Factuurnummer: regels, voorbeelden en veelgemaakte fouten

Een factuurnummer moet uniek zijn en opeenvolgend, zodat de Belastingdienst kan zien dat er geen facturen ontbreken. Je mag zelf bepalen hoe het nummer eruitziet, bijvoorbeeld 2026-0001, en je mag ook met meerdere reeksen werken, zolang elk nummer maar één keer voorkomt.

Het lijkt een detail, maar een rommelige nummering is een van de eerste dingen die opvalt bij een controle. In dit artikel lees je wat de regels precies zeggen, welke reeksen goed werken, en wat je doet als het toch misgaat.

Wat zegt de wet?

De Wet op de omzetbelasting eist een "uniek nummer, gebaseerd op een of meer reeksen, waarmee de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd". Daar zitten drie dingen in:

• Uniek: twee facturen mogen nooit hetzelfde nummer hebben.
• Opeenvolgend: binnen een reeks loopt de nummering zonder gaten op.
• Eén of meer reeksen: je mag meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per jaar of per vestiging.

De wet schrijft geen vorm voor. Letters, jaartallen, streepjes: het mag allemaal. Ook mag je beginnen bij een ander nummer dan 1.

Voorbeelden van goede nummerreeksen

Formaat	Voorbeeld	Geschikt voor
Jaar + volgnummer	2026-0001, 2026-0002	De meeste ondernemers. Overzichtelijk en per jaar opnieuw te beginnen.
Kort jaar met prefix	F26-001, F26-002	Als je ook andere documenten nummert (offertes, creditfacturen).
Doorlopend	10001, 10002	Eenvoudig; geen jaarwissel nodig.
Jaar + maand + volgnummer	202605-01	Als je per maand factureert en weinig facturen hebt.
Aparte reeks voor creditfacturen	CN-2026-0001	Om creditfacturen direct te herkennen.
Reeks per vestiging of bedrijf	AMS-2026-001, UTR-2026-001	Als je met meerdere locaties of administraties werkt.

Tip: gebruik voldoende cijfers voor het volgnummer. Met 0001 sorteert 2026-0010 netjes na 2026-0009 in je bestandsmap, wat bij 2026-9 en 2026-10 niet zo is.

Elk jaar opnieuw beginnen?

Dat mag, als het nummer daarna nog steeds uniek is. Daarom zet je het jaartal erin: 2026-0001 en 2027-0001 zijn verschillende nummers. Begin je zonder jaartal elk jaar weer bij 1, dan krijg je dubbele nummers en dat is niet toegestaan.

Mag ik met een hoger nummer beginnen?

Ja. Je eerste factuur hoeft niet 0001 te zijn. Sommige starters beginnen bij bijvoorbeeld 100, zodat niet direct opvalt dat het de eerste factuur is. Dat is toegestaan zolang je vanaf dat punt opeenvolgend doorgaat.

Wat als er een gat in de reeks zit?

Een gat is niet direct een overtreding, maar het roept vragen op. Bij een controle wil de Belastingdienst weten waarom nummer 37 ontbreekt. Was het een concept dat per ongeluk een nummer kreeg, of is er omzet niet geboekt? Leg het daarom altijd vast als er een nummer is overgeslagen, bijvoorbeeld in een notitie in je administratie.

Het beste is natuurlijk om gaten te voorkomen. Dat doe je door een nummer pas toe te kennen als de factuur definitief wordt, niet al bij het aanmaken van een concept.

Wat als twee facturen hetzelfde nummer hebben?

Ontdek je een dubbel nummer, dan crediteer je de tweede factuur en maak je een nieuwe factuur met het volgende vrije nummer. Laat je klant weten welke factuur hij moet betalen. Pas niet zomaar het nummer aan op een factuur die al verstuurd is. Meer daarover in fout op je factuur corrigeren.

