Facturen voor webshops en zakelijke klanten

Wanneer heeft een webshop facturen nodig?

Verkoop je alleen aan consumenten in Nederland, dan ben je in de regel niet verplicht om een factuur uit te reiken; een orderbevestiging of kassabon volstaat meestal. Maar zodra je aan bedrijven verkoopt, verandert dat. Zakelijke klanten hebben een factuur nodig die aan alle eisen voldoet, anders kunnen ze de btw niet aftrekken. Typische situaties:

• B2B-bestellingen via je webshop, waarbij de klant een factuur met zijn bedrijfsgegevens verwacht.
• Bestellingen op rekening door vaste zakelijke klanten, met een betalingstermijn.
• Leveringen aan bedrijven in andere EU-landen, met 0% btw als intracommunautaire levering.
• Export buiten de EU.
• Verkoop aan consumenten in andere EU-landen, waarbij btw van het land van bestemming kan gelden.

Btw-regels voor webshops

Intracommunautaire levering

Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan kun je onder voorwaarden 0% btw rekenen. Je klant moet een geldig btw-nummer hebben (controleer het in VIES), je moet kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten en je neemt de levering op in je ICP-opgave. Op de factuur zet je het btw-nummer van je klant en de vermelding "intracommunautaire levering". Zie intracommunautaire levering.

Afstandsverkopen aan consumenten in de EU

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen en kom je boven de EU-brede drempel van € 10.000 per jaar, dan reken je de btw van het land van je klant. Je kunt die btw aangeven via de One Stop Shop (OSS) van de Belastingdienst. Blijf je onder de drempel, dan reken je in de regel Nederlandse btw.

Export

Voor leveringen naar landen buiten de EU geldt meestal 0%, mits je de uitvoer kunt aantonen met douanedocumenten. Zie factureren naar het buitenland.

Voorbeeld: levering aan een Duitse winkel

Een webshop in fietsaccessoires levert aan een fietsenwinkel in Keulen.

Dezelfde bestelling door een fietsenwinkel in Utrecht zou € 1.235,00 plus 21% btw (€ 259,35) kosten, in totaal € 1.494,35. StartInvoice kiest het juiste regime op basis van de instellingen bij de klant en zet de omzet in de juiste rubriek van je btw-overzicht.

Facturen automatisch aanmaken via de API

Je wilt niet elke B2B-bestelling handmatig overtypen. Met de REST API laat je je webshop na elke zakelijke bestelling automatisch een klant en een factuur aanmaken in StartInvoice. Die factuur krijgt een doorlopend nummer, de juiste btw-behandeling, een PDF en een UBL-bestand. Met webhooks weet je webshop direct wanneer een factuur is betaald, zodat je de bestelling kunt vrijgeven. Zie ook koppelingen.

Retouren en creditfacturen

Stuurt een zakelijke klant goederen terug, dan pas je de oorspronkelijke factuur niet aan. Je maakt een creditfactuur voor de geretourneerde artikelen, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Bij een intracommunautaire levering neem je de correctie ook mee in je ICP-opgave. In StartInvoice maak je de creditfactuur met één klik vanuit de oorspronkelijke factuur.

Op rekening verkopen

Laat je vaste zakelijke klanten op rekening bestellen, spreek dan een duidelijke betalingstermijn af. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken; zonder afspraak geldt 30 dagen. Gebruik automatische herinneringen en zet een betaallink op de factuur, zodat ook kleine zakelijke klanten snel betalen.

Tips

• Vraag bij zakelijke bestellingen altijd de bedrijfsnaam en het btw-nummer, en controleer EU-nummers in VIES.
• Bewaar je verzendbewijzen bij intracommunautaire leveringen en export.
• Houd je omzet aan EU-consumenten bij als je in de buurt van de drempel van € 10.000 komt.
• Koppel je boekhouding met Exact Online, Twinfield of Moneybird, zodat facturen niet dubbel worden ingevoerd.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account of bekijk de prijzen.