Als zzp'er maak je een factuur met dezelfde verplichte gegevens als elke andere ondernemer: je naam, adres, KvK-nummer en btw-id, de gegevens van je klant, een doorlopend factuurnummer, datums, een omschrijving van je werk en de bedragen met btw. Wat het voor zelfstandigen soms lastig maakt, zijn de keuzes eromheen, zoals de kleineondernemersregeling, uurtarief versus vaste prijs en wanneer je btw verlegt.
Dit artikel zet alles op een rij wat je als startende of ervaren zzp'er moet weten om goed en zonder stress te factureren.
Voordat je je eerste factuur stuurt
Inschrijving bij de KvK
Ben je ondernemer, dan schrijf je je in bij de Kamer van Koophandel. Je krijgt dan een KvK-nummer, en voor een eenmanszaak geeft de KvK je gegevens door aan de Belastingdienst. Daarna ontvang je per post je btw-id en je omzetbelastingnummer. Twijfel je of je al ondernemer bent, lees dan factuur sturen zonder KvK-nummer.
Btw-id versus omzetbelastingnummer
Als zzp'er met een eenmanszaak heb je twee nummers. Het btw-identificatienummer (btw-id) zet je op je facturen en website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte. Het onderscheid bestaat omdat het oude nummer je burgerservicenummer bevatte. Zet dus nooit je omzetbelastingnummer op een factuur.
Een zakelijke rekening
Een aparte zakelijke rekening is niet wettelijk verplicht voor een eenmanszaak, maar maakt je administratie veel overzichtelijker. Je ziet in één oogopslag welke facturen betaald zijn.
De verplichte gegevens op een zzp-factuur
Op elke factuur aan een zakelijke klant staan:
- je naam (of handelsnaam) en adres;
- je KvK-nummer en btw-id;
- naam en adres van je klant;
- een uniek, doorlopend factuurnummer;
- de factuurdatum en de datum of periode van je werk;
- een omschrijving van wat je hebt gedaan, met aantallen (zoals uren) en prijs per eenheid;
- het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
Een uitgebreide toelichting vind je bij factuur eisen. Wil je een ingevuld voorbeeld zien, kijk dan bij factuur voorbeeld.
Btw als zzp'er: drie situaties
1. Je rekent gewoon btw
Dit is de standaard. De meeste diensten van zzp'ers vallen onder 21% btw. Die btw ontvang je van je klant, maar het is niet jouw geld: je draagt het per kwartaal af aan de Belastingdienst. Zet het daarom direct apart.
2. Je gebruikt de kleineondernemersregeling
Is je omzet in Nederland niet hoger dan €20.000 per kalenderjaar, dan kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte. Daar staat tegenover dat je ook geen btw kunt terugvragen op je zakelijke kosten. Op je factuur vermeld je dat je vrijgesteld bent van btw op grond van de KOR. Voor particuliere klanten is dat een voordeel: zij betalen minder. Voor zakelijke klanten maakt het weinig uit, omdat zij de btw toch zouden aftrekken.
3. De btw wordt verlegd
Werk je als onderaannemer in de bouw, of lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je zelf geen btw. Je klant geeft de btw aan. Op je factuur zet je “btw verlegd” en, bij buitenlandse klanten, het btw-nummer van je klant. Zie btw verlegd en factuur buitenland.
Uurtarief, vaste prijs of dagtarief
Hoe je factureert, hangt af van wat je met je klant afspreekt. Elke vorm heeft zijn eigen manier van noteren:
| Afspraak | Zo zet je het op de factuur | Let op |
|---|---|---|
| Uurtarief | Aantal uren × tarief, per activiteit of per week | Houd een urenregistratie bij als onderbouwing |
| Dagtarief | Aantal dagen × tarief, met de periode | Spreek af wat een “dag” is (bijvoorbeeld 8 uur) |
| Vaste prijs | Eén regel met de opdracht en de prijs | Beschrijf het resultaat concreet |
| Termijnen | Per termijn een factuur, met verwijzing naar de opdracht | Noem welk deel van de opdracht het betreft |
Leg een vaste prijs bij voorkeur vooraf vast in een offerte. Dan kun je bij de factuur verwijzen naar wat is afgesproken en voorkom je discussie.
