Een proforma factuur is een voorlopige factuur: een document dat eruitziet als een factuur, maar geen fiscale waarde heeft. Je gebruikt het om een klant vooraf te laten zien wat hij gaat betalen, bijvoorbeeld om een vooruitbetaling te vragen, een interne goedkeuring te krijgen of goederen door de douane te laten gaan. Je klant kan op basis van een proforma factuur geen btw terugvragen en jij geeft hem niet op in je btw-aangifte.
Hieronder lees je wanneer een proforma factuur handig is, wat erop hoort en welke fouten je beter kunt vermijden.
Proforma, offerte en factuur naast elkaar
| Offerte | Proforma factuur | Factuur | |
|---|---|---|---|
| Doel | Aanbod doen | Vooraf tonen wat er gefactureerd wordt | Betaling vorderen en btw verantwoorden |
| Moment | Vóór de opdracht | Na akkoord, vóór levering of betaling | Na levering of bij vooruitbetaling |
| Fiscale waarde | Geen | Geen | Ja |
| Nummering | Eigen reeks | Eigen reeks, apart van facturen | Doorlopende factuurreeks |
| Btw aftrekbaar voor klant | Nee | Nee | Ja |
Een offerte is een aanbod dat de klant nog moet accepteren; zie offerte maken. Een proforma factuur komt meestal pas als de afspraak er al ligt en laat zien hoe de definitieve factuur eruit gaat zien.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
1. Om een vooruitbetaling te vragen
Werk je met nieuwe klanten, maatwerk of dure materialen, dan wil je misschien eerst betaald worden. Een proforma factuur laat de klant precies zien waarvoor hij betaalt. Let op: zodra je een vooruitbetaling van een ondernemer ontvangt, ben je verplicht daarvoor een echte factuur uit te reiken, en ben je over dat bedrag btw verschuldigd. De proforma factuur vervangt die factuur dus niet.
2. Voor de douane
Verstuur je goederen naar een land buiten de EU zonder dat er direct een verkoop is, bijvoorbeeld monsters of een zending ter reparatie, dan vraagt de douane een document met de waarde van de goederen. Een proforma factuur vervult die rol. Ook bij een verkoop wordt een proforma soms vooraf gebruikt, zodat de importeur invoervergunningen kan aanvragen of de invoerkosten kan inschatten.
3. Voor interne goedkeuring bij de klant
Grotere organisaties hebben vaak een inkoopproces waarbij een budgethouder eerst moet tekenen. Met een proforma factuur heeft de klant een concreet document voor die goedkeuring, en krijg jij vaak een inkoopordernummer terug dat je op de echte factuur zet.
4. Voor subsidies, financiering of visa
Soms vraagt een subsidieverstrekker, bank of ambassade om een document dat laat zien wat een aankoop gaat kosten. Een proforma factuur kan dan dienen als onderbouwing.
Wat staat er op een proforma factuur?
Er bestaan geen wettelijke eisen voor een proforma factuur, omdat het geen factuur is in de zin van de btw-wet. Maak hem wel zo volledig mogelijk, want hij moet de definitieve factuur goed voorspellen. Neem op:
- de duidelijke titel Proforma factuur en de tekst “Dit is geen factuur”;
- een eigen nummer uit een aparte reeks, bijvoorbeeld
PF-2026-014; - de datum en een geldigheidstermijn;
- je bedrijfsgegevens en die van de klant;
- een omschrijving van de goederen of diensten, met aantallen en prijzen;
- het btw-tarief en het verwachte btw-bedrag, als indicatie;
- het totaalbedrag en de betalingsvoorwaarden;
- bij export: gewicht, herkomst en goederencode als de douane daarom vraagt.
Waarom een aparte nummering?
Je factuurnummers moeten een doorlopende reeks zonder gaten vormen. Geef je een proforma factuur een gewoon factuurnummer en volgt er nooit een echte factuur, dan ontstaat er een gat in je reeks. Bovendien kan een proforma met een factuurnummer en btw-bedrag verwarring geven: wie btw op een factuur vermeldt, is die btw in principe verschuldigd. Een aparte reeks en een duidelijke titel voorkomen dat. Meer over nummering in factuurnummer.
