Een aanbetaling factureer je met een voorschotfactuur: een gewone factuur voor een deel van het totaalbedrag, inclusief btw. Op de eindfactuur zet je het volledige bedrag en trek je de aanbetaling (met de btw) weer af, zodat je klant en de Belastingdienst niets dubbel betalen.
Een aanbetaling geeft je zekerheid bij grote of langlopende opdrachten, en helpt je om materiaal voor te financieren. Hieronder lees je hoe het werkt met de btw, wat er op de facturen moet en hoe je fouten voorkomt.
Waarom een aanbetaling vragen?
- Minder risico: haakt de klant af, dan heb je in elk geval een deel van je kosten gedekt.
- Betere cashflow: je hoeft materiaal of uren niet volledig voor te schieten.
- Meer commitment: een klant die heeft aanbetaald, neemt de opdracht serieus.
Spreek de aanbetaling vooraf af, bij voorkeur in je offerte. Bijvoorbeeld: "Bij akkoord factureren we 30% aanbetaling; het restant na oplevering." Zie ook offerte maken.
Btw op een aanbetaling
Btw op een vooruitbetaling is uiterlijk verschuldigd op het moment dat je de betaling ontvangt, ook als je nog niets hebt geleverd. Dat betekent:
- Je zet btw op de voorschotfactuur, tegen het tarief dat geldt voor de levering of dienst.
- Je geeft die btw aan in de aangifte over het tijdvak waarin de btw verschuldigd werd.
- Je zakelijke klant mag die btw aftrekken, als hij een correcte factuur heeft.
Voor zakelijke klanten ben je verplicht een factuur te maken voor een vooruitbetaling, net als voor een gewone levering: uiterlijk op de 15e dag van de maand na ontvangst. Pas je het kasstelsel toe, dan ben je de btw verschuldigd bij ontvangst van de betaling.
Wat zet je op een voorschotfactuur?
- Alle gewone verplichte gegevens (zie factuur eisen).
- Een titel die duidelijk maakt dat het om een aanbetaling gaat, bijvoorbeeld "Voorschotfactuur" of "Aanbetalingsfactuur".
- Een verwijzing naar de offerte of opdracht.
- Het percentage of deel van het totaal, bijvoorbeeld "30% aanbetaling op offerte O-2026-0012".
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, de btw en het totaal.
De voorschotfactuur krijgt een gewoon factuurnummer uit je reeks. Het is een echte factuur, geen proformafactuur.
Rekenvoorbeeld
Je verbouwt de kantoorruimte van een klant voor € 10.000 exclusief btw (21%). Je vraagt 30% aanbetaling.
Voorschotfactuur 2026-0060
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Aanbetaling 30% op offerte O-2026-0012 | € 3.000,00 |
| Btw 21% | € 630,00 |
| Totaal | € 3.630,00 |
Eindfactuur 2026-0079
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Verbouwing kantoorruimte volgens offerte O-2026-0012 | € 10.000,00 |
| Af: aanbetaling factuur 2026-0060 | € -3.000,00 |
| Subtotaal | € 7.000,00 |
| Btw 21% | € 1.470,00 |
| Te betalen | € 8.470,00 |
In totaal heeft je klant € 3.630 + € 8.470 = € 12.100 betaald: precies € 10.000 plus 21% btw. De btw is over twee facturen verdeeld en niet dubbel gerekend.
Twee manieren om te verrekenen
| Methode | Hoe | Voordeel |
|---|---|---|
| Aftrekken op de eindfactuur | Totaal factureren en de aanbetaling (excl. btw) als negatieve regel aftrekken | Eén overzichtelijke eindfactuur; meest gebruikt |
| Alleen het restant factureren | Eindfactuur voor de resterende 70% | Eenvoudig, maar minder overzicht van het totaal |
Kies één methode en gebruik die consequent. Vermeld in beide gevallen het nummer van de voorschotfactuur.
Termijnfacturen
Bij grotere projecten werk je vaak met meerdere termijnen, bijvoorbeeld 30% bij start, 40% halverwege en 30% bij oplevering. Elke termijn is een eigen factuur met btw. Zet op elke termijnfactuur welke termijn het is en hoeveel er al gefactureerd is, zodat je klant het overzicht houdt.
Aanbetaling door particulieren
Verkoop je producten aan een consument, dan mag je hem niet verplichten om meer dan de helft van de prijs vooruit te betalen. Een aanbetaling van 30% of 50% is dus prima, 100% vooraf afdwingen niet. Meer in factureren aan particulieren.
Wat als de opdracht niet doorgaat?
Gaat de opdracht niet door en betaal je de aanbetaling terug, dan maak je een creditfactuur voor de voorschotfactuur. Daarmee corrigeer je ook de btw. Zie creditfactuur maken. Houd je (een deel van) de aanbetaling in, bijvoorbeeld op grond van annuleringskosten in je voorwaarden, overleg dan met je boekhouder hoe je dat voor de btw verwerkt.
Veelgemaakte fouten
- Btw dubbel rekenen: de eindfactuur toont het volledige bedrag met btw, zonder de aanbetaling af te trekken.
- Een proformafactuur gebruiken voor een aanbetaling. Een proforma is geen factuur; je klant kan er geen btw mee aftrekken.
- Geen btw op de aanbetaling, met het idee dat je pas btw rekent bij levering.
- Niet verwijzen naar de offerte of de voorschotfactuur.
- Het percentage niet vooraf afspreken, waardoor een aanbetalingsverzoek als een verrassing komt.
Voorschotfactuur of proformafactuur?
| Voorschotfactuur | Proformafactuur | |
|---|---|---|
| Echte factuur? | Ja | Nee |
| Factuurnummer uit je reeks | Ja | Nee |
| Btw verschuldigd | Ja, uiterlijk bij ontvangst van de betaling | Nee, het document zelf leidt niet tot btw |
| Klant kan btw aftrekken | Ja | Nee |
| Gebruik | Aanbetaling die je echt ontvangt | Prijsindicatie, bijvoorbeeld voor douane of een interne goedkeuring |
Wordt een proformafactuur toch betaald, dan is er een vooruitbetaling ontvangen en moet je alsnog een echte factuur maken.
Aanbetaling bij btw verlegd, KOR of EU-klanten
- Btw verlegd: ook op de voorschotfactuur zet je geen btw, wel "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant.
- KOR: geen btw op de voorschotfactuur, wel de KOR-vermelding.
- EU-klant: zelfde vermelding als op de eindfactuur, en neem het bedrag op in de ICP-opgave van de periode waarin het verschuldigd wordt.
Checklist aanbetaling
- Is de aanbetaling vooraf afgesproken in je offerte?
- Is de voorschotfactuur een echte factuur met nummer en btw?
- Verwijst de eindfactuur naar de voorschotfactuur?
- Is de btw over het totaal precies één keer gerekend?
Zo doe je dit in StartInvoice
Accepteert je klant een offerte online, dan maak je er in StartInvoice direct een factuur van, ook voor een deel van het bedrag. Betalingen registreer je per factuur, inclusief deelbetalingen, zodat je altijd ziet wat er nog openstaat. Met een betaallink via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account betaalt je klant de aanbetaling direct met iDEAL (zie online betalen). Gaat de opdracht niet door, dan maak je met één klik een creditfactuur.