Facturatie voor evenementen en dj's

Factureren als dj of evenementenbureau

In de evenementenbranche wordt ver vooruit geboekt, wordt er vaak een aanbetaling gevraagd en bestaat een factuur uit onderdelen met verschillende btw-tarieven. Een feest of evenement gaat niet uit als de betaling niet rond is, dus duidelijke afspraken vooraf zijn het halve werk. Veelvoorkomende situaties:

• Dj-optredens in clubs, op festivals, bruiloften en bedrijfsfeesten.
• Verhuur van geluid, licht en podium, met of zonder technicus.
• Organisatie van evenementen voor bedrijven en particulieren.
• Kaartverkoop voor eigen evenementen.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Je factuur bevat je naam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de datum van het evenement, een omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Zie de factuureisen.

9% voor optredens van uitvoerende kunstenaars

Het optreden van uitvoerende kunstenaars valt onder het verlaagde tarief van 9%. De Belastingdienst noemt daarbij uitdrukkelijk optredens van diskjockeys en videojockeys, bijvoorbeeld op danceparty's. Het plan om dit tarief per 2026 te verhogen is niet doorgegaan; het blijft 9%. Of elk dj-optreden onder die 9% valt, bijvoorbeeld een set als achtergrondmuziek op een besloten feest, hangt af van de omstandigheden. Twijfel je, vraag het dan na bij de Belastingdienst.

21% voor andere diensten

Niet alles in deze branche telt als optreden. Diensten van geluidstechnici vallen bijvoorbeeld onder 21%. Ook de verhuur van apparatuur en de organisatie van een evenement staan niet op de lijst met 9%-diensten en vallen in de regel onder 21%. Werk je met een boekingskantoor, dan is de bemiddelingsvergoeding meestal belast met 21%. Combineer je een optreden met verhuur of techniek, splits dan op de factuur. Meer over btw-tarieven.

Toegangskaarten

Verkoop je zelf kaarten voor een evenement, dan geldt voor toegang tot culturele en recreatieve evenementen, zoals podiumoptredens, het tarief van 9%. Zit er eten en drinken bij in de prijs, of gaat het om een besloten feest, laat dan beoordelen welk deel onder welk tarief valt.

Kleineondernemersregeling en betalingstermijn

Draai je in het weekend naast een baan en blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je de KOR gebruiken. Zie de KOR uitgelegd. Voor de betalingstermijn geldt zonder afspraak 30 dagen. In deze branche is betaling vóór het evenement gebruikelijk.

Voorbeeldfactuur: dj-optreden met verhuur

Je draait een set van vier uur op een dansfeest van een evenementenbureau en verhuurt daarnaast, als apart afgesproken onderdeel, een geluids- en lichtset.

Of de apparatuur in jouw geval een apart onderdeel is of bij het optreden hoort, hangt af van wat je afspreekt. Leg dat vast in je offerte en vraag bij twijfel je adviseur.

Boekingen, aanbetalingen en annuleringen

Stuur bij elke boeking een offerte met de datum, de tijden, wat er inbegrepen is en je annuleringsvoorwaarden. De klant accepteert online. Vraag daarna een aanbetaling om de datum vast te leggen, en registreer die als deelbetaling. Het restant factureer je vóór het evenement. Zie aanbetaling factureren.

Werken met artiesten en leveranciers

Organiseer je als evenementenbureau een feest, dan huur je vaak zelf artiesten, techniek en catering in. Die leveranciers factureren aan jou, en jij factureert het geheel aan je opdrachtgever. Let erop dat elk onderdeel op je eigen factuur het juiste tarief krijgt: een optreden dat je doorverkoopt, valt niet automatisch onder hetzelfde tarief als jouw organisatiewerk. Laat bij twijfel vooraf beoordelen hoe je een totaalpakket opsplitst. Houd per evenement bij welke aanbetalingen je hebt ontvangen en welke inkoopfacturen nog komen, zodat je niet vergeet om kosten door te berekenen. In StartInvoice zie je per factuur welke deelbetalingen er zijn binnengekomen.

Na afloop van een druk seizoen wil je ook weten hoeveel omzet je per tarief had. Het btw-overzicht per kwartaal laat de omzet tegen 9% en tegen 21% apart zien, zodat je de bedragen zo kunt overnemen in je aangifte. Je accountant kan meekijken met een eigen account.

Particulieren en bedrijven

Bij bruiloften en verjaardagen is je klant een particulier. Noem je prijzen dan inclusief btw. Bedrijven willen juist bedragen exclusief btw zien, en vaak een referentie of kostenplaats op de factuur.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Laat het restbedrag vóór het evenement betalen.
• Zet een iDEAL-betaallink op de factuur, via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account.
• Gebruik automatische herinneringen voor openstaande aanbetalingen.
• Kies een opvallend sjabloon met je eigen logo en kleuren.

Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.