Voorbeeld: proforma bij vooruitbetaling
Ilse maakt maatwerkmeubels. Een restaurant bestelt een lange tafel van €2.400 exclusief btw. Omdat ze het hout vooraf moet inkopen, vraagt ze de helft vooruit.
- Ze stuurt proforma factuur PF-2026-014: tafel €2.400, btw 21% €504, totaal €2.904, met de vraag om 50% vooruit te betalen.
- Het restaurant laat de proforma intern goedkeuren en stuurt een inkoopordernummer.
- Ilse reikt een factuur uit voor de aanbetaling: €1.200 plus €252 btw = €1.452. Deze factuur krijgt een gewoon factuurnummer en gaat mee in haar btw-aangifte van het tijdvak waarin ze de betaling ontvangt.
- Na levering stuurt ze de eindfactuur van €2.904, met daarop de reeds betaalde €1.452 in mindering. Er staat nog €1.452 open.
Zo ziet de klant vooraf exact wat hij betaalt, terwijl de btw correct wordt verantwoord via de echte facturen.
Veelgemaakte fouten
- De proforma in de boekhouding opnemen als omzet. Een proforma is geen verkoop; pas de echte factuur telt mee.
- Geen echte factuur sturen na betaling. Je klant heeft die nodig voor zijn btw-aftrek, en jij voor je administratie.
- Een gewoon factuurnummer gebruiken. Dat geeft gaten in je reeks of dubbele nummers.
- De term “proforma” weglaten. Dan kan het document worden aangezien voor een gewone factuur.
- De proforma niet bijwerken bij wijzigingen. Verandert de opdracht, stuur dan een nieuwe proforma met een nieuw nummer.
Is een proforma factuur altijd nodig?
Nee. In veel gevallen werkt een duidelijke offerte die je klant akkoord geeft net zo goed, gevolgd door een gewone factuur of een voorschotfactuur. Een proforma voegt vooral iets toe als de klant of een instantie uitdrukkelijk om een factuurachtig document vraagt voordat er geleverd of betaald wordt, zoals bij de douane of een inkoopafdeling. Twijfel je, vraag dan wat de klant precies nodig heeft.
Bij export naar landen buiten de EU kan het nuttig zijn om met je vervoerder of expediteur te overleggen welke documenten nodig zijn. Een proforma is daar vaak een standaardonderdeel van, maar de eisen verschillen per land en per soort zending. Meer over facturen naar het buitenland lees je in factuur buitenland.
Proforma en btw-aangifte
Een proforma factuur heeft geen invloed op je btw-aangifte. Je neemt hem niet op in rubriek 1a of 1b en ook niet in je ICP-opgaaf. Pas de echte factuur, of de ontvangst van een vooruitbetaling, bepaalt wanneer je btw verschuldigd bent. Andersom geldt hetzelfde: ontvang je zelf een proforma factuur van een leverancier, dan kun je daarop geen btw terugvragen. Vraag in dat geval na betaling om de definitieve factuur.
Zo doe je dit in StartInvoice
Wil je vooraf akkoord en duidelijkheid voordat je factureert, dan kun je in StartInvoice een offerte sturen die je klant online accepteert. Na akkoord zet je de offerte met één klik om in een factuur, of in een factuur voor een aanbetaling. Die factuur krijgt automatisch het volgende nummer in je reeks en een betaallink, zodat je klant direct via iDEAL of een andere methode kan betalen. Zo heb je dezelfde zekerheid als met een proforma, met een sluitende factuurnummering.
Gebruik een proforma factuur als hulpmiddel, niet als vervanging van de echte factuur: duidelijk gemarkeerd, met een eigen nummer, en altijd gevolgd door een correcte factuur. Start gratis met StartInvoice om offertes en facturen netjes op elkaar te laten aansluiten.