klassiek | Elke ondernemer die een vertrouwde, rustige factuur wil |
| Modern | Freelancers, webdesigners, ICT |
| Minimalistisch | Coaches, therapeuten, ontwerpers |
| Krachtig | Bedrijven met een uitgesproken huisstijl |
| Elegant | Consultants, juristen, vertalers |
| Zakelijk | Bouw, installatie, mkb |
| Compact | Facturen met veel regels, zoals schoonmaak en groothandel |
| Creatief | Fotografen, artiesten, creatieve beroepen |
| Fris | Zzp'ers en webshops |
| Vensterenvelop | Facturen die per post gaan |
Je kunt meerdere sjablonen gebruiken, bijvoorbeeld een Engelstalige variant voor buitenlandse klanten of een apart sjabloon per soort werk. Bekijk alle voorbeelden op de pagina factuursjablonen.
Zo pas je een sjabloon aan
- Kies een lay-out die past bij je bedrijf.
- Upload je logo, of een complete PDF of afbeelding van je briefpapier als achtergrond.
- Kies kleuren en lettertype. Je ziet de wijziging direct in de voorvertoning.
- Klik op een tekst om hem te bewerken, net als in Word. Denk aan de kop, de betaaltekst of een regel onderaan met je voorwaarden.
- Gebruik automatische velden zoals {{invoice.total}} of de vervaldatum. Die worden per factuur ingevuld.
- Kies welke kolommen je toont, bijvoorbeeld wel of geen kolom met korting of eenheid.
De vensterenvelop: precies goed voor de post
Stuur je facturen per post, bijvoorbeeld aan oudere particulieren of organisaties die papier willen? Het sjabloon Vensterenvelop zet het adres van je klant precies op de plek van het venster in een standaard envelop. Printen, vouwen, in de envelop: klaar.
Wat moet er altijd op?
Een mooi sjabloon is geen vervanging voor de verplichte gegevens. Hoe je de factuur ook vormgeeft, StartInvoice zet de wettelijk vereiste gegevens erop, zoals je KvK-nummer, btw-id, factuurnummer, datums en de btw-specificatie. Ook de juiste btw-vermelding (bijvoorbeeld "btw verlegd" of de KOR-vermelding) wordt automatisch toegevoegd. Lees meer in de factuureisen of bekijk een factuurvoorbeeld.
Engelstalige facturen en meerdere huisstijlen
Heb je klanten in het buitenland? Stel bij de klant Engels in als taal. De vaste teksten op de factuur, zoals "Factuurdatum" en "Te betalen", worden dan automatisch in het Engels getoond, net als de e-mail en de factuurpagina. Werk je onder meerdere handelsnamen of heb je meerdere bedrijven? Dan geef je elk bedrijf zijn eigen sjabloon met eigen logo en kleuren, zodat een klant nooit een factuur in de verkeerde huisstijl krijgt.
Tips voor een goede factuur-lay-out
- Maak het totaalbedrag en de vervaldatum groot. Dat is waar je klant naar zoekt.
- Gebruik je huisstijlkleur spaarzaam. Eén accentkleur is genoeg; te veel kleur maakt de factuur onrustig.
- Kies een leesbaar lettertype, ook bij kleine bedragen en lange omschrijvingen.
- Zet je betaalinstructies duidelijk neer: IBAN, ten name van, factuurnummer als kenmerk, en de betaallink.
- Test op papier. Print één factuur om te zien of logo en kleuren goed uitkomen.
Alle tien sjablonen zitten in elk abonnement. Probeer ze zes maanden gratis: maak een account.