Facturatie voor schilders

Factureren als schilder: waar moet je op letten?

Schilderwerk lijkt eenvoudig te factureren: uren, verf, klaar. Toch is de schildersbranche een van de lastigste als het om btw gaat. Hetzelfde werk kan onder 9% of 21% vallen, afhankelijk van het soort pand en de leeftijd ervan. Werk je voor een aannemer, dan is de btw vaak verlegd. En particulieren verwachten een heldere offerte vooraf. De situaties die je het vaakst tegenkomt:

• Binnen- en buitenschilderwerk bij particulieren, aan woningen die al jaren bewoond zijn.
• Werk aan bedrijfspanden, zoals kantoren, winkels en bedrijfshallen.
• Onderaanneming voor een aannemer of vastgoedonderhoudsbedrijf.
• Onderhoudscontracten met VvE's of verhuurders, vaak met meerjarenplanning.

Regels die voor jou gelden

Verplichte gegevens

Op elke factuur staan je naam en adres, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de datum of periode van het werk, een duidelijke omschrijving en de bedragen per btw-tarief. Zet bij schilderwerk ook het werkadres op de factuur: dat is het adres waar de leeftijd en het gebruik van het pand van afhangen. Het complete overzicht staat bij de factuureisen.

9% btw voor schilderwerk aan woningen ouder dan 2 jaar

Voor het schilderen, stukadoren, behangen en isoleren van woningen die ouder zijn dan 2 jaar geldt het verlaagde tarief van 9%. Voor ander werk aan woningen, en voor werk aan bedrijfspanden, reken je 21%. Een paar punten om op te letten:

• Arbeid en materiaal. Het lage tarief is bedoeld voor het werk zelf. Materialen die een flink deel van de waarde vormen, zoals verf bij een grote klus, worden in de praktijk vaak apart gefactureerd tegen 21%. Bij isoleren is dat zeker zo: de arbeid valt onder 9%, het isolatiemateriaal onder 21%. Twijfel je hoe je dit bij jouw werk splitst? Leg het voor aan de Belastingdienst of je adviseur.
• Gemengde panden. Sinds 1 juli 2025 geldt 9% alleen nog voor het deel van een pand dat als woning wordt gebruikt. Schilder je een pand met een winkel beneden en een woning boven, dan splits je het werk in een deel tegen 9% en een deel tegen 21%.
• Onderdeel van een grotere verbouwing. Is het schilderwerk onderdeel van een groter project, dan splits je in je offerte en factuur het werk dat onder 9% valt van het werk tegen 21%.

Btw verlegd bij onderaanneming

Werk je als onderaannemer voor een aannemer, dan geldt in de bouw de verleggingsregeling. Je rekent dan geen btw, maar zet "btw verlegd" en het btw-nummer van je opdrachtgever op de factuur. Het bedrag vermeld je wel per tarief, alsof de btw niet was verlegd. Werk je rechtstreeks voor de eigenaar of bewoner, dan reken je gewoon btw. Lees meer over btw verlegd.

Betalingstermijn

Zonder afspraak geldt wettelijk 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken. Bij particulieren is 14 dagen gebruikelijk; zet de termijn dan wel in je offerte of voorwaarden.

Voorbeeldfactuur: buitenschilderwerk bij een particulier

Je schildert de kozijnen, deuren en boeidelen van een tussenwoning uit 1985. De arbeid factureer je tegen 9%, de verf en het materiaal tegen 21%.

In StartInvoice kies je per regel het btw-tarief. Onderaan de factuur verschijnt automatisch het btw-bedrag per tarief, zoals de Belastingdienst dat wil zien. Doe je dezelfde klus als onderaannemer voor een aannemer, dan kies je "btw verlegd" en staat er geen btw op de factuur.

Particulieren en bedrijven

Particulieren denken in prijzen inclusief btw. Vermeld in je offerte daarom ook het totaal inclusief btw, en leg kort uit waarom er twee tarieven op staan. Met een offerte die de klant online accepteert, heb je het akkoord zwart op wit en zet je de offerte na afloop om in een factuur. Bij een grote klus kun je een aanbetaling vragen en die als deelbetaling registreren.

Zakelijke klanten, zoals verhuurders en VvE's, vragen vaak om een ordernummer of projectnummer op de factuur. Zet dat in de omschrijving of referentie, anders blijft je factuur liggen bij de crediteurenadministratie. Sommige grote opdrachtgevers willen een UBL e-factuur; die maak je in StartInvoice bij elke factuur.

Tips om sneller betaald te krijgen

• Factureer direct na oplevering, of per week bij langlopende projecten.
• Zet een iDEAL-betaallink op de factuur. Particulieren betalen dan vaak dezelfde dag. Het geld komt binnen via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account.
• Laat herinneringen automatisch versturen, zodat je niet zelf hoeft na te bellen.
• Vraag bij grote projecten een aanbetaling of factureer in termijnen.
• Gebruik een sjabloon met je eigen logo en kleuren. Kies uit tien factuursjablonen.

Elk kwartaal zie je in het btw-overzicht hoeveel omzet je had tegen 9%, tegen 21% en met btw verlegd. Je kunt StartInvoice zes maanden gratis gebruiken, daarna vanaf € 1,99 per maand.