Rekenvoorbeeld: één opdracht, twee situaties
Mehmet is zelfstandig fotograaf. Hij werkte 20 uur voor een evenementenbureau tegen €85 per uur.
Zonder KOR: 20 × €85 = €1.700,00. Btw 21% = €357,00. Totaal: €2.057,00. Van dat bedrag houdt Mehmet €1.700 zelf; de €357 draagt hij af in zijn btw-aangifte, nadat hij de btw op zijn eigen zakelijke inkopen eraf heeft gehaald.
Met KOR: 20 × €85 = €1.700,00. Geen btw. Totaal: €1.700,00. Op de factuur staat een vermelding dat hij gebruikmaakt van de btw-vrijstelling voor kleine ondernemers.
Het verschil voor het evenementenbureau is nihil, omdat het de btw anders had teruggevraagd. Had Mehmet voor een particulier gewerkt, dan was de klant met de KOR €357 goedkoper uit geweest.
Betalingstermijn en te late betaling
Spreek een betalingstermijn af en zet de vervaldatum op je factuur. Zonder afspraak geldt wettelijk 30 dagen. Met zakelijke klanten mag je maximaal 60 dagen afspreken; betaalt een groot bedrijf een mkb'er of zzp'er, dan is 30 dagen het maximum. Details in betalingstermijn.
Wordt er niet op tijd betaald, stuur dan een vriendelijke herinnering. Helpt dat niet, dan kun je wettelijke handelsrente en incassokosten rekenen. Voorbeeldteksten vind je in betalingsherinnering en aanmaning.
Kosten doorberekenen
Maak je kosten voor een opdracht, zoals reiskosten, materiaal of een licentie, dan kun je die doorberekenen. Zet ze als aparte regel op je factuur. Over doorberekende kosten reken je in principe hetzelfde btw-tarief als over je eigen dienst, omdat ze onderdeel zijn van wat je levert. Heb je zelf btw betaald op die kosten, dan trek je die af in je eigen aangifte. Reken je dus 80 kilometer tegen €0,23 door, dan komt daar gewoon 21% btw bij als je dienst onder 21% valt.
Een uitzondering zijn zogenoemde doorlopende posten: bedragen die je in naam en voor rekening van je klant betaalt, zoals leges die op naam van de klant staan. Die vallen buiten de btw. In de praktijk komt dat bij de meeste zzp'ers zelden voor.
Administratie: wat bewaar je?
Je moet al je verkoop- en inkoopfacturen zeven jaar bewaren. Dat mag digitaal, zolang ze leesbaar en ongewijzigd blijven. Bewaar ook je urenregistratie, offertes en relevante e-mails met afspraken. Lees meer in factuur bewaren.
Checklist voor zzp'ers
- Btw-id op de factuur, niet je omzetbelastingnummer.
- Bewuste keuze gemaakt: wel of geen KOR.
- Juiste btw-behandeling per klant: 21%, 9%, vrijgesteld of verlegd.
- Uren of afspraak duidelijk omschreven.
- Doorlopende factuurnummers, zonder gaten.
- Vervaldatum vermeld en btw-bedrag direct apart gezet.
- Facturen en onderbouwing zeven jaar bewaard.
Zo doe je dit in StartInvoice
StartInvoice is gemaakt voor zelfstandigen en kleine ondernemers. Je vult je btw-id en KvK-nummer één keer in en kiest per factuurregel het juiste tarief, of zet de factuur op verlegd of KOR. Met offertes laat je je klant online akkoord geven, waarna je de offerte met één klik omzet in een factuur. Werk je met vaste maandbedragen, dan helpen periodieke facturen.
Elk kwartaal zie je in het btw-overzicht welke bedragen in welke rubriek van je aangifte horen. Werk je met een boekhouder, dan geef je die een account waarmee hij alleen kan meekijken. De eerste zes maanden zijn gratis, daarna betaal je vanaf €1,99 per maand.
Goed factureren als zzp'er is vooral een kwestie van één keer alles goed inrichten. Daarna kost elke factuur je nog maar een paar minuten. Start gratis en richt het vandaag in.