Een goede offerte maken: inhoud, voorbeeld en tips

Een goede offerte bevat je bedrijfsgegevens en die van de klant, een duidelijke omschrijving van het werk, de prijzen exclusief btw met het btw-tarief en het totaal, een geldigheidsduur en je voorwaarden. Hoe concreter je bent over wat wel en niet is inbegrepen, hoe minder discussie je achteraf hebt.

Een offerte is vaak het eerste wat een klant van je ziet. In dit artikel lees je wat erin moet, hoe het juridisch zit, hoe een voorbeeld eruitziet en hoe je de kans vergroot dat de klant ja zegt.

Wat zet je in een offerte?

• Je bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer (verplicht op offertes), btw-id en contactgegevens.
• Gegevens van de klant: naam, contactpersoon en adres.
• Offertenummer en datum, zodat je er later naar kunt verwijzen.
• Omschrijving van het werk: wat lever je, in welke stappen, met welke aantallen of uren.
• Wat niet is inbegrepen: bijvoorbeeld drukwerk, licenties of reiskosten.
• Prijzen: per regel exclusief btw, het btw-tarief en het totaal. Aan particulieren toon je prijzen inclusief btw.
• Planning: startdatum, opleverdatum of doorlooptijd.
• Geldigheidsduur, bijvoorbeeld 30 dagen.
• Betalingsvoorwaarden: termijn, eventuele aanbetaling.
• Algemene voorwaarden: meesturen of duidelijk verwijzen.
• Hoe de klant akkoord geeft.

Voorbeeld: offerte voor een website

Omschrijving	Aantal	Prijs	Bedrag
Ontwerp homepage en 4 subpagina's	1	€ 1.200,00	€ 1.200,00
Bouw in WordPress	20 uur	€ 85,00	€ 1.700,00
Hosting en onderhoud (12 maanden)	12	€ 15,00	€ 180,00
Subtotaal			€ 3.080,00
Btw 21%			€ 646,80
Totaal			€ 3.726,80

Daaronder: "Niet inbegrepen: teksten en fotografie. Twee correctierondes op het ontwerp inbegrepen; extra rondes € 85 per uur. Geldig tot 30 dagen na dagtekening. Bij akkoord factureren we 30% aanbetaling."

Is een offerte bindend?

Juridisch is een offerte een aanbod. Accepteert je klant het aanbod, dan is er een overeenkomst en zijn jullie allebei gebonden. Een paar punten om te weten:

• Met een geldigheidstermijn kun je het aanbod tijdens die termijn in principe niet intrekken.
• "Vrijblijvend" betekent dat je het aanbod nog kunt intrekken, ook kort na acceptatie, als je dat direct doet. Dat kan handig zijn bij sterk wisselende inkoopprijzen, maar het geeft je klant minder zekerheid.
• Een kennelijke vergissing, zoals € 300 in plaats van € 3.000, hoeft je meestal niet te binden als de klant die vergissing redelijkerwijs had moeten zien.
• Algemene voorwaarden gelden alleen als je ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand hebt gesteld. Stuur ze dus mee met de offerte.

Offerte, prijsopgave of begroting?

De woorden worden door elkaar gebruikt. Een offerte of prijsopgave noemt in de regel een vaste prijs. Een begroting of schatting is een inschatting, bijvoorbeeld als je op uurbasis werkt. Maak duidelijk welke van de twee je bedoelt, en spreek bij een begroting af wat er gebeurt als je verwacht erover heen te gaan.

Tips voor sneller akkoord

1. Stuur snel. Een offerte binnen een dag maakt indruk.
2. Schrijf in de taal van de klant. Niet "implementatie CMS", maar "je kunt zelf teksten en foto's aanpassen".
3. Bied opties, bijvoorbeeld een basis- en een uitgebreide variant.
4. Maak akkoord geven makkelijk: één klik in plaats van printen, tekenen en scannen.
5. Volg op. Een korte vraag na een paar dagen werkt vaak beter dan wachten.

Veelgemaakte fouten

1. Vage omschrijvingen die later tot discussie over meerwerk leiden.
2. Geen geldigheidsduur, waardoor een klant na een half jaar nog akkoord geeft op je oude prijs.
3. Btw vergeten of onduidelijk laten of prijzen inclusief of exclusief zijn.
4. Algemene voorwaarden pas bij de factuur sturen. Dan ben je te laat.
5. Geen aanbetaling vragen bij grote of lange opdrachten. Zie aanbetaling factureren.