Veelgemaakte fouten

1. Nummer kiezen per klant zonder overkoepelende reeks. Het kan werken, maar je verliest snel het overzicht en ziet niet meer of er iets ontbreekt.
2. Een factuur verwijderen. Een definitieve factuur verwijder je nooit; je crediteert hem. Zie creditfactuur maken.
3. Nummers handmatig bijhouden in Word of Excel. Kopieer je een oude factuur, dan vergeet je makkelijk het nummer aan te passen.
4. Concepten nummeren. Gooi je een concept weg, dan heb je een gat.
5. Met meerdere mensen tegelijk factureren in een gedeeld bestand, waardoor twee collega's hetzelfde nummer gebruiken.

Factuurnummer en betalingskenmerk

Vraag je klant om het factuurnummer te vermelden bij de betaling. Dan kun je de betaling snel koppelen aan de juiste factuur. Een korte, duidelijke reeks helpt hierbij: 2026-0042 typt makkelijker over dan een lange code.

Checklist

• Kies één formaat en houd het vast.
• Zet het jaartal erin als je elk jaar opnieuw wilt beginnen.
• Gebruik een aparte, herkenbare reeks voor creditfacturen (mag ook in de hoofdreeks).
• Ken nummers pas toe bij definitief maken.
• Leg vast waarom een nummer eventueel ontbreekt.

Nummeren met meerdere bedrijven of administraties

Heb je meerdere bedrijven, bijvoorbeeld een eenmanszaak en een bv, dan is elk bedrijf een aparte ondernemer met een eigen administratie. Elk bedrijf heeft dan ook een eigen nummerreeks. Het is handig als de reeksen van elkaar verschillen, bijvoorbeeld met een prefix (BV-2026-0001 en EZ-2026-0001), zodat jij en je boekhouder nooit twijfelen bij welk bedrijf een factuur hoort.

Offertenummers en klantnummers

Voor offertes gelden geen wettelijke nummerregels. Toch is een eigen reeks handig, bijvoorbeeld O-2026-0012, zodat je er op de factuur naar kunt verwijzen. Gebruik voor offertes nooit je factuurreeks: een offerte die niet doorgaat, laat anders een gat achter.

Klantnummers mag je opnemen in je factuurnummer, maar het maakt de nummering ingewikkelder. Zet het klantnummer liever in een apart veld op de factuur.

Overstappen naar ander facturatieprogramma

Stap je halverwege het jaar over, dan zijn er twee nette oplossingen:

1. Doornummeren: was je laatste factuur in het oude programma 2026-0087, laat het nieuwe programma dan beginnen bij 2026-0088.
2. Nieuwe reeks: begin met een herkenbaar ander formaat, bijvoorbeeld 2026-B0001, en leg vast op welke datum je bent overgestapt en wat het laatste nummer in het oude systeem was.

Bewaar in beide gevallen het archief uit het oude programma. De bewaarplicht van 7 jaar geldt ook daarvoor. Zie facturen bewaren.

Het factuurnummer op een e-factuur

In een e-factuur (UBL) staat het factuurnummer in een vast veld. De boekhouding van je klant gebruikt het om dubbele facturen te herkennen. Stuur je dezelfde factuur twee keer, dan herkent die software het nummer en wordt hij geweigerd of als dubbel gemarkeerd. Ook daarom is een uniek nummer belangrijk.

Hoe ziet de Belastingdienst je nummering?

Bij een controle wordt vaak eerst gekeken of de reeks compleet is: loopt de nummering zonder gaten van de eerste tot de laatste factuur van het jaar, en sluiten de bedragen aan op de omzet in je aangiftes? Een sluitende reeks laat in één oogopslag zien dat je administratie volledig is. Ontbreken er nummers zonder uitleg, dan volgen er vragen. Een goede nummering is dus niet alleen een formaliteit, maar ook je eigen bewijs dat je administratie klopt.

Zo doe je dit in StartInvoice

In StartInvoice stel je het formaat één keer in, bijvoorbeeld {YYYY}-{NNNN}. Concepten krijgen nog geen nummer. Pas op het moment dat je een factuur definitief maakt, kent StartInvoice het volgende nummer toe. Daardoor ontstaan er geen gaten, ook niet als je concepten weggooit of als meerdere collega's tegelijk factureren. Creditfacturen krijgen een eigen reeks als je dat wilt. Een definitieve factuur kan niet meer worden gewijzigd of verwijderd, alleen gecrediteerd. Probeer het via factuur maken.