Een correcte factuur bestaat uit vijf blokken: je eigen bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, de factuurkenmerken (nummer en datums), de factuurregels met btw en tot slot de totalen en betaalinstructies. Hieronder zie je een volledig factuur voorbeeld en leggen we per onderdeel uit wat er staat en waarom.
We gebruiken een fictief bedrijf, zodat je de opbouw stap voor stap kunt naleggen en op je eigen situatie kunt toepassen.
Het voorbeeldbedrijf
Studio Noorderlicht is een eenmanszaak van Sam de Wit, webdesigner in Groningen. Sam heeft een nieuwe website gebouwd voor Bakkerij Van Dam B.V. in Assen en levert daarbij ook een gedrukt naslagwerk mee. Die combinatie is handig voor ons voorbeeld, omdat er twee btw-tarieven op de factuur komen.
Blok 1: de kop met jouw gegevens
Bovenaan staat wie de factuur stuurt. In ons voorbeeld:
- Studio Noorderlicht, Vismarkt 10, 9711 KT Groningen
- KvK-nummer: 12345678
- Btw-id: NL001234567B01
- IBAN: NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Noorderlicht
- hallo@studionoorderlicht.nl
Naam, adres en btw-id zijn verplicht op grond van de btw-wet. Het KvK-nummer is verplicht op grond van de Handelsregisterwet. Je IBAN is formeel niet verplicht, maar zonder rekeningnummer kan niemand je betalen, dus zet hem er altijd op. Een logo is optioneel en vooral een kwestie van herkenbaarheid.
Blok 2: de gegevens van de klant
Daaronder, vaak links zodat het in een vensterenvelop past, staat de afnemer:
- Bakkerij Van Dam B.V.
- t.a.v. de crediteurenadministratie
- Marktstraat 4, 9401 JH Assen
Gebruik de juridische naam van de klant, dus inclusief “B.V.” als dat bij de naam hoort. Het btw-nummer van de klant is alleen verplicht als de btw verlegd wordt, bijvoorbeeld bij een levering aan een ondernemer in een ander EU-land.
Blok 3: factuurkenmerken
Dit blok maakt de factuur uniek en terug te vinden:
| Kenmerk | Voorbeeld | Toelichting |
|---|---|---|
| Factuurnummer | 2026-0087 | Doorlopend en uniek binnen de reeks |
| Factuurdatum | 3 november 2026 | De dag waarop je de factuur uitreikt |
| Leverdatum | 28 oktober 2026 | Verplicht als die afwijkt van de factuurdatum |
| Vervaldatum | 3 december 2026 | Niet verplicht, wel sterk aan te raden |
| Referentie klant | PO-5531 | Inkoopordernummer, als de klant dat gebruikt |
Wil je weten hoe je een goede nummerreeks opzet? Lees dan het artikel over het factuurnummer.
Blok 4: de factuurregels
Het hart van de factuur. Elke regel beschrijft wat er geleverd is, hoeveel, tegen welke prijs en met welk btw-tarief. In ons voorbeeld ziet dat er zo uit:
| Omschrijving | Aantal | Prijs excl. | Btw | Totaal excl. |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp en bouw website, inclusief homepage en contactformulier | 1 | €1.200,00 | 21% | €1.200,00 |
| Extra contentpagina (assortiment, over ons, vacatures) | 3 | €150,00 | 21% | €450,00 |
| Hosting en onderhoud, november 2026 t/m oktober 2027 | 1 | €120,00 | 21% | €120,00 |
| Gedrukt handboek “Je website zelf beheren” | 2 | €25,00 | 9% | €50,00 |
Een paar dingen vallen op. De omschrijvingen zijn specifiek genoeg dat een accountant of belastinginspecteur begrijpt wat er geleverd is. De hosting heeft een periode, zodat duidelijk is waarvoor betaald wordt. En het gedrukte boek valt onder het verlaagde tarief van 9%, terwijl de diensten onder 21% vallen. Welk tarief waarbij hoort, lees je in btw-tarieven.
Blok 5: totalen en btw per tarief
Onder de regels volgen de totalen. Komen er meerdere tarieven voor, dan vermeld je de btw per tarief apart:
| Onderdeel | Grondslag | Btw |
|---|---|---|
| Totaal excl. btw | €1.820,00 | |
| Btw 21% | €1.770,00 | €371,70 |
| Btw 9% | €50,00 | €4,50 |
| Totaal te betalen | €2.196,20 |
De rekensom: €1.200 + €450 + €120 = €1.770 tegen 21%, dat geeft €371,70 btw. Daarnaast €50 tegen 9%, dat is €4,50 btw. Opgeteld: €1.820 + €371,70 + €4,50 = €2.196,20. Wil je zelf narekenen, dan helpt de btw-calculator.