Van offerte naar factuur

Na akkoord en levering factureer je op basis van de offerte. Verwijs op de factuur naar het offertenummer, zodat je klant de bedragen direct kan herkennen. Meerwerk factureer je op aparte regels. Lees ook factuur maken en factuur eisen.

De opbouw van een sterke offerte

Een offerte is meer dan een prijslijst. Bij grotere opdrachten helpt een vaste opbouw:

1. Korte inleiding: waar gaat de opdracht over en wat is het doel van de klant?
2. Aanpak: hoe pak je het aan, in welke stappen?
3. Planning: wanneer start je, wanneer lever je op?
4. Prijs: specificatie per onderdeel, met btw en totaal.
5. Voorwaarden: geldigheid, betaling, aanbetaling, meerwerk, algemene voorwaarden.
6. Akkoord: hoe en tot wanneer de klant kan accepteren.

Bij kleine opdrachten volstaat een korte offerte met alleen de regels, het totaal en de voorwaarden.

Meerwerk en minderwerk

Tijdens een opdracht verandert er vaak iets: de klant wil een extra pagina, of een onderdeel vervalt. Leg in je offerte vast hoe je daarmee omgaat, bijvoorbeeld: "Meerwerk wordt vooraf schriftelijk afgestemd en gefactureerd tegen € 85 per uur." Bevestig meerwerk tijdens het project per e-mail, zodat er achteraf geen discussie ontstaat. Op de factuur zet je meerwerk op aparte regels.

Offerte aan een particulier

• Toon prijzen inclusief btw.
• Sluit je de overeenkomst bij de klant thuis, telefonisch of online, dan heeft de consument in veel gevallen 14 dagen bedenktijd. Informeer hem daarover.
• Bij de verkoop van producten mag je een consument niet verplichten meer dan de helft vooruit te betalen.

Meer in factureren aan particulieren.

Checklist voor je offerte

• Staan je KvK-nummer en btw-id erop?
• Is de omschrijving concreet genoeg om later geen discussie te krijgen?
• Staat erin wat niet is inbegrepen?
• Is duidelijk of prijzen inclusief of exclusief btw zijn?
• Heeft de offerte een geldigheidsduur en een nummer?
• Zijn je algemene voorwaarden meegestuurd?
• Weet de klant hoe hij akkoord geeft?

Geldigheid en prijswijzigingen

Een geldigheidsduur beschermt je tegen stijgende kosten. Werk je met materiaal waarvan de prijs sterk schommelt, of loopt een opdracht lang door, neem dan een bepaling op over prijsaanpassingen, bijvoorbeeld een jaarlijkse indexatie bij doorlopende opdrachten. Bij consumenten zijn de mogelijkheden om achteraf de prijs te verhogen beperkt; reken daarom liever vooraf met een realistische prijs.

Na het versturen

Noteer wanneer je de offerte hebt gestuurd en wanneer hij verloopt. Hoor je na een paar dagen niets, stuur dan een korte vraag of de offerte duidelijk is. Accepteert de klant niet, vraag dan waarom: dat helpt je bij volgende offertes. Wordt hij wel geaccepteerd, bevestig dan de start en de planning.

Offerte en factuur in dezelfde stijl

Gebruik voor je offerte dezelfde huisstijl en klantgegevens als voor je factuur. Dat oogt professioneel, en je klant herkent bij de factuur direct de bedragen en afspraken uit de offerte. Het scheelt jou bovendien dubbel werk: wat je in de offerte hebt ingevoerd, hoef je voor de factuur niet opnieuw te typen. Bekijk de factuursjablonen voor inspiratie.

Tot slot: bewaar geaccepteerde offertes bij je administratie. Ontstaat er later discussie over wat er was afgesproken, dan is de offerte samen met de akkoordbevestiging je belangrijkste bewijs. Ook voor je boekhouder is het handig om bij een factuur de bijbehorende offerte te kunnen terugvinden.

Zo doe je dit in StartInvoice

In StartInvoice maak je een offerte in hetzelfde ontwerp als je facturen. Je klant ontvangt een link en accepteert de offerte online met zijn naam; jij krijgt direct bericht. Daarna zet je de offerte met één klik om in een factuur, of eerst in een aanbetalingsfactuur. Bedragen, btw en klantgegevens worden overgenomen, zodat je niets dubbel hoeft in te voeren.