Ja, je mag een factuur of rekening sturen zonder KvK-nummer, maar alleen als je geen ondernemer bent. Doe je incidenteel een klus, bijvoorbeeld eenmalig een website bouwen voor een kennis, dan kun je als particulier een rekening sturen. Werk je regelmatig, met winstoogmerk en voor meerdere opdrachtgevers, dan ben je hoogstwaarschijnlijk ondernemer en moet je je inschrijven bij de KvK.
De grens is niet altijd scherp. In dit artikel lees je welke criteria er spelen, wat er op een rekening als particulier hoort en waar je op moet letten bij de belasting.
Wanneer ben je ondernemer?
Er is geen vast omzetbedrag waarboven je automatisch ondernemer bent. De KvK en de Belastingdienst kijken naar het totaalbeeld. Belangrijke vragen zijn:
- Bied je je product of dienst aan op de markt, bijvoorbeeld via een website, social media of advertenties?
- Vraag je een prijs die hoger is dan je kosten, met de bedoeling winst te maken?
- Werk je voor meerdere opdrachtgevers?
- Werk je zelfstandig, voor eigen rekening en risico?
- Doe je het regelmatig, of verwacht je dat je het regelmatig gaat doen?
- Investeer je in je activiteiten, bijvoorbeeld in apparatuur of een werkplek?
Hoe vaker je “ja” antwoordt, hoe sterker het beeld dat je een onderneming hebt. De KvK heeft op zijn website een uitgebreide toelichting over wanneer je je moet inschrijven. Twijfel je, neem dan contact op met de KvK; de inschrijving is voor jouw situatie bepalend.
Drie situaties naast elkaar
| Situatie | KvK nodig? | Btw op de rekening? | Hoe geef je het op bij de belasting? |
|---|---|---|---|
| Hobby, af en toe iets verkopen zonder winstdoel | Nee | Nee | Meestal niet belast, zolang er geen sprake is van werkzaamheden met winstoogmerk |
| Incidentele klus naast je baan of studie | Meestal niet | Nee, tenzij je btw-ondernemer bent | Als resultaat uit overige werkzaamheden in je aangifte inkomstenbelasting |
| Structureel werk voor meerdere klanten | Ja | Ja, tenzij KOR of vrijstelling | Als winst uit onderneming, en btw-aangifte |
Deze tabel is een vereenvoudiging. De Belastingdienst beoordeelt zelfstandig of je voor de inkomstenbelasting ondernemer bent, en ook of je voor de btw ondernemer bent. Die twee kunnen verschillen: voor de btw ben je al snel ondernemer als je zelfstandig en duurzaam een economische activiteit uitoefent, ook als de omzet klein is.
Een rekening sturen als particulier
Ben je geen ondernemer, dan verstuur je strikt genomen geen factuur in de zin van de btw-wet, maar een rekening of declaratie. Er gelden dan geen wettelijke factuureisen. Toch is het verstandig om duidelijk te zijn. Zet in elk geval op je rekening:
- je naam en adres;
- de naam en het adres van de opdrachtgever;
- de datum en een volgnummer (handig voor je eigen overzicht);
- een omschrijving van het werk en de periode;
- het bedrag;
- je rekeningnummer en de termijn waarbinnen je betaling verwacht.
Geen btw vermelden
Zet als particulier geen btw op je rekening. Dat is meer dan een formaliteit: wie btw op een factuur vermeldt, is dat bedrag verschuldigd aan de Belastingdienst, ook als hij eigenlijk geen btw-ondernemer is. Je zou dan btw moeten afdragen die je nooit had hoeven rekenen.
Voorbeeld
Fleur studeert en heeft in de zomer eenmalig een logo ontworpen voor de tennisvereniging van haar oom. Ze stuurt een rekening:
Rekening nr. 1 – 14 september 2026. Ontwerp logo en huisstijlkleuren voor TV De Lob, augustus 2026. Bedrag: €250,00. Graag binnen 30 dagen overmaken op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. F. Jansen.
