Een factuur in het Engels mag gewoon: de wet schrijft geen taal voor. Een factuur heet in het Engels een invoice, btw is VAT, en "btw verlegd" wordt VAT reverse charged; hieronder vind je alle andere termen in één overzicht.
De verplichte gegevens blijven hetzelfde als op een Nederlandse factuur. De Belastingdienst kan bij een controle wel om een vertaling vragen. Gebruik daarom consequente, gangbare termen.
Basistermen
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Factuur | Invoice |
| Factuurnummer | Invoice number |
| Factuurdatum | Invoice date |
| Vervaldatum | Due date |
| Leverdatum | Delivery date / Date of supply |
| Periode (bij diensten) | Service period |
| Klantnummer | Customer number |
| Inkoopordernummer | Purchase order (PO) number |
| Referentie | Reference |
| Ter attentie van (t.a.v.) | Attn. |
| Offerte | Quote / Quotation |
| Creditfactuur / creditnota | Credit note |
| Proforma-factuur | Pro forma invoice |
| Voorschotfactuur | Advance invoice / Prepayment invoice |
| Aanbetaling | Deposit / Down payment |
| Termijnfactuur | Instalment invoice |
Factuurregels en bedragen
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Omschrijving | Description |
| Aantal | Quantity (Qty) |
| Prijs per stuk | Unit price |
| Uurtarief | Hourly rate |
| Uren | Hours |
| Bedrag | Amount |
| Korting | Discount |
| Verzendkosten | Shipping costs |
| Subtotaal | Subtotal |
| Totaal | Total |
| Totaal te betalen | Total amount due / Balance due |
| Openstaand bedrag | Outstanding amount |
| Reeds betaald | Amount paid |
Btw-termen
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Btw | VAT (Value Added Tax) |
| Btw-identificatienummer | VAT number / VAT ID |
| Exclusief btw | Excl. VAT / Net amount |
| Inclusief btw | Incl. VAT / Gross amount |
| Btw-tarief | VAT rate |
| Btw-bedrag | VAT amount |
| Btw verlegd | VAT reverse charged / Reverse charge |
| Intracommunautaire levering | Intra-Community supply |
| Vrijgesteld van btw | VAT exempt |
| Kleineondernemersregeling | Dutch small business scheme (KOR) |
| Export (buiten de EU) | Export outside the EU, zero-rated |
| Niet belast in Nederland | Not subject to Dutch VAT |
Bedrijfs- en betaalgegevens
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| KvK-nummer | Chamber of Commerce number (KvK) |
| Bedrijfsnaam | Company name |
| Vestigingsadres | Business address |
| Rekeningnummer | Bank account (IBAN) |
| Ten name van | Account holder |
| Betalingstermijn | Payment terms |
| Betaallink | Payment link |
| Betalingskenmerk | Payment reference |
| Algemene voorwaarden | Terms and conditions |
| Betalingsherinnering | Payment reminder |
| Aanmaning | Final notice / Final reminder |
| Incassokosten | Collection costs |
| Wettelijke (handels)rente | Statutory (commercial) interest |
Voorbeeldzinnen
- Please pay the total amount within 14 days of the invoice date, quoting the invoice number. (Graag het totaalbedrag binnen 14 dagen na factuurdatum betalen, onder vermelding van het factuurnummer.)
- VAT reverse charged in accordance with Article 196 of the EU VAT Directive. (Btw verlegd op grond van artikel 196 van de btw-richtlijn.)
- Intra-Community supply, exempt under Article 138 of the EU VAT Directive. (Intracommunautaire levering, vrijgesteld op grond van artikel 138 van de btw-richtlijn.)
- Exempt from VAT under the Dutch small business scheme (KOR). (Vrijgesteld van btw op grond van de KOR.)
- This credit note relates to invoice 2026-0045 dated 3 June 2026. (Deze creditnota hoort bij factuur 2026-0045 van 3 juni 2026.)
- Thank you for your business. (Bedankt voor de opdracht.)
Tips voor een Engelse factuur
- Schrijf maanden voluit. 03/06/2026 is voor een Brit 3 juni, maar voor een Amerikaan 6 maart. "3 June 2026" is voor iedereen duidelijk.