Blok 6: betaalinstructies en voettekst
Sluit af met een korte, duidelijke instructie. Bijvoorbeeld:
Graag ontvangen wij het totaalbedrag van €2.196,20 uiterlijk 3 december 2026 op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Noorderlicht, onder vermelding van factuurnummer 2026-0087. Je kunt ook direct online betalen via de betaallink.
In de voettekst kun je verwijzen naar je algemene voorwaarden. Zet daar ook eventuele verplichte vermeldingen die bij jouw situatie horen, zoals “btw verlegd” of een verwijzing naar de vrijstelling voor kleine ondernemers.
Varianten op dit voorbeeld
Btw verlegd
Levert Sam aan een ondernemer in België, dan staat in de btw-kolom geen 21% maar “verlegd”. Op de factuur komen dan ook het btw-nummer van de klant en de tekst “btw verlegd”. Meer daarover in btw verlegd.
Kleineondernemersregeling
Maakt Sam gebruik van de KOR, dan staat er geen btw op de factuur. Het totaal is dan gelijk aan het bedrag zonder btw, en er staat een vermelding op dat hij is vrijgesteld van btw. Zie kleineondernemersregeling.
Vereenvoudigde factuur
Voor kleine bedragen tot €100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Daarop zijn minder gegevens verplicht; de gegevens van de klant mogen bijvoorbeeld ontbreken. Voor zakelijke klanten is een volledige factuur meestal toch handiger.
Engelstalige factuur
Werk je voor buitenlandse klanten, dan mag de factuur in het Engels. De verplichte gegevens blijven hetzelfde. Kijk ook naar factureren naar het buitenland.
Hetzelfde voorbeeld voor een particuliere klant
Bouwt Sam een website voor een particulier, bijvoorbeeld een hobbyfotograaf, dan verandert er weinig aan de opbouw. Particulieren kunnen geen btw terugvragen, dus voor hen telt vooral het bedrag dat ze uiteindelijk betalen. Veel ondernemers tonen bij particulieren daarom de prijzen inclusief btw, met onderaan nog steeds het btw-bedrag per tarief. Dat mag, zolang duidelijk is welk bedrag de btw is.
Let wel op de betalingsvoorwaarden. Een particulier mag je niet zomaar incassokosten rekenen: daarvoor moet je eerst een aanmaning sturen die voldoet aan de regels van de veertiendagenbrief. Meer daarover in incassokosten.
Zo leest je klant dit voorbeeld
Bekijk je factuur ook eens door de ogen van degene die hem ontvangt. Bij Bakkerij Van Dam opent iemand van de administratie de e-mail. Die wil binnen een paar seconden weten: van wie is dit, welk bedrag, wanneer betalen en bij welke bestelling hoort het? Daarom staan bedrijfsnaam, factuurnummer, totaalbedrag en vervaldatum op een opvallende plek, en is het inkoopordernummer vermeld. Pas daarna kijkt de ontvanger naar de details van de regels.
Gebruikt je klant een boekhoudpakket, dan is een e-factuur in UBL-formaat extra handig. De gegevens worden dan automatisch ingelezen, zonder overtypen. Zie e-factuur versturen en ontvangen.
Wat niet op een factuur thuishoort
Minstens zo belangrijk als wat er wel op staat, is wat je weglaat. Zet geen burgerservicenummer op een factuur; dat is niet nodig sinds zzp'ers een apart btw-id hebben. Vermijd ook vage regels als “diverse werkzaamheden” en schrijf geen bedragen inclusief btw in de prijskolom als je kolomkop “excl. btw” zegt. Dat zorgt alleen voor verwarring.
Zo doe je dit in StartInvoice
In StartInvoice hoef je deze opbouw niet zelf na te bouwen. Je kiest een van de factuursjablonen, waaronder een sjabloon dat precies in een vensterenvelop past, en vult klant en regels in. Btw per tarief en het totaal worden automatisch berekend, ook als je 21% en 9% combineert op één factuur. Factuurnummers lopen vanzelf door.
Vóór het definitief maken controleert StartInvoice of de verplichte gegevens aanwezig zijn. Daarna verstuur je de factuur als pdf en UBL, met een betaallink voor iDEAL en andere betaalmethoden. Meer over de opmaakopties lees je op de pagina over factuursjablonen.
Gebruik dit voorbeeld als controlelijst voor je eigen facturen; als elk blok klopt, is je factuur compleet. Liever direct aan de slag met een kant-en-klaar sjabloon? Probeer StartInvoice gratis.