E-facturatie wordt verplicht voor zakelijke transacties tussen EU-landen vanaf juli 2030, op grond van het Europese ViDA-pakket. Het kabinet heeft in september 2026 voorgesteld om e-facturatie ook tussen Nederlandse bedrijven verplicht te maken per 1 juli 2030, via het Peppol-netwerk; dat voorstel is nog geen wet.
Voor veel ondernemers roept dit vragen op: is mijn PDF-factuur straks niet meer goed? Wat is Peppol? Moet ik nu al iets doen? In dit artikel zetten we de feiten en de planning op een rij.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een gestructureerd databestand dat de boekhoudsoftware van de ontvanger automatisch kan inlezen, zonder overtypen of scannen. Een PDF is dus géén e-factuur in deze zin: een PDF is een plaatje van een factuur dat een mens moet lezen.
| PDF-factuur | E-factuur | |
|---|---|---|
| Formaat | Document voor mensen | Gestructureerde data (XML), bijvoorbeeld UBL |
| Verwerking | Handmatig of via scan- en herkenningssoftware | Automatisch in de boekhouding |
| Standaard | Geen | Europese norm EN 16931 |
| Verzending | Meestal e-mail | Bij voorkeur via het Peppol-netwerk |
Belangrijke begrippen
- EN 16931: de Europese norm die bepaalt welke gegevens een e-factuur bevat.
- UBL (Universal Business Language): het XML-formaat dat in Nederland het meest wordt gebruikt.
- Peppol BIS Billing 3.0: de Peppol-specificatie voor e-facturen, gebaseerd op EN 16931.
- NLCIUS: de Nederlandse invulling van de Europese norm, met aanvullende regels voor Nederland.
- Peppol: een internationaal netwerk waarover e-facturen veilig worden uitgewisseld via aangesloten "access points".
De planning
| Wanneer | Wat | Status |
|---|---|---|
| Sinds 2017 | Leveranciers van de Rijksoverheid sturen e-facturen. | Geldt al |
| 11 maart 2025 | Europa neemt het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) aan. Lidstaten mogen sindsdien zelf binnenlandse e-facturatie verplicht stellen. | Aangenomen |
| 1 januari 2026 | België verplicht e-facturatie tussen Belgische bedrijven. | Geldt in België |
| September 2026 | Het Nederlandse kabinet stelt verplichte binnenlandse B2B-e-facturatie voor per 1 juli 2030, via Peppol. | Voorstel, nog geen wet |
| 1 juli 2030 | E-facturatie en digitale rapportage verplicht voor B2B-transacties tussen EU-landen. | Aangenomen (ViDA) |
De precieze invulling voor Nederland, zoals overgangsregels, uitzonderingen en of kleine ondernemers anders worden behandeld, moet nog door het parlement. Kijk voor de actuele stand bij de Belastingdienst en de Rijksoverheid.
Wat verandert er met ViDA voor grensoverschrijdende facturen?
- Facturen voor B2B-leveringen en -diensten aan andere EU-landen moeten een gestructureerde e-factuur volgens de Europese norm zijn.
- Je moet de factuur binnen tien dagen na de transactie uitreiken.
- De gegevens worden digitaal en bijna realtime aan de Belastingdienst gerapporteerd. Op termijn vervangt dat de huidige ICP-opgave.
- Je klant hoeft niet meer in te stemmen met het ontvangen van een e-factuur.
Wat betekent dit voor jou?
Als je aan bedrijven factureert
Als het kabinetsvoorstel wet wordt, moet je vanaf 1 juli 2030 binnenlandse zakelijke facturen als e-factuur versturen. Factureer je aan bedrijven in andere EU-landen, dan geldt de Europese verplichting vanaf die datum sowieso. Je hebt dus facturatiesoftware nodig die e-facturen maakt.
Als je alleen aan particulieren factureert
De Europese verplichting gaat over B2B. Voor facturen aan particulieren verandert er voorlopig niets. Lidstaten mogen wel eigen regels maken; volg het nieuws.
Als je e-facturen ontvangt
Ook voor inkomende facturen verandert er iets: je moet e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Veel boekhoudpakketten kunnen dat al.
Wat kun je nu al doen?
- Kies software die UBL kan maken volgens Peppol BIS Billing 3.0 en NLCIUS.
- Zorg voor complete klantgegevens: btw-id, KvK-nummer en correcte adressen. Een e-factuur wordt automatisch gecontroleerd; ontbrekende gegevens vallen direct op.
- Stuur nu al UBL mee aan klanten die dat willen. Zo raak je eraan gewend.
