De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst van de factuur als je niets anders hebt afgesproken. Tussen bedrijven mag je maximaal 60 dagen afspreken, en grote bedrijven moeten mkb-bedrijven en zzp'ers binnen 30 dagen betalen.
Je mag dus zelf een termijn kiezen, maar de wet stelt grenzen. In dit artikel lees je welke termijnen gelden voor zakelijke klanten, de overheid en particulieren, hoe je de vervaldatum berekent en wat je kunt doen als een klant te laat betaalt.
De regels op een rij
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Niets afgesproken (zakelijk) | 30 dagen na ontvangst van de factuur |
| Afspraak tussen bedrijven | Maximaal 60 dagen; langer alleen als dat uitdrukkelijk is afgesproken en niet onredelijk is voor de leverancier |
| Groot bedrijf betaalt mkb-bedrijf of zzp'er | Maximaal 30 dagen; een langere afspraak is nietig en dan geldt 30 dagen |
| Overheid betaalt een ondernemer | 30 dagen |
| Particuliere klant | Wat je afspreekt; zonder afspraak is de vordering direct opeisbaar, maar voor incassokosten geldt eerst de 14-dagenbrief |
De regels voor zakelijke transacties staan in artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek. Of een bedrijf "groot" is, hangt af van de criteria uit het jaarrekeningenrecht (onder meer omzet, balanstotaal en aantal werknemers).
Vanaf wanneer telt de termijn?
Zonder afspraak loopt de termijn vanaf de dag waarop je klant de factuur ontvangt. Komen de goederen of diensten later dan de factuur, dan telt de termijn vanaf de ontvangst daarvan. Spreek je een termijn af, zet dan op de factuur een concrete vervaldatum. Dat voorkomt discussie over wanneer de factuur is ontvangen.
Voorbeeld: de vervaldatum berekenen
| Factuurdatum | Termijn | Vervaldatum |
|---|---|---|
| 2 maart 2026 | 14 dagen | 16 maart 2026 |
| 2 maart 2026 | 30 dagen | 1 april 2026 |
| 2 maart 2026 | 60 dagen | 1 mei 2026 |
Welke termijn kies je?
Veel zzp'ers en kleine bedrijven hanteren 14 dagen. Dat is toegestaan, want een kortere termijn mag je altijd afspreken. Leg de termijn wel vooraf vast, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden, en herhaal hem op elke factuur. Een termijn die je pas op de factuur noemt terwijl je klant er nooit mee heeft ingestemd, is lastiger af te dwingen.
Werk je voor een groot bedrijf dat standaard 60 of 90 dagen in zijn inkoopvoorwaarden heeft staan? Ben jij een mkb-bedrijf of zzp'er, dan geldt toch maximaal 30 dagen. Je kunt daar gewoon naar verwijzen.
Tips om sneller betaald te krijgen
- Factureer direct na levering, niet aan het einde van het kwartaal.
- Vermeld een vervaldatum in plaats van alleen "30 dagen".
- Maak betalen makkelijk met een betaallink, zodat je klant met iDEAL of een kaart kan betalen.
- Stuur op tijd een herinnering, vriendelijk en zakelijk. Zie herinnering en aanmaning.
- Vraag een aanbetaling bij grote opdrachten. Zie aanbetaling factureren.
Te laat betaald: wat mag je dan?
Zakelijke klant
Is de afgesproken of wettelijke termijn verstreken, dan is je zakelijke klant automatisch in verzuim. Je mag dan:
- Wettelijke handelsrente rekenen vanaf de dag na de vervaldatum. Het percentage wordt elk halfjaar vastgesteld; het actuele percentage vind je op de site van de Rijksoverheid.
- Incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel (minimaal € 40), tenzij je in je voorwaarden iets anders hebt afgesproken.
Particuliere klant
Bij een particulier moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van 14 dagen, waarin je vermeldt welke incassokosten je rekent als hij niet binnen die termijn betaalt: de 14-dagenbrief. Pas daarna mag je incassokosten rekenen. Voor particulieren geldt de (lagere) wettelijke rente voor niet-handelstransacties. Meer in incassokosten berekenen.
