Betalingsherinnering en aanmaning sturen (met voorbeeldtekst)

Een betalingsherinnering stuur je zodra de vervaldatum van je factuur is verstreken en er nog niet is betaald. Begin vriendelijk met een eerste herinnering, stuur na ongeveer een week een tweede, en volgt er dan nog steeds geen betaling, dan stuur je een formele aanmaning. Bij particuliere klanten moet die aanmaning voldoen aan de eisen van de veertiendagenbrief als je incassokosten wilt kunnen rekenen.

In dit artikel vind je drie voorbeeldteksten die je direct kunt aanpassen, plus uitleg over timing, toon en wat je juridisch moet weten.

Herinnering, aanmaning, ingebrekestelling: wat is wat?

Stap	Doel	Toon	Juridische betekenis
Betalingsherinnering	Klant attenderen op een vergeten factuur	Vriendelijk, behulpzaam	Geen bijzondere
Tweede herinnering	Duidelijk maken dat betaling nu nodig is	Zakelijk, beslist	Geen bijzondere, wel goed als bewijs
Aanmaning / veertiendagenbrief	Laatste kans voor maatregelen	Formeel	Voorwaarde voor incassokosten bij consumenten; kan gelden als ingebrekestelling

De meeste late betalingen zijn geen onwil maar vergeetachtigheid, een factuur die in de verkeerde mailbox belandde of een interne goedkeuring die blijft hangen. Een vriendelijke eerste herinnering lost het daarom vaak op.

Wanneer stuur je wat?

Een praktisch schema dat bij veel ondernemers werkt:

1. Dag 1 na de vervaldatum: eerste, vriendelijke herinnering.
2. Dag 8 tot 10: tweede herinnering, met een nieuwe concrete datum.
3. Dag 15 tot 20: aanmaning met termijn van veertien dagen en de hoogte van de incassokosten.
4. Na het verstrijken van die termijn: bellen, een betalingsregeling bespreken of de vordering uit handen geven.

Je bent niet verplicht om twee herinneringen te sturen. Vind je het zakelijk passend, dan kun je na één herinnering al aanmanen. Bellen tussendoor werkt vaak beter dan nog een e-mail, vooral bij vaste klanten.

Voorbeeldtekst 1: vriendelijke betalingsherinnering

Onderwerp: Herinnering factuur 2026-0112

Beste Petra,

Misschien is het je ontschoten: factuur 2026-0112 van 2 oktober 2026, voor het ontwerp van de nieuwe brochure, stond open tot 1 november. Volgens mijn administratie heb ik het bedrag van €1.200,00 nog niet ontvangen.

Wil je het bedrag binnen zeven dagen overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Voorbeeld, onder vermelding van het factuurnummer? Je kunt ook direct betalen via de betaallink hieronder. Ik heb de factuur voor het gemak nog een keer bijgevoegd.

Heb je inmiddels betaald, dan kun je deze e-mail als niet verzonden beschouwen. En is er iets onduidelijk aan de factuur, laat het me dan weten.

Met vriendelijke groet,

Jeroen

Voorbeeldtekst 2: tweede herinnering

Onderwerp: Tweede herinnering factuur 2026-0112

Beste Petra,

Op 2 november stuurde ik je een herinnering voor factuur 2026-0112 van €1.200,00. Helaas heb ik nog geen betaling of reactie ontvangen.

Ik vraag je het bedrag uiterlijk 16 november 2026 over te maken. Lukt dat niet, of is er een reden waarom de factuur nog niet betaald kan worden, neem dan voor die datum contact met me op. Dan zoeken we samen naar een oplossing.

Als ik vóór 16 november niets ontvang, ben ik genoodzaakt een formele aanmaning te sturen, waarna incassokosten in rekening kunnen worden gebracht.

Met vriendelijke groet,

Jeroen

Voorbeeldtekst 3: aanmaning (veertiendagenbrief)

Deze tekst is opgesteld voor een particuliere klant en bevat de onderdelen die voor een veertiendagenbrief nodig zijn. Voor zakelijke klanten kun je hem ook gebruiken; daar is de veertiendagenbrief niet verplicht, maar een duidelijke laatste termijn is wel verstandig.

