Facturen voor coaches en therapeuten

Factureren als coach of therapeut

Coaches en therapeuten factureren vaak aan particulieren, soms aan werkgevers die een traject betalen en soms aan beide. Daarbij speelt een vraag die in andere branches minder voorkomt: moet er eigenlijk btw op? Typische situaties:

• Losse sessies aan particulieren, direct na afloop gefactureerd.
• Trajecten of strippenkaarten, vooraf betaald.
• Coaching betaald door een werkgever, met de werknemer als deelnemer.
• Workshops en groepstrainingen.

Btw: vrijgesteld, 21% of KOR?

Medische vrijstelling

Gezondheidskundige zorg door beroepsbeoefenaren die vallen onder de Wet BIG, zoals psychotherapeuten, gezondheidszorgpsychologen en fysiotherapeuten, is vrijgesteld van btw, zolang het gaat om zorg binnen hun deskundigheidsgebied. Ook sommige andere therapeuten kunnen onder voorwaarden een beroep doen op de vrijstelling, als hun behandelingen kwalitatief vergelijkbaar zijn met die van BIG-beroepen. Of dat voor jou geldt, hangt af van je opleiding en de inhoud van je werk. Bij twijfel kun je dit schriftelijk voorleggen aan de Belastingdienst.

Coaching

Coaching die niet gericht is op gezondheidszorg, zoals loopbaan-, leiderschaps- of lifecoaching, valt in de regel onder 21% btw. Voor opleidingen en trainingen kan onder voorwaarden een onderwijsvrijstelling gelden, bijvoorbeeld als je bent ingeschreven in het CRKBO-register en het gaat om beroepsgericht onderwijs. Check de voorwaarden bij de Belastingdienst.

Kleineondernemersregeling

Blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw, en op je factuur staat dat je de vrijstelling voor kleine ondernemers gebruikt.

Wat zet je op de factuur?

Ben je vrijgesteld, dan reken je geen btw en vermeld je op de factuur dat de prestatie is vrijgesteld. StartInvoice zet die vermelding er automatisch op als je het regime "vrijgesteld" kiest. Rekeningen aan particulieren hoeven geen btw-nummer van de klant te bevatten.

Voorbeeldfactuur: coachtraject betaald door een werkgever

Een loopbaancoach begeleidt een medewerker van een bv in een traject van zes gesprekken. De werkgever betaalt.

Vermeld bij gevoelige trajecten alleen wat nodig is. Een omschrijving als "loopbaancoaching, 6 sessies" volstaat; inhoudelijke details horen niet op een factuur die door een financiële afdeling gaat.

Trajecten en strippenkaarten vooraf

Verkoop je een traject of een kaart van bijvoorbeeld tien sessies vooraf, dan factureer je het hele bedrag in één keer. Reken je btw, dan ben je die verschuldigd op het moment dat je factureert of de betaling ontvangt, ook al vinden de sessies later plaats. Zet in de omschrijving om welke sessies het gaat en hoe lang de kaart geldig is. Zo is voor je cliënt duidelijk wat hij heeft gekocht en voorkom je discussie over sessies die maanden later nog worden ingepland.

Niet-afgezegde afspraken

Zegt een cliënt te laat af, dan mag je de sessie in rekening brengen als dat in je voorwaarden staat en je cliënt die vooraf kende. Factureer zo'n sessie als aparte regel met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld "Niet tijdig afgezegde afspraak 12-11-2026". Wees consequent: een regel die je soms wel en soms niet toepast, leidt tot discussie.

Privacy en discretie

Je cliënten verwachten dat je zorgvuldig omgaat met hun gegevens. Houd omschrijvingen op facturen neutraal en zet geen diagnoses of behandelinhoud op de factuur, tenzij een zorgverzekeraar daar uitdrukkelijk om vraagt. StartInvoice toont facturen alleen via een beveiligde link of het klantportaal.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na de sessie, of laat een traject vooraf betalen.
• Gebruik een iDEAL-betaallink. Cliënten betalen dan vaak nog dezelfde dag.
• Spreek een duidelijke termijn af, bijvoorbeeld 14 dagen, en zet die op de factuur.
• Leg je annuleringsvoorwaarden vast, zodat je een niet-afgezegde sessie kunt factureren.
• Kies een rustig sjabloon, zoals Minimalistisch. Bekijk de factuursjablonen.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.