Een factuur die je al hebt verstuurd, pas je niet aan. Je corrigeert hem met een creditfactuur die naar de oorspronkelijke factuur verwijst, en stuurt zo nodig een nieuwe, correcte factuur.
Was de factuur nog een concept, dan mag je hem gewoon wijzigen. Het verschil zit in het moment van uitreiken: vanaf dan is de factuur onderdeel van je administratie en van die van je klant. Hieronder lees je per soort fout wat je doet, en wat de gevolgen zijn voor je btw.
Waarom niet gewoon aanpassen?
- Je klant heeft de oorspronkelijke factuur al in zijn administratie. Pas jij hem stilletjes aan, dan kloppen jullie administraties niet meer met elkaar.
- Je factuurnummering moet sluitend zijn. Een verwijderde of overschreven factuur geeft een gat of een dubbel nummer.
- Btw die op een factuur staat, ben je verschuldigd zolang die factuur niet is gecorrigeerd.
- Bij een controle moet je kunnen laten zien wat je wanneer hebt gefactureerd.
Welke fout, welke aanpak?
| Fout | Aanpak |
|---|---|
| Verkeerd bedrag (te hoog) | Creditfactuur voor het verschil, of volledig crediteren en opnieuw factureren |
| Verkeerd bedrag (te laag) | Aanvullende factuur voor het verschil, met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, of volledig crediteren en opnieuw factureren |
| Verkeerd btw-tarief | Volledig crediteren en een nieuwe factuur met het juiste tarief |
| Btw gerekend terwijl die verlegd had moeten worden | Volledig crediteren en opnieuw factureren met "btw verlegd" |
| Verkeerde klant of bv | Volledig crediteren en een nieuwe factuur aan de juiste klant |
| Typfout in adres of naam | Volledig crediteren en opnieuw factureren; bij een kleine typfout overleg je eventueel met je klant |
| Ontbrekend gegeven (btw-id klant, leverdatum) | Crediteren en opnieuw factureren met de ontbrekende gegevens |
| Dubbel verstuurd met twee nummers | Eén van beide volledig crediteren |
| Verkeerde vervaldatum of betaaltermijn | Geen btw-gevolgen; laat het je klant schriftelijk weten, of crediteer en factureer opnieuw voor de duidelijkheid |
Volledig crediteren en opnieuw factureren is bijna altijd het duidelijkst. Je klant ziet in één oogopslag welke factuur geldt.
Rekenvoorbeeld: verkeerd btw-tarief
Je hebt factuur 2026-0102 verstuurd voor € 500 aan boeken, met 21% btw in plaats van 9%. Je klant heeft € 605 betaald.
| Document | Excl. btw | Btw | Totaal |
|---|---|---|---|
| Oorspronkelijke factuur 2026-0102 | € 500,00 | € 105,00 (21%) | € 605,00 |
| Creditfactuur CN-2026-0007 | € -500,00 | € -105,00 | € -605,00 |
| Nieuwe factuur 2026-0110 | € 500,00 | € 45,00 (9%) | € 545,00 |
Je klant heeft € 605 betaald en is € 545 verschuldigd. Je betaalt € 60 terug of verrekent het met een volgende factuur. In je btw-aangifte draag je per saldo € 45 af.
De btw-gevolgen
Te veel btw gerekend
Staat er te veel btw op de factuur, dan ben je die volledig verschuldigd zolang de factuur niet is gecorrigeerd, ook als de btw eigenlijk lager of verlegd had moeten zijn. Pas met een creditfactuur verlaag je de verschuldigde btw.
Te weinig btw gerekend
Heb je te weinig btw gerekend, dan ben je het juiste bedrag toch verschuldigd. Corrigeer de factuur en vraag de btw na bij je klant, of draag het verschil zelf af als je dat niet meer kunt doorberekenen.
Correctie in de btw-aangifte
Heb je de foute factuur al in een ingediende aangifte verwerkt en levert de correctie een verschil op ten opzichte van die aangifte, dan geldt:
- Verschil van € 1.000 btw of minder: verwerk de correctie in je eerstvolgende aangifte.
- Verschil van meer dan € 1.000: dien een suppletie in. Heb je te weinig btw aangegeven, dan moet dat sinds 2025 binnen acht weken nadat je de fout hebt ontdekt.
Bij een creditfactuur vanwege een korting, retour of annulering verwerk je de btw meestal in het tijdvak waarin je de creditfactuur uitreikt. Twijfel je welk tijdvak geldt, vraag het je boekhouder.
Je klant informeren
Stuur de creditfactuur en de nieuwe factuur samen, met een korte uitleg. Bijvoorbeeld:
"Op factuur 2026-0102 stond helaas het verkeerde btw-tarief. Bijgaand vind je creditfactuur CN-2026-0007 waarmee de oude factuur vervalt, en de nieuwe factuur 2026-0110. Het teveel betaalde bedrag van € 60 maken we deze week over."
Veelgemaakte fouten bij het corrigeren
- De oude factuur verwijderen en hetzelfde nummer opnieuw gebruiken.
- Een nieuwe factuur sturen zonder te crediteren, waardoor de omzet en btw dubbel in je administratie staan.
- Geen verwijzing in de creditfactuur naar de oorspronkelijke factuur.
- Het verschil "even meenemen" in de volgende factuur zonder duidelijke regel en verwijzing.
- Wachten met corrigeren: hoe langer je wacht, hoe meer aangiftes en administraties ermee belast zijn.
Fouten voorkomen
- Leg klantgegevens één keer goed vast en hergebruik ze.
- Laat software de btw per tarief uitrekenen in plaats van handmatig.
- Controleer btw-nummers van EU-klanten in VIES voordat je factureert.
- Gebruik een vaste controlelijst; zie factuur eisen.
Fout bij een EU-klant
Ging de foute factuur naar een ondernemer in een ander EU-land, dan corrigeer je niet alleen de factuur, maar ook je ICP-opgave als het bedrag of het btw-nummer niet klopte. De gegevens uit je ICP-opgave worden vergeleken met de aangifte van je klant in zijn land; een verschil kan leiden tot vragen aan jullie allebei.
Je klant ontdekt de fout
Vaak is het je klant die de fout opmerkt, bijvoorbeeld omdat zijn boekhouding de factuur afkeurt. Bedank hem, stuur zo snel mogelijk de creditfactuur en de nieuwe factuur, en vraag of hij de oude factuur uit zijn betaalrun haalt. Zo voorkom je dat hij twee keer betaalt.
Zo doe je dit in StartInvoice
StartInvoice voert een wettelijke controle uit voordat je een factuur definitief maakt, zodat veel fouten niet eens op een verstuurde factuur terechtkomen. Is een factuur toch fout, open hem dan en kies Meer → Creditfactuur maken. De regels worden overgenomen met negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Daarna maak je met de juiste gegevens een nieuwe factuur. Definitieve facturen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd, zodat je nummering en archief altijd kloppen. Meer in creditfactuur maken.