Onderwerp: Aanmaning factuur 2026-0112

Geachte mevrouw De Groot,

Ondanks eerdere herinneringen op 2 en 9 november 2026 heeft u factuur 2026-0112 van 2 oktober 2026 nog niet betaald. Het openstaande bedrag is €1.200,00.

Ik verzoek u dit bedrag binnen veertien dagen na de dag van ontvangst van deze brief te betalen op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Voorbeeld, onder vermelding van het factuurnummer.

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u naast het openstaande bedrag buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van €180,00. Dit bedrag is berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Daarnaast kan ik dan de wettelijke rente in rekening brengen.

Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Jeroen Bakker, Studio Voorbeeld

Waarom €180?

De incassokosten volgen een wettelijke staffel: 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom, met een minimum van €40. Over €1.200 is dat €180. Bij hogere bedragen komt er 10% bij over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, 1% over de volgende €190.000 en 0,5% daarboven, met een maximum van €6.775. Reken het eenvoudig uit met de incassokosten-calculator of lees meer in incassokosten.

De regels voor de veertiendagenbrief

Wil je bij een consument incassokosten rekenen, dan moet de aanmaning aan een paar eisen voldoen:

• Je geeft de klant minimaal veertien dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief.
• Je noemt de exacte hoogte van de incassokosten die je gaat rekenen als er niet op tijd wordt betaald.
• Je maakt duidelijk dat die kosten pas verschuldigd zijn als de termijn verstrijkt zonder betaling.

Omdat de termijn begint na ontvangst, houden veel ondernemers voor de zekerheid een paar dagen extra aan, zeker bij verzending per post. Bewaar een kopie van de brief of e-mail en noteer wanneer je hem hebt verstuurd.

Bij zakelijke klanten is de veertiendagenbrief niet verplicht. Daar kun je na het verstrijken van de betalingstermijn in principe direct een vergoeding voor incassokosten vragen en loopt de wettelijke handelsrente automatisch.

Per e-mail of per post?

Een herinnering per e-mail is snel en prima geschikt voor de eerste stappen. Voor de aanmaning moet je kunnen aantonen dat de klant hem heeft ontvangen, omdat de termijn pas begint na ontvangst. E-mail mag, zeker als je klant eerder per e-mail met je communiceerde, maar bewaar dan de verzonden e-mail met datum en tijd. Gaat het om een groter bedrag of reageert de klant helemaal niet, dan kan een aangetekende brief extra zekerheid geven. Vermeld in elk geval het juiste adres en controleer of de klant niet is verhuisd.

Tips voor de toon

• Ga uit van goede trouw in de eerste herinnering. Een verwijtende toon schaadt de relatie.
• Wees concreet: factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke datum en een nieuwe uiterste datum.
• Maak betalen makkelijk: voeg de factuur toe en zet er een betaallink bij.
• Bied een uitweg: wie niet in één keer kan betalen, betaalt liever in termijnen dan niet.
• Doe wat je aankondigt: dreig niet met maatregelen die je niet gaat nemen.

Voorkomen is beter: zo krijg je sneller betaald

Veel herinneringen kun je voorkomen door de factuur zelf goed te maken. Zet een duidelijke vervaldatum op de factuur, factureer direct na de levering en spreek een realistische betalingstermijn af. Een betaallink met iDEAL verlaagt de drempel enorm: je klant betaalt dan met een paar klikken in plaats van zelf een overboeking aan te maken. Bij vaste klanten helpt het om te vragen wie facturen goedkeurt en waar ze naartoe moeten.

Zo doe je dit in StartInvoice

In StartInvoice kun je automatische betalingsherinneringen instellen. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd en past de teksten aan naar je eigen toon. Elke herinnering bevat een link naar de factuur, waar je klant direct kan online betalen via iDEAL, Mollie, Stripe of PayPal. Zodra er betaald is, stopt de reeks vanzelf. Zo hoef je niet zelf bij te houden wie je wanneer moet mailen.

Met een vast ritme en duidelijke teksten wordt achter betalingen aan zitten een routine in plaats van een vervelende klus. Probeer het gratis en laat de herinneringen voortaan automatisch lopen.