Factureren voor ICT-professionals

Typische factuursituaties in de ICT

Zelfstandige ICT'ers werken op heel verschillende manieren. De een zit een jaar bij dezelfde opdrachtgever via een bemiddelaar, de ander bouwt projecten voor mkb-klanten of beheert servers voor een vast bedrag per maand. Veelvoorkomende situaties:

• Uren per maand via een bemiddelaar of broker, met een urenstaat die door de opdrachtgever is goedgekeurd.
• Directe opdrachten bij een eindklant, per uur of tegen een vaste prijs.
• Beheer- en supportcontracten met een vast maandbedrag.
• Licenties en SaaS die je doorverkoopt.
• Buitenlandse klanten, in de EU of daarbuiten.

Regels die je tegenkomt

Btw

ICT-diensten, zoals ontwikkeling, advies, beheer en support, vallen in de regel onder 21% btw. Voor zakelijke klanten in een ander EU-land wordt de btw bij diensten meestal verlegd: je zet "btw verlegd" (of "VAT reverse charged") en het btw-nummer van je klant op de factuur, en je neemt de dienst op in je ICP-opgave. Controleer het btw-nummer in VIES. Zie btw verlegd en factureren naar het buitenland.

Factureren via een bemiddelaar

Werk je via een bemiddelaar, dan is die meestal je opdrachtgever en factureer je aan de bemiddelaar, niet aan de eindklant. Lees in je contract hoe de bemiddelaar de facturen wil ontvangen: welk ordernummer, welke urenstaat en naar welk e-mailadres. Sommige bemiddelaars maken de factuur namens jou (selfbilling); dan stuur je zelf geen factuur, maar controleer je wel of hun factuur klopt.

Betalingstermijn

Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Grote bedrijven moeten het mkb en zzp'ers binnen 30 dagen betalen. Zonder afspraak geldt 30 dagen. Zie betalingstermijn.

Voorbeeldfactuur: maanduren via een bemiddelaar

Zet het opdrachtnummer van de bemiddelaar in het referentieveld. Het komt dan op de PDF én in de e-factuur, zodat het systeem van je opdrachtgever de factuur automatisch kan matchen.

Beheercontracten en licenties

Beheer je servers, werkplekken of applicaties voor een vast bedrag, zet dat dan één keer klaar als periodieke factuur. Doorverkochte licenties zet je als aparte regel op de factuur, met de licentieperiode in de omschrijving. Zo ziet je klant wat hij betaalt voor jouw werk en wat voor software van derden.

Automatiseren met de API

Als ICT'er wil je niets doen wat een script ook kan. Met de REST API maak je facturen aan vanuit je urenregistratie of ticketsysteem. Met ondertekende webhooks reageer je op gebeurtenissen: een melding in je chat als een factuur is betaald, of een automatische actie als een factuur verloopt. Elk bedrijf heeft eigen API-tokens. Zie koppelingen en API.

Vaste prijs of uren?

Bij directe opdrachten voor mkb-klanten werk je vaak met een vaste projectprijs. Leg in de offerte vast wat wel en niet is inbegrepen, en factureer in mijlpalen, bijvoorbeeld bij start, bij oplevering op de testomgeving en na livegang. Werk je op uurbasis, stuur dan bij elke factuur een korte specificatie mee. Een regel als "Development, 152 uur" roept bij een nieuwe klant meer vragen op dan een korte uitsplitsing per taak of sprint.

Engelstalige facturen

Werk je voor internationale teams of klanten in het buitenland, stel dan bij de klant Engels in als taal. De factuur, de e-mail en de betaalpagina worden in het Engels getoond, inclusief de juiste vermelding bij btw verlegd.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Laat je urenstaat op tijd goedkeuren en factureer direct daarna.
• Gebruik exact het ordernummer en de schrijfwijze die je opdrachtgever voorschrijft.
• Stuur de UBL mee aan grote organisaties en overheden.
• Gebruik automatische herinneringen, ook voor bemiddelaars.
• Geef je accountant een meekijkaccount en houd je btw-overzicht per kwartaal bij.

Probeer StartInvoice zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account of lees ook over facturatie voor webdesigners en developers.