Rekenvoorbeeld handelsrente
De rente reken je zo uit: hoofdsom × rentepercentage × aantal dagen te laat ÷ 365. Stel dat een factuur van € 4.000 45 dagen te laat wordt betaald, en het rentepercentage in die periode is (als voorbeeld) 10% per jaar. Dan is de rente € 4.000 × 10% × 45 ÷ 365 = € 49,32. Gebruik voor een echte vordering altijd het percentage dat in die periode gold.
Veelgemaakte fouten
- Geen termijn afspreken en dan verbaasd zijn dat klanten pas na 30 dagen betalen.
- Bij particulieren direct incassokosten rekenen zonder 14-dagenbrief. Die kosten zijn dan niet verschuldigd.
- De 60-dagengrens vergeten bij het accepteren van inkoopvoorwaarden van een grote klant.
- Te lang wachten met herinneren. Hoe ouder een factuur, hoe lastiger de inning.
Zo leg je de betalingstermijn vast
Een termijn is het sterkst als je klant er vooraf mee heeft ingestemd. Neem hem op in:
- Je offerte: "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum."
- Je algemene voorwaarden, die je meestuurt met de offerte.
- Je opdrachtbevestiging of contract bij grotere opdrachten.
- Elke factuur, met een concrete vervaldatum.
Werk je met een groot bedrijf, kijk dan of hun inkoopvoorwaarden een eigen termijn noemen, en of die binnen de wettelijke grenzen blijft.
Een praktische tijdlijn na de vervaldatum
De wet schrijft geen vaste volgorde voor herinneringen voor (behalve de 14-dagenbrief bij particulieren). Een werkwijze die veel ondernemers hanteren:
| Moment | Actie |
|---|---|
| Een paar dagen voor de vervaldatum | Eventueel een korte reminder bij grote bedragen. |
| Enkele dagen na de vervaldatum | Vriendelijke betalingsherinnering met betaallink. |
| Ongeveer twee weken na de vervaldatum | Aanmaning; bij particulieren in de vorm van de 14-dagenbrief. |
| Na het verstrijken van de aanmaning | Bellen, incassokosten en rente rekenen, of de vordering uit handen geven. |
Wat als je klant de factuur betwist?
Zegt je klant dat er iets niet klopt, reageer dan snel en neem het serieus. Is een deel van de factuur onbetwist, vraag dan om dat deel alvast te betalen. Blijkt de factuur inderdaad fout, corrigeer hem met een creditfactuur. Zie fout op je factuur corrigeren.
Betalingstermijn bij abonnementen en vaste opdrachten
Factureer je elke maand hetzelfde bedrag, bijvoorbeeld voor onderhoud of een abonnement, dan is een korte termijn of betaling vooraf gebruikelijk. Met periodieke facturen gaan die facturen automatisch op een vast moment de deur uit, zodat je klant weet wanneer hij kan rekenen op de factuur.
Betalingskorting voor snelle betaling
Sommige ondernemers geven een kleine korting als de klant snel betaalt, bijvoorbeeld 2% bij betaling binnen 8 dagen. Dat kan cashflow opleveren, maar het kost marge en maakt je factuur ingewikkelder. Vermeld de voorwaarden dan heel duidelijk op de factuur, en bespreek met je boekhouder hoe je de btw verwerkt.
Checklist betalingstermijn
- Heb je de termijn vooraf afgesproken, in je offerte of voorwaarden?
- Staat er een concrete vervaldatum op elke factuur?
- Blijft je termijn binnen de wettelijke grenzen (60 dagen B2B, 30 dagen voor grote bedrijven aan het mkb)?
- Weet je wanneer je een herinnering en een aanmaning stuurt?
- Kan je klant direct online betalen?
Betalingstermijn op je factuur: voorbeeldzinnen
- "Wij verzoeken je het totaalbedrag uiterlijk op 16 maart 2026 over te maken onder vermelding van het factuurnummer."
- "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum, conform onze algemene voorwaarden."
- "Je kunt direct online betalen via de betaallink in deze e-mail."
Zo doe je dit in StartInvoice
Je stelt een standaard betalingstermijn in voor je bedrijf, en eventueel een afwijkende per klant. StartInvoice zet de vervaldatum automatisch op de factuur. Met een eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account voeg je een betaallink toe, zodat je klant direct met iDEAL kan betalen via de openbare factuurpagina (zie online betalen). Verlopen facturen worden gemarkeerd en je kunt automatische herinneringen laten versturen. Deelbetalingen registreer je per factuur, zodat je altijd ziet wat er nog openstaat.