Er staat geen btw en geen KvK-nummer op. Fleur geeft de €250, na aftrek van eventuele kosten, op in haar aangifte inkomstenbelasting als resultaat uit overige werkzaamheden.
Waar opdrachtgevers op letten
Een bedrijf dat jou als particulier betaalt, heeft soms een eigen verplichting. Sommige opdrachtgevers moeten betalingen aan personen die niet als ondernemer werken doorgeven aan de Belastingdienst. Ze vragen je dan om gegevens zoals je burgerservicenummer. Dat is geen reden tot wantrouwen, maar stuur je BSN alleen naar een opdrachtgever die je kent en via een veilige weg.
Ook kan een opdrachtgever het risico zien dat je eigenlijk als werknemer werkt. Grotere bedrijven werken daarom liever met ingeschreven ondernemers of laten je via een loonstrook betalen. Vraag er gerust naar voordat je aan een klus begint.
Wanneer is het tijd om je in te schrijven?
Merk je dat de klussen terugkomen, dat je ze actief zoekt of dat je investeert in je werk, dan is het tijd om je in te schrijven. Een paar signalen:
- je hebt een website of profiel waarop je je diensten aanbiedt;
- je hebt al meerdere opdrachtgevers gehad of verwacht er meer;
- je stelt een uurtarief vast en maakt offertes;
- je wilt zakelijke kosten aftrekken of btw terugvragen.
Inschrijven heeft ook voordelen. Je kunt dan mogelijk gebruikmaken van ondernemersfaciliteiten in de inkomstenbelasting, zoals de zelfstandigenaftrek als je aan de voorwaarden voldoet, en je komt professioneler over bij zakelijke klanten. Met een omzet tot €20.000 per jaar kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling, zodat je geen btw hoeft te rekenen.
Werk je via een platform?
Veel klussen lopen tegenwoordig via platforms. Sommige platforms betalen je uit zonder dat je zelf een factuur maakt; andere verwachten dat je als ondernemer factureert en vragen daarom om een KvK-nummer. Lees de voorwaarden van het platform goed. Dat een platform je uitbetaalt, verandert niets aan de vraag of je voor de belasting ondernemer bent: ook dan kijkt de Belastingdienst naar het geheel van je activiteiten. Werk je via meerdere platforms tegelijk en elke week, dan wijst dat eerder op ondernemerschap dan op een incidentele bijverdienste.
Misverstanden die vaak voorkomen
“Onder een bepaald bedrag hoef je je niet in te schrijven”
Er is geen omzetgrens voor de inschrijfplicht. De €20.000 van de KOR gaat alleen over de btw, niet over de vraag of je ondernemer bent.
“Zonder KvK hoef ik niets aan de belasting door te geven”
Ook als particulier ben je belasting verschuldigd over inkomsten uit werk. Je geeft ze op in je aangifte inkomstenbelasting.
“Een factuur zonder KvK-nummer is ongeldig”
Voor een particulier is een rekening zonder KvK-nummer gewoon geldig als betaalverzoek. Ben je wel ondernemer, dan is het KvK-nummer verplicht op grond van de Handelsregisterwet en moeten ook de btw-eisen worden gevolgd. Die vind je in factuur eisen.
Zo doe je dit in StartInvoice
StartInvoice is bedoeld voor ondernemers. Ben je net ingeschreven, dan vul je je KvK-nummer en btw-id in en kun je direct volledige, wettelijk correcte facturen maken. Gebruik je de KOR, dan zet je dat in je instellingen; de juiste vermelding komt dan automatisch op je facturen en er wordt geen btw berekend. Voordat je een factuur definitief maakt, controleert StartInvoice of de verplichte gegevens aanwezig zijn. Hoe het maken van een factuur werkt, lees je bij factuur maken.
Kortom: een incidentele klus kun je prima afrekenen met een eenvoudige rekening zonder KvK-nummer en zonder btw, maar zodra het structureel wordt, is inschrijven de juiste stap. Daarna begin je met een schone, professionele administratie. Maak gratis een account zodra je zover bent.