- Vraag je boekhouder of jouw boekhouding e-facturen kan inlezen.
Veelgestelde misverstanden
- "Mijn PDF is digitaal, dus een e-factuur." Nee, een PDF is geen gestructureerd bestand.
- "Het is al verplicht in Nederland." Voor binnenlandse B2B nog niet; het gaat om een voorstel. Voor de Rijksoverheid wel.
- "Ik moet een duur systeem kopen." Niet per se. Veel facturatiesoftware maakt e-facturen standaard.
Hoe ziet een e-factuur eruit?
Een e-factuur in UBL is een XML-bestand. Een mens leest het niet makkelijk, maar software wel. Elk gegeven staat in een vast veld, bijvoorbeeld:
cbc:ID: het factuurnummer.cbc:IssueDate: de factuurdatum.cac:AccountingSupplierParty: jouw bedrijfsgegevens, met btw-id en KvK-nummer.cac:AccountingCustomerParty: de gegevens van je klant.cac:InvoiceLine: de factuurregels, met aantal, prijs en btw-categorie.cac:LegalMonetaryTotal: de totalen.
Omdat alles op een vaste plek staat, kan de boekhouding van je klant de factuur controleren, boeken en klaarzetten voor betaling zonder dat iemand iets overtypt. Een PDF-weergave kan als bijlage in de e-factuur worden meegestuurd, zodat er ook een leesbare versie is.
Versturen: per e-mail of via Peppol?
| UBL per e-mail | Via Peppol | |
|---|---|---|
| Hoe | UBL-bestand als bijlage bij je factuurmail | Via een aangesloten access point naar het Peppol-adres van je klant |
| Ontvangst | Klant moet het bestand zelf inlezen | Komt direct in de software van je klant |
| Bevestiging | Geen garantie dat het is verwerkt | Gestandaardiseerde aflevering |
| Nu al bruikbaar | Ja | Ja, voor klanten met een Peppol-adres |
Het kabinetsvoorstel gaat uit van Peppol als netwerk. Hoe de verzending precies wordt geregeld, wordt duidelijk zodra de wet er ligt.
Checklist om voorbereid te zijn
- Maakt je facturatiesoftware UBL volgens Peppol BIS Billing 3.0 en NLCIUS?
- Kloppen de btw-id's, KvK-nummers en adressen van je klanten?
- Gebruik je de juiste btw-categorie bij verlegging, EU-leveringen en vrijstellingen?
- Kun je inkomende e-facturen ontvangen en verwerken?
- Heb je met je boekhouder besproken hoe e-facturen in je administratie komen?
Wat zijn de voordelen, ook zonder verplichting?
- Minder overtypen: je klant hoeft niets handmatig in te voeren, wat de kans op fouten verkleint.
- Snellere verwerking: een factuur die automatisch wordt ingelezen, ligt niet op een stapel te wachten.
- Directe controle: ontbrekende of foute gegevens vallen meteen op, bij jou en bij je klant.
- Voorbereid op de toekomst: als de verplichting komt, hoef je niets meer te veranderen.
Wat betekent dit voor kleine ondernemers en zzp'ers?
Ook als je weinig facturen stuurt, geldt een toekomstige B2B-verplichting in principe voor jou. Of er uitzonderingen of overgangsregels komen voor kleine ondernemers of voor de KOR, is nog niet bekend. Het verstandigste is om nu al facturatiesoftware te gebruiken die e-facturen standaard aanmaakt. Dan hoef je je over de precieze ingangsdatum geen zorgen te maken.
Hoe zit het in andere landen?
Verschillende EU-landen gaan Nederland voor. Zo is e-facturatie tussen bedrijven in België sinds 1 januari 2026 verplicht, en voert Duitsland het stapsgewijs in. Factureer je aan klanten in die landen, dan kan het zijn dat zij nu al om een e-factuur vragen, ook al geldt in Nederland nog geen verplichting. Met software die UBL volgens de Europese norm maakt, kun je daaraan meestal direct voldoen. Vraag een buitenlandse klant naar zijn Peppol-adres of naar de manier waarop hij e-facturen wil ontvangen.
Zo doe je dit in StartInvoice
StartInvoice maakt bij elke definitieve factuur al een UBL 2.1-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0 en NLCIUS, naast de PDF. Je klant kan beide downloaden via de openbare factuurpagina, en je kunt de UBL meesturen per e-mail. De wettelijke controle zorgt dat verplichte velden zoals btw-id en KvK-nummer gevuld zijn, zodat de e-factuur ook technisch klopt. Lees meer bij e-factuur (UBL).