- Let op decimalen. In het Engels is € 1,234.56 gebruikelijk, in het Nederlands € 1.234,56. Kies één notatie en wees consequent.
- Gebruik "invoice", niet "bill" voor een zakelijke factuur.
- Noem de valuta. Zeker bij klanten buiten de eurozone: zet "EUR" of het €-teken bij elk bedrag. Reken je Nederlandse btw in een andere valuta, vermeld het btw-bedrag dan ook in euro.
- Vertaal je KvK-nummer niet weg. Laat "KvK" staan met de uitleg erbij, zodat een Nederlandse controleur het herkent.
- Zet het btw-nummer van je klant erop bij verlegging of een intracommunautaire levering. Zie factureren aan het buitenland.
Veelgemaakte fouten
- "Tax" schrijven in plaats van "VAT": voor een Europese klant is VAT duidelijker.
- Letterlijke vertalingen zoals "BTW shifted" in plaats van "VAT reverse charged".
- Een mix van Nederlands en Engels op één factuur.
- Geen leverdatum of periode, omdat het Engelse sjabloon dat veld mist.
Voorbeeld: een Engelse factuur
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Kop | INVOICE |
| Invoice number | 2026-0145 |
| Invoice date | 30 October 2026 |
| Due date | 13 November 2026 |
| Bill to | Example GmbH, Musterstraße 1, 10115 Berlin, Germany |
| Customer VAT number | DE123456789 |
| Description | Translation services, October 2026 – 12,000 words |
| Amount | € 1,440.00 |
| VAT | VAT reverse charged |
| Total amount due | € 1,440.00 |
| Payment details | IBAN NL00 BANK 0123 4567 89, quoting invoice number 2026-0145 |
| Footer | Your company · Chamber of Commerce (KvK) 12345678 · VAT ID NL001234567B01 |
Engelse e-mail bij je factuur
Ook de begeleidende e-mail kan in het Engels. Een korte, zakelijke tekst werkt het best:
"Dear Ms Smith, please find attached invoice 2026-0145 for the translation services in October. The total amount of € 1,440.00 is due on 13 November 2026. You can pay by bank transfer or directly via the payment link below. Kind regards, ..."
Voor een herinnering: "This is a friendly reminder that invoice 2026-0145, due on 13 November 2026, is still outstanding. If you have already paid, please disregard this message."
Brits of Amerikaans Engels?
Voor Europese klanten is Brits Engels het meest gebruikelijk: VAT, credit note, instalment. In de Verenigde Staten bestaat geen btw zoals wij die kennen; daar spreekt men van sales tax, wat iets anders is. Gebruik op je Nederlandse factuur dus altijd VAT, ook voor Amerikaanse klanten.
Meer handige termen
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Opdrachtgever | Client |
| Leverancier | Supplier |
| Afnemer | Customer / Buyer |
| Meerwerk | Additional work |
| Reiskosten | Travel expenses |
| Abonnement | Subscription |
| Periodieke factuur | Recurring invoice |
| Betaald op | Paid on |
| Bankkosten voor rekening van opdrachtgever | Bank charges to be borne by the client |
Moet je factuur tweetalig zijn?
Nee. Eén taal is genoeg, zolang alle verplichte gegevens erop staan. Een tweetalige factuur (Nederlands en Engels naast elkaar) kan handig zijn als je klant een internationaal bedrijf in Nederland is, maar maakt de factuur ook drukker. Meestal is het beter om per klant één taal te kiezen: Nederlands voor Nederlandse klanten, Engels voor buitenlandse klanten. Het btw-id, het KvK-nummer en de bedragen zijn in beide talen hetzelfde, dus de Belastingdienst kan de factuur altijd controleren. Wordt er om een vertaling gevraagd, dan is een vertaling van de standaardtermen met deze lijst snel gemaakt.
Zo doe je dit in StartInvoice
Stel bij je klant de taal in op Engels. Factuur, e-mail, betaalpagina en herinneringen verschijnen dan automatisch in het Engels, inclusief de juiste btw-vermeldingen zoals VAT reverse charged en Intra-Community supply. Je hoeft zelf niets te vertalen behalve je eigen regelomschrijvingen. Bekijk de factuursjablonen om te zien hoe het eruitziet.