Een factuur maken doe je door je eigen gegevens, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de datum, een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd en de bedragen met btw op één document te zetten. Klopt dat allemaal met de wettelijke eisen, dan kan je klant de btw aftrekken en heb jij een geldig stuk voor je eigen administratie.

In dit artikel lopen we het hele proces door: van de voorbereiding tot het moment dat je de factuur verstuurt. Onderweg rekenen we een compleet voorbeeld uit, zodat je precies ziet hoe de bedragen tot stand komen.

Waarom een goede factuur meer is dan een betaalverzoek

Een factuur is niet alleen een vriendelijke vraag om geld. Het is een fiscaal document. De Belastingdienst gebruikt facturen om te controleren of jij de juiste btw afdraagt en of je klant terecht btw terugvraagt. Ontbreekt er iets verplichts, dan kan je zakelijke klant in de problemen komen bij een controle. Dat leidt vaak tot vragen, een verzoek om een nieuwe factuur en dus later betaald worden.

Daarnaast is een duidelijke factuur gewoon prettig. Hoe minder je klant hoeft te puzzelen, hoe sneller hij betaalt. Een heldere omschrijving, een zichtbare vervaldatum en een makkelijke manier om te betalen maken echt verschil.

Stap 1: verzamel je eigen bedrijfsgegevens

Begin met de gegevens die op elke factuur terugkomen. Die stel je één keer goed in:

  • je bedrijfsnaam (zoals ingeschreven bij de KvK) en je vestigingsadres;
  • je KvK-nummer;
  • je btw-identificatienummer (bij een eenmanszaak is dit niet je omzetbelastingnummer, maar het btw-id dat begint met NL en eindigt op B gevolgd door twee cijfers);
  • je IBAN en de naam waarop de rekening staat;
  • contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer (niet verplicht, wel handig).

Stap 2: noteer de gegevens van je klant

Zet de volledige naam en het adres van je klant op de factuur. Bij een bedrijf gebruik je de officiële bedrijfsnaam, niet de roepnaam van je contactpersoon. Factureer je een ondernemer in een ander EU-land en wordt de btw verlegd, dan is ook het btw-nummer van je klant verplicht. Lees daarover meer in factureren naar het buitenland.

Vraag bij grotere organisaties ook of ze een inkoopordernummer of referentie gebruiken. Veel crediteurenafdelingen boeken facturen zonder zo'n referentie niet in, of pas na lang zoeken.

Stap 3: kies een uniek factuurnummer

Elke factuur krijgt een nummer dat aansluit op de vorige. De wet zegt dat de nummering doorlopend moet zijn en dat elk nummer uniek is. Je mag zelf kiezen hoe het eruitziet, bijvoorbeeld 2026-0042. Een nieuwe reeks per jaar is toegestaan, zolang er binnen een reeks geen gaten of dubbele nummers zitten. Alle details vind je in ons artikel over het factuurnummer.

Stap 4: vul de datums in

Op de factuur staan minimaal de factuurdatum en, als die afwijkt, de datum waarop je de dienst hebt verricht of de goederen hebt geleverd. Bij een opdracht die een hele maand liep, mag je de periode noemen, bijvoorbeeld “werkzaamheden september 2026”.

Let op de termijn: aan een zakelijke klant moet je uiterlijk factureren op de vijftiende dag van de maand na de levering. Lever je op 20 oktober, dan moet de factuur er dus uiterlijk 15 november zijn.

Stap 5: omschrijf wat je hebt geleverd

Hier gaat het vaak mis. “Werkzaamheden” of “diensten” is te vaag. De wet vraagt om een omschrijving van de aard van de dienst of de hoeveelheid en soort goederen. Schrijf het zo dat iemand die niet bij de opdracht betrokken was, begrijpt waarvoor betaald wordt. Vermeld per regel:

  • een korte, concrete omschrijving;
  • de hoeveelheid (uren, stuks, dagen);
  • de prijs per eenheid exclusief btw;
  • het btw-tarief dat van toepassing is.

