Factureren als webdesigner of developer
Webbureaus en freelance developers hebben een mix van eenmalige projecten en terugkerende omzet. Juist die terugkerende facturen, zoals hosting, onderhoud, licenties en supportbundels, worden snel vergeten als je ze handmatig bijhoudt. Typische situaties:
- Projecten met een vaste prijs, gefactureerd in termijnen: bij start, bij oplevering van het ontwerp en bij livegang.
- Hosting en domeinnamen, per maand of per jaar.
- Onderhoudscontracten en SLA's, met een vast maandbedrag.
- Meerwerk en support op uurbasis.
- Licenties voor plug-ins of software die je doorverkoopt.
Btw en regels
Webdesign, development, hosting en onderhoud vallen in de regel onder 21% btw. Voor zakelijke klanten in een ander EU-land wordt de btw bij diensten meestal verlegd; je vermeldt dan "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant, en je neemt de dienst op in je ICP-opgave. Lever je digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen, dan kan boven een EU-brede drempel de btw van het land van je klant gelden. Zie factureren naar het buitenland en btw verlegd.
Bij jaarlijkse hosting factureer je vooraf voor een periode. Zet die periode in de omschrijving ("Hosting 1-11-2026 t/m 31-10-2027"), zodat de leverperiode duidelijk is.
Voorbeeld: project plus maandelijks onderhoud
Een webbureau bouwt een website voor een tandartspraktijk voor € 6.000 exclusief btw, in drie termijnen, plus hosting en onderhoud per maand.
| Factuur | Excl. btw | Btw 21% | Incl. btw |
|---|---|---|---|
| Termijn 1: start project (30%) | € 1.800,00 | € 378,00 | € 2.178,00 |
| Termijn 2: ontwerp goedgekeurd (40%) | € 2.400,00 | € 504,00 | € 2.904,00 |
| Termijn 3: livegang (30%) | € 1.800,00 | € 378,00 | € 2.178,00 |
| Per maand: hosting € 25 + onderhoud € 60 | € 85,00 | € 17,85 | € 102,85 |
De drie termijnen komen uit één geaccepteerde offerte. De maandfactuur zet je één keer klaar als periodieke factuur, die op de eerste van elke maand automatisch vertrekt.
Koppel StartInvoice aan je eigen tools
Als developer wil je niet handmatig factureren wat je ook kunt automatiseren. Met de REST API maak je klanten en facturen aan vanuit je eigen systeem, bijvoorbeeld een klantpaneel of urenregistratie. Met webhooks reageer je op gebeurtenissen: zet een hostingaccount automatisch op slot als een factuur lang verlopen is, of stuur een melding in je teamchat als een offerte is geaccepteerd. Elk bedrijf heeft eigen API-tokens en de webhooks zijn ondertekend.
Licenties en doorverkochte diensten
Verkoop je premium plug-ins, thema's of SaaS-abonnementen door aan je klanten? Zet ze als aparte regel op de factuur, met de licentieperiode in de omschrijving. Zo ziet je klant wat hij betaalt voor jouw werk en wat voor software van derden. Maak er een artikel van met een vaste prijs, zodat je het bij elke klant met één klik toevoegt. Stijgt de inkoopprijs, dan pas je het artikel aan en gebruiken nieuwe facturen automatisch het nieuwe bedrag.
Supporturen en strippenkaarten
Veel bureaus verkopen supporturen vooraf, bijvoorbeeld een bundel van tien uur. Factureer de bundel vooraf als één regel en houd het verbruik bij in je eigen systeem. Is de bundel op, dan stuur je een nieuwe factuur. Werk je liever achteraf, factureer dan maandelijks de werkelijk bestede uren met een korte omschrijving per ticket of taak.
Meerdere labels of bv's
Heb je naast je bureau een aparte hostingtak of een tweede label? Met meerdere bedrijven beheer je ze met één login, elk met eigen nummering, huisstijl en betaalmethoden.
Tips om sneller betaald te krijgen
- Factureer in termijnen, zodat je niet maanden voorfinanciert.
- Koppel livegang aan betaling van de voorlaatste termijn, als dat in je voorwaarden staat.
- Zet iDEAL op je maandfacturen. Kleine bedragen worden zo snel betaald.
- Geef vaste klanten toegang tot het klantportaal, zodat ze al hun facturen zelf terugvinden.
- Kijk elk jaar naar je tarieven en pas de periodieke facturen tijdig aan.
Probeer het zes maanden gratis, daarna vanaf € 1,99 per maand. Maak een account.