Stap 6: bereken btw en totalen

Tel per btw-tarief de regels op, bereken de btw over dat subtotaal en tel alles bij elkaar op. Op de factuur moeten het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag per tarief en het totaalbedrag zichtbaar zijn. Twijfel je over het tarief, kijk dan bij de btw-tarieven. Wil je snel controleren of je sommen kloppen, gebruik dan de btw-calculator.

Valt je omzet onder de kleineondernemersregeling of is de btw verlegd, dan reken je geen btw. Je zet dan wel een verklaring op de factuur, zoals “btw verlegd” of een vermelding dat je gebruikmaakt van de vrijstelling voor kleine ondernemers.

Stap 7: zet betalingsvoorwaarden erop en verstuur

Vermeld de betalingstermijn of, nog duidelijker, de concrete vervaldatum. Heb je niets afgesproken, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken. Meer hierover lees je bij betalingstermijn.

Verstuur de factuur bij voorkeur als pdf of als e-factuur per e-mail. Zet het factuurnummer in de onderwerpregel, dan vindt je klant hem later makkelijk terug.

Uitgewerkt voorbeeld

Stel: Lotte is zelfstandig tekstschrijver. Ze heeft in oktober 2026 voor een marketingbureau twaalf uur aan webteksten geschreven tegen €75 per uur. Daarnaast rekent ze 80 kilometer reiskosten door à €0,23 per kilometer, omdat ze een dag op locatie werkte. Doorberekende kosten horen bij de dienst, dus daarover rekent ze ook 21% btw.

OmschrijvingAantalPrijsBtwBedrag
Schrijven webteksten productpagina's12 uur€75,0021%€900,00
Reiskosten bezoek op locatie80 km€0,2321%€18,40
Subtotaal excl. btw€918,40
Btw 21%€192,86
Totaal te betalen€1.111,26

De btw is 21% van €918,40, dat is €192,864. Dat rond je af op €192,86. Lotte zet als factuurdatum 31 oktober 2026, als prestatieperiode “oktober 2026” en als vervaldatum 30 november 2026.

Checklist voordat je op verzenden drukt

  • Staan je naam, adres, KvK-nummer en btw-id erop?
  • Is de naam van je klant correct en volledig?
  • Volgt het factuurnummer netjes op het vorige?
  • Zijn factuurdatum en leverdatum of periode ingevuld?
  • Is elke regel concreet omschreven, met aantal en prijs?
  • Kloppen het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal?
  • Staan de vervaldatum en je IBAN er duidelijk op?
  • Is een eventuele referentie of inkoopordernummer van de klant vermeld?

Een volledig overzicht van alle verplichte onderdelen vind je in factuur eisen.

Veelgemaakte fouten

Een factuur aanpassen na verzending

Een verstuurde factuur wijzig je niet meer. Zat er een fout in, dan maak je een creditfactuur en stuur je zo nodig een nieuwe, correcte factuur.

Werken in Word of Excel zonder nummercontrole

Met een los sjabloon is het makkelijk om per ongeluk een nummer over te slaan of twee keer te gebruiken. Dat lijkt onschuldig, maar bij een boekenonderzoek roept het vragen op.

Geen betaallink of te weinig betaalinformatie

Een factuur zonder duidelijke vervaldatum en zonder makkelijke betaalmogelijkheid belandt eerder onderop de stapel.

Zo doe je dit in StartInvoice

In StartInvoice stel je je bedrijfsgegevens één keer in, waarna ze automatisch op elke factuur staan. Bij factuur maken kies je een klant, voeg je regels toe en rekent het systeem btw en totalen per tarief uit. Factuurnummers worden doorlopend en zonder gaten toegekend. Voordat je een factuur definitief maakt, controleert StartInvoice of de wettelijk verplichte gegevens aanwezig zijn, zodat je een ontbrekend btw-nummer of adres opmerkt voordat je klant dat doet.

Je verstuurt de factuur als pdf en als UBL-bestand, met een openbare link waar je klant direct kan betalen via iDEAL of een andere betaalmethode. Kies je liever een andere uitstraling, dan zijn er meerdere factuursjablonen, ook een variant die past in een vensterenvelop.

Met deze zeven stappen heb je een factuur die klopt, overzichtelijk is en snel betaald wordt. Wil je het direct proberen? Maak een gratis account aan en verstuur